Det är många som drar sig för att börja med digital avtalshantering. ”Det verkar vara mycket jobb.” ”Vi vet inte var alla aktuella avtal är”. Eller ”det fungerar bra med pärmar och Excel” är vanliga ursäkter för att inte sätta i gång. Och ärligt talat, det kanske inte är det roligaste på jobbet. Just därför är det bra att skaffa en digital avtalshantering. Mindre administration, mindre strul och massa pengar att tjäna. Så här gör du.
Börja med att gå igenom hur ni jobbar idag.
Vad har ni för avtal? Med kunder, anställda, leverantörer, partners? Vet ni var de finns? Är de samlade på ett ställe eller utspridda? Det är inte ovanligt att avtal ligger i mailkorgar utspridda över flera olika personer och datorer. Säljarna spara kundavtal i sina laptops. HR sparar anställningsavtalen. Inköparna leverantörs och samarbetsavtal. Personer försvinner. Laptops rensas och avtal glöms bort. I slutändan förlorar företaget intäkter och kunderna blir missnöjda med missade leveranser.
Steg 1: Se till att sammanställa vilka avtal och avtalstyper ni har idag. Och vem som har behov av att se och ändra i avtalen.
Bestäm hur ni vill arbeta i framtiden.
Vilka personer och funktioner behöver se era avtal? Vilka behöver kunna ändra eller förnya avtal? Vilka behöver kunna teckna nya avtal? Försök se varje avtalstyp som en process. Från första förfrågan till att avtalet förlängs eller avslutas. Vill ni ha digitala signaturer? Påminnelser? Automatisk fakturering? Gör ett drömscenario där all tråkig administration automatiseras och bara det roliga finns kvar.
Steg 2: Beskriv den önskvärda avtalsprocessen. Och vilka som kan kunna teckna, läsa och ändra i avtalen.
Prioritera för att komma i gång.
En viktig del av avtalshanteringsprocessen är att bibehålla momentum. Om man redan från början vill ha alla funktioner och integrationer på plats är det lätt hänt att projektet känns överväldigande och stannar av. Välj ut en avtalstyp och sätt i gång. Börja med alla nya avtal. Lägg in de viktigaste befintliga avtalen direkt och följ upp med resten när ni är uppe och rullar. Alla resor börjar med ett första steg.
Steg 3: Se till att organisationen snabbt får nytta av avtalshanteringen. Och njuta av minskad administration.
Välj en bra partner.
Se till att ha en bra partner som kan hjälpa dig igenom stegen för att komma i gång. Det är bra att kolla hur andra har gjort och vilka fördelar det finns med att anamma standardiserade processer. Det kan vara hur avtal ska förhålla sig till varandra eller vad lagen säger om till exempel eSignering.
En annan viktig del i att välja partner är att se till att din avtalsdatabas ligger i Sverige. Enligt den senaste EU förordningen får inte data från personer och företag inom EU skickas till USA. Det gäller även backup-kopior. Därmed följer de flesta stora molnlösningarna inte gällande föreskrifter.
Välj ett bra avtalshanteringssystem.
QNOVA eAvtal är ett smart system för avtalshantering. QNOVA har en kostnadsfri analysmodell som hjälper dig att komma i gång. Enligt, BusinessWith, en oberoende site som utvärderar affärssystem är QNOVA eAvtal det högst rankade avtalshanteringssystemet på marknaden idag. Det är dessutom en helsvensk lösning som klarar alla krav på GDPR och Privacy Shield.
Vill du veta mer om avtalshantering eller om QNOVA eAvtal.
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se
