eSignering

QNova eSignering
– en säker digital signatur för avtal och dokument.

Med QNOVA eSignering är det enkelt att signera avtal på din mobil eller dator. Du kan enkelt se vilka avtal du har skickat för signering eller påminna någon om att signera.

Cecilia Hesselgren

”Jag tycker det känns bra att kunna erbjuda våra kunder en lösning för eSignering som är säker samtidigt som den är så lätt att använda. Kunderna inser snabbt hur mycket tid och pengar de tjänar på att byta till digital signatur och att sluta skicka pappersavtal.”

Cecilia Hesselgren, kundansvarig för QNOVA eSignering

Vad ska jag tänka på när jag väljer lösning för eSignering?

Det finns ett antal funktioner som är avgörande när man väljer lösning för eSignering. Du behöver först tänka igenom hur du vill att systemet ska fungera. Och vilka funktioner du behöver. Självklart är det också viktigt att se till att de digitala underskrifterna är juridiskt bindande. Nedan följer en lista med viktiga frågor.

Vill du ha möjlighet till styrning av olika behörigheter?

Det finns lösningar som erbjuder enkel signering utan styrning av behörigheter. Vi på QNOVA anser att det kan bli en säkerhetsrisk. Vi har därför adderat möjligheten till styrning och kontroll av behörigheter på alla nivåer, från vem som ska se olika avtal och mallar och vem som kan ändra i enskilda avtal, ända ner till bilage-nivå. Det finns också möjlighet att förhindra spridning av ett avtal eller dokument genom att välja vilka e-postadresser eller domäner ett avtal kan skickas till.

Vill du kunna styra dina godkännande-rutiner?

Som en ytterligare förstärkning av behörigheten och som en extra säkerhetsfunktion finns möjlighet att styra vem som ska skriva på ett avtal först, och vid många undertecknare kan prioriteringsordningen väljas, där vissa grupper eller personer ska signera innan avtalet lämnas vidare för undertecknande av nästa person eller grupp. Du kan självklart också se var i processen ett avtal befinner sig och skicka påminnelser till en person eller grupp som missat att skriva under.

Vill du kunna se statusen på ett avtal eller om någon ännu inte skrivit under?

Med QNOVA eSignering kan du se var i processen ett avtal befinner sig och skicka påminnelser till en person eller grupp som missat att skriva under. Du kan också jämföra det signerade avtalet med ditt referensnummer för att se att rätt avtal har skrivits på i rätt ordning och vilka eventuella förändringar som har skett. QNOVA eSignering går även att integrera med QNOVA eProcess för att till exempel hantera avvikelsehantering eller attestflöden.

Vill du kunna välja mellan olika autentiseringslösningar?

Autentisering är hur en person bekräftar den digitala signeringen. Vi har byggt in flera olika möjligheter till autentisering i QNOVA eSignering. För varje person som ska signera avtalet eller dokumenten finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet.

Vill du ha tvåfaktorsautentisering? Eller ännu fler?

I QNOVA eSignering väljer du som kund din säkerhetsnivå och hur du vill att olika avtal ska signeras. Du kan kombinera hur du vill bland alla våra autentiserings-alternativ och det signeras alltid via en tvåfaktorverifiering.

Vill du att det ska fungera med BankID?

Om du inte kan verifiera identiteten via telefonnummer eller e-post är BankID den säkraste metoden för autentisering. Vi på QNOVA anser att det är viktigt för säkerheten och användarupplevelsen att kunna erbjuda den möjligheten eftersom den används, i princip, av hela befolkningen.

Behöver du spara avtalen i en databas?

QNOVA eSignering är en del av en hel lösning för avtal, där lagring i databas, backup av avtal, påminnelse om utgående avtal och access från alla plattformar och skärmar ingår. Du har alltid full kontroll på alla dina avtal och viktiga datum med QNOVA eSignering. Du kan också styra accessen till databasen och dina avtal med ett användarvänligt och säkert behörighetssystem.

Vill du ha tillgång till avtalen hemifrån, eller från mobilen?

Din databas med avtalsmallar, påskrivna avtal och avtal ute för eSignering är tillgänglig överallt. Det enda du behöver är tillgång till Internet. Du kan givetvis också underteckna alla avtal var du än befinner dig.

Behöver du full säkerhet och sekretess?

Det kan tyckas vara en självklarhet, men tyvärr erbjuder inte alla lösningar full säkerhet och sekretess. QNOVA eSignering installeras alltid i enskilda miljöer med en krypterad databas. Vår säkerhetslösning förhindrar också att avtal biläggs i e-post utan skickas alltid på länk till utomstående personer.

Har du avtal med känslig information som kräver GDPR?

QNOVA eSignering ger en säker GDPR hantering genom hela processen. Kunden accepterar att avtalet sparas med sin eSignatur. Vi använder aldrig några bilagor för att förhindra att känslig information sparas i enskilda e-post inkorgar.

Vill du ha påminnelser när signeringen inte signeras i tid?

Genom enkla funktioner i QNOVA eSignering får du alltid ett mail när avtalet signerats och om det inte signerats på utsatt tid. Du kan skapa nya versioner och skicka om avtalet på nytt för signering. All historik om utskicken registreras i QNOVA eSignering.

Vill du att din lösning ska fungera med andra affärssystem och ekonomiprogram?

QNOVA eSignering går att integrera med andra system. Du kan få information från avtalet direkt in i din fakturering, bokföring, lönehantering eller affärssystem. En effektiv lösning om du vill ha automatisk fakturering från påskrivet avtal, direkt till dina kunder. Eller om du vill lägga in nyanställda i lönesystemet automatiskt.

» Läs mer om integrationer.

Vill du ha färdiga mallar för att undvika misstag vid nya avtal?

I QNOVA eSignering kan du skapa avtalsmallar, anpassade till ditt företags identitet och design. Du kan också sätta behörighet på mallarna så att endast de personer eller funktioner med rätt behörighet kan se mallarna och skapa nya avtal.

Vill du skicka andra typer av dokument istället för avtal?

I QNOVA eSignering kan du skapa nya avtalstyper eller dokumenttyper som passar ditt företag och din bransch. Börja med olika avtalstyper för att sedan signera styrelseprotokoll eller andra typer av bolagsdokument.

Behövs det statistik eller export av information?

I QNOVA eSignering kan du enkelt exportera ut information om de singerade avtalen eller dokumenten. Du kan till exempel ta ut statistik på hur många avtal som skickats för signering under en månad eller kvartal. Hur många avtal som blev signerade och inte signerade.

Vad kan QNOVA eSignering betyda för dig som arbetar med:

Som säljare hjälper eSignering dig med:

– Snabbare avslut med möjlighet att ändra i avtal under möte och direkt underskrift.

– Mottagaren kan eSignera direkt på sin mobil eller dator.

– Möjlighet till juridiskt bindande avtal i digitala möten.

– Möjlighet att se när offerter, avtalsförslag och dokument har öppnats.

– Integration till ekonomisystemet för automatisk fakturering.

– Digital kontroll på var kundavtalet är i signeringsprocessen.

Som säljchef hjälper eSignering dig med:

– Statistik på hur många offerter som har skickats ut.

– Statistik på hur många avtal som har tecknats.

– En struktur på när avtal löper ut och vilka villkor som kan vara avgörande.

– Behörighetsstyrning för att separera viktiga detaljer om avtal mellan kollegorna.

– Hitta snabbt aktuella avtal i avtalsdatabasen.

– Förhindra att avtal sparas på någons skrivbord eller ligger kvar i inkorgen på e-posten när personen slutar.

Som HR hjälper eSignering dig med:

– Mallar för anställningsavtal och anställningsbevis för snabb hantering.

– Kontroll på alla anställningsavtal.

– Påminnelse om förnyelse av anställningsavtal.

– Kontroll på att alla avtal är påskrivna.

– Integration till lönesystemet för automatisk uppläggning.

Som IT hjälper eSignering dig med:

– Full kontroll på att alla GDPR-krav.

– Access till databas med alla avtal.

– Full säkerhet vid anslutning till databas.

– Enkelt och säkert behörighetssystem för avtal, avtalsmallar, och avtalsregister.

– Bättre kontroll med samlade programlicenser.

Som ekonomichef/controller hjälper eSignering dig med:

– Notis / Alarm om att avtal är signerat.

– Man kan direkt se värdet av undertecknade avtal.

– Kontroll över offerter i pipeline.

– Alla avtal är juridiskt bindande.

– Integrerat med ekonomisystem för automatisk fakturering.

Som bolagsjurist hjälper eSignering dig med:

– Säkerställt att alla avtal är juridiskt bindande.

– Säkrare och effektivare med direkt tillgång online till alla företagets avtal.

– Snabb och säker uppföljning för att undvika tvister och viten.

– Direkt återkoppling på utkast och förslag.

Som VD hjälper eSignering dig med:

– Snabb och säker signering med fastställda rutiner sparar tid och pengar.

– Tillgång till signerade avtal online i realtid.

– Fördel vid förhandlingar med alarm när avtal snart går ut.

Som inköpschef hjälper eSignering dig med:

– Tydlig kontroll på arbetsflödet och rutiner i samband med signering

– Enklare uppföljning av avtal för framtida förhandling.

– Tidsbesparing med online-access med sökfunktioner till alla aktuella avtal.

– Avtalsdatabas med kontroll på avtalen i en färdig struktur.

Som hållbarhets- och miljöansvarig hjälper eSignering dig med:

– Inget behov av att skriva ut avtal.

– Säkra och miljöeffektiva processer för avtalshantering.

– Fullständig tillgänglighet till avtal utan resor eller bud.

Kombinera eSignering med våra andra tjänster

Läs vad våra kunder tycker om QNOVA eSignering:

”QNOVAs eSignering fungerade perfekt direkt. Andra dan råkade jag kasta ett avtal i min dator men fick tag på en kopia inom fem minuter från QNOVAs onlinebackup. Vi har sparat så mycket tid och pengar.”

HR-chef

”Jag var osäker på att gå över till digitala underskrifter. Jag har alltid sagt att man ska ha det på papper. Men när jag väl började jobba med QNOVAs eAvtal och eSignering öppnades en ny värld. Tänk vad enkelt allt kan vara.”

VD

Slider
Boka demo