KUNDCASE
Fogarolli sparar tid och får struktur med QNOVAs avtalshantering
När avtal ligger utspridda i pärmar och SharePoint, och varje signering kräver utskrift, scanning och mejlande fram och tillbaka, blir avtalshanteringen mer administration än affärsnytta. Fogarolli såg potential att effektivisera sin avtalshantering – och hittade en lösning i QNOVAs plattform som samlar både avtalshantering och e-signering på ett ställe.
Vilka är Fogarolli?
Fogarolli är en franchisekedja som sprider glädje och kaffeupplevelser i världsklass från sina röda italienska kaffebilar på gator, event och festivaler runt om i Norden. De är ett växande nätverk med franchisetagare som alla delar samma passion för kaffe och mötet mellan människor.
I en franchiseverksamhet med återkommande avtal är strukturerad avtalshantering avgörande – något företaget behövde förbättra.
Sammanfattning
Så hjälpte QNOVA företaget Fogarolli
- Centraliserat alla avtal i ett system
- Digitaliserat signeringsprocessen med BankID
- Sparat flera timmar arbete varje månad
- Automatiserat påminnelser och uppföljning
- Förenklat hantering av franchiseavtal
Centraliserat alla avtal i ett system
Digitaliserat signeringsprocessen med BankID
Sparat flera timmar arbete varje månad
Automatiserat påminnelser och uppföljning
Förenklat hantering av franchiseavtal
Varför Fogarolli rekommenderar QNOVA
Malin på Fogarolli sammanfattar att QNOVA har förenklat deras vardag med ett användarvänligt system som sparar tid.
Fogarolli
Utmaningen
Utspridda avtal och tidskrävande signeringsprocesser
Innan Fogarolli började använda QNOVA hade företaget sina avtal utspridda på flera olika platser – en del i fysiska pärmar, en del i SharePoint. Det var ibland svårt att hitta rätt version när den behövdes.
En särskild huvudvärk var tystnads- och sekretessavtalen som skickades som PDF:er via mejl. Mottagarna skulle skriva ut dokumenten, signera för hand, sedan scanna eller fotografera och skicka tillbaka. En process som blivit allt krångligare i takt med att allt färre har tillgång till skrivare.
”Det blev mycket mer administration än nödvändigt och svårt att hålla ordning på vad som faktiskt var signerat”, beskriver Malin Tannerstål, Quality och Office Coordinator på Fogarolli.
Lösningen
En komplett plattform för avtal och e-signering
Fogarolli valde QNOVA för att systemet erbjöd både avtalshantering och e-signering i en och samma lösning. Enkelheten var avgörande – systemet skulle vara lätt att både använda och förstå.
”Vi fick en bra känsla för företaget redan från start; det kändes personligt och okomplicerat. Prisbilden var tydlig och rimlig, och till skillnad från vissa konkurrenter som bara fokuserade på e-signering erbjöd QNOVA hela paketet”, förklarar Malin.
I dag har QNOVA blivit en naturlig del av det dagliga arbetet för hantering av både sekretessavtal och franchiseavtal.
Från dagar till minuter – konkreta tidsbesparingar
Skillnaden före och efter är påtaglig för Fogarolli. Tidigare kunde det ta flera dagar innan ett tystnads- eller sekretessavtal var fullständigt signerat av alla parter, ofta beroende på om personen hade tillgång till en skrivare eller inte.
Med BankID-signering är samma process klar på bara några minuter.
”Vi uppskattar att vi sparar flera timmars administrativt arbete varje månad. Framför allt har vi frigjort tid till sådant som faktiskt skapar värde, istället för att jaga underskrifter”, beskriver Malin förbättringen.
En funktion som blivit särskilt uppskattad är systemets automatiska påminnelser.
”Ett system med automatiska påminnelser är skönt och gör att inget riskerar att falla mellan stolarna.”
Familjärt och hög servicenivå
En aspekt som Fogarolli särskilt framhäver är den personliga servicen från QNOVA.
”Ivan, som hjälpte oss att sätta upp systemet, har varit otroligt trevlig, tillgänglig och hjälpsam även vid de få tillfällen vi behövt support. Det jag verkligen uppskattar är att det känns personligt och familjärt – man pratar med riktiga människor som bryr sig, inte med en anonym support eller någon AI-bot”, säger Malin.
Den smidiga uppstarten och den höga servicenivån är något som verkligen sticker ut för Fogarolli.
Vill du veta mer om QNOVA eAvtal?
Vi har avtalslösningar för alla typer av företag.
Prova gratis i 30 dagar!
