Så här (enkelt) kommer du i gång med avtalshantering

Kom igång med avtalshantering

Det är många som drar sig för att börja med digital avtalshantering. ”Det verkar vara mycket jobb.” ”Vi vet inte var alla aktuella avtal är”. Eller ”det fungerar bra med pärmar och Excel” är vanliga ursäkter för att inte sätta i gång. Och ärligt talat, det kanske inte är det roligaste på jobbet. Just därför är det bra att skaffa en digital avtalshantering. Mindre administration, mindre strul och massa pengar att tjäna. Så här gör du.

Börja med att gå igenom hur ni jobbar idag.

Vad har ni för avtal? Med kunder, anställda, leverantörer, partners? Vet ni var de finns? Är de samlade på ett ställe eller utspridda? Det är inte ovanligt att avtal ligger i mailkorgar utspridda över flera olika personer och datorer. Säljarna spara kundavtal i sina laptops. HR sparar anställningsavtalen. Inköparna leverantörs och samarbetsavtal. Personer försvinner. Laptops rensas och avtal glöms bort. I slutändan förlorar företaget intäkter och kunderna blir missnöjda med missade leveranser.

Steg 1: Se till att sammanställa vilka avtal och avtalstyper ni har idag. Och vem som har behov av att se och ändra i avtalen.

Bestäm hur ni vill arbeta i framtiden.

Vilka personer och funktioner behöver se era avtal? Vilka behöver kunna ändra eller förnya avtal? Vilka behöver kunna teckna nya avtal? Försök se varje avtalstyp som en process. Från första förfrågan till att avtalet förlängs eller avslutas. Vill ni ha digitala signaturer? Påminnelser? Automatisk fakturering? Gör ett drömscenario där all tråkig administration automatiseras och bara det roliga finns kvar.

Steg 2: Beskriv den önskvärda avtalsprocessen. Och vilka som kan kunna teckna, läsa och ändra i avtalen.

Prioritera för att komma i gång.

En viktig del av avtalshanteringsprocessen är att bibehålla momentum. Om man redan från början vill ha alla funktioner och integrationer på plats är det lätt hänt att projektet känns överväldigande och stannar av. Välj ut en avtalstyp och sätt i gång. Börja med alla nya avtal. Lägg in de viktigaste befintliga avtalen direkt och följ upp med resten när ni är uppe och rullar. Alla resor börjar med ett första steg.

Steg 3: Se till att organisationen snabbt får nytta av avtalshanteringen. Och njuta av minskad administration.

Välj en bra partner.

Se till att ha en bra partner som kan hjälpa dig igenom stegen för att komma i gång. Det är bra att kolla hur andra har gjort och vilka fördelar det finns med att anamma standardiserade processer. Det kan vara hur avtal ska förhålla sig till varandra eller vad lagen säger om till exempel eSignering.

En annan viktig del i att välja partner är att se till att din avtalsdatabas ligger i Sverige. Enligt den senaste EU förordningen får inte data från personer och företag inom EU skickas till USA. Det gäller även backup-kopior. Därmed följer de flesta stora molnlösningarna inte gällande föreskrifter.

Välj ett bra avtalshanteringssystem.

QNOVA eAvtal är ett smart system för avtalshantering. QNOVA har en kostnadsfri analysmodell som hjälper dig att komma i gång. Enligt, BusinessWith, en oberoende site som utvärderar affärssystem är QNOVA eAvtal det högst rankade avtalshanteringssystemet på marknaden idag. Det är dessutom en helsvensk lösning som klarar alla krav på GDPR och Privacy Shield.

Vill du veta mer om avtalshantering eller om QNOVA eAvtal.
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.