Missa inte detta när du skriver avtal (del 1)
Att skriva avtal är inte enkelt. Det finns massor med fallgropar och klausuler som behöver vara med. Och inte nog med det. Sen ska avtalen efterlevas och kanske förlängas. Vad gäller då? Hur hanterar du dina avtal?
Avtalets liv börjar långt innan det skrivs. Och slutar inte när det är färdigskrivet…
Ett avtal börjar egentligen långt innan det faktiskt tecknas. Den första fasen innan avtalet skrivs börjar med att välja rätt partner och att ha en bra urvalsprocess. Men även när man känner att man träffat rätt finns det en viktig del innan själva förhandlingen. Dela gärna upp avtalsförhandlingen i följande faser:
- Innan avtalsförhandling
- Inledande bestämmelser
- Avtalsföremål
- Garantier och ansvar för fel
- Avtalstid, leverans, dröjsmål
- Force Majeure
- Hävning
- Betalningsvillkor
- Immateriella rättigheter
- Sekretess
- Ansvarsbegränsningar och försäkringar
- Tillämpliga lagar
- Avtalshantering
Innan avtalsförhandling
Innan själva avtalsförhandlingen kan man behöva göra en del åtgärder beroende på avtalets storlek och art. Det kan vara att gå igenom tidigare avtal eller att undersöka eventuella tillstånd. Vid större affärer ökar behovet av Due Diligence eller att få finansiella garantier. Slutligen behöver man fundera på om det behövs affärsjurister eller skattekonsulter för att säkra affären.
När man väl skrivit avtalen är det viktigt att kunna få en översikt över att alla viktiga steg har tagits. Speciellt om man har flera personer på företaget som tecknar avtal och andra som ska efterleva dem.
Inledande bestämmelser
Det kan låta som en självklarhet men man behöver se att det är rätt parter med rätt organisationsnummer som man skriver avtal med. Det är också viktigt att man har en samsyn kring definitioner och att man har en prioriteringsordning mellan olika avtalsdokument om det råkar smyga sig in någon konflikt mellan avtalen.
När avtalen har trätt i kraft behövs en bra hantering så att eventuella prioriteringar och definitioner är lätt överskådliga så att alla inblandade på företaget och hos partners är överens om vad som gäller.
Avtalsföremålet
Avtalsföremålet är förstås det som avtalet handlar om. Det kan vara en vara eller en tjänst eller ett vidare affärsområde. Det är viktigt att avtalet är noga med beskrivningar och specifikationer på avtalsföremålet. Det är också viktigt att beskriva eventuella framtida ändringar och tillkommande delar. Och vem som har rätt att beställa eller beordra dem. Det är också viktigt att inkludera om man behöver verifiera produkten eller tjänsten, finns det behov att besöka produktionsenheter.
Under avtalets löptid är det bra att kunna se om och när inspektioner ska ske. Eller om det finns krav på framtida förändringar. En bra avtalshantering behöver ge påminnelser i god tid så att inga överraskningar uppstår.
Läs mer om avtal och avtalshantering
Vi kommer att fortsätta denna artikelserie med att prata om garantier, fel, ansvar, avtalstid, leveranser, dröjsmål, hävning och Force Majeure i nästa del.
Artikelserien avslutas med betalningsvillkor, immateriella rättigheter, sekretess, ansvarsbegränsningar, försäkringar, tillämpliga lagar och avtalshantering.
Vill du veta mer om avtal och smart avtalshantering?
Kontakta QNOVA på 013-465 54 70
eller info @ qnova.se.
