Vi som arbetar med försäljning eller ekonomi vet hur svårt det kan vara att få tag i kunder på sommaren i Sverige. Med corona som en extra dimension att hantera. Även om många håller sig i Sverige så kanske inte Posten har utdelning överallt. De flesta vill inte ta möten på sin semester. Med hjälp av eSignering av avtal, offerter, NDAs, dokument, anställningsavtal, avrop etc kan du få ditt företag att rulla. Även om sommaren står för dörren och pandemin har förändrat en hel värld. Men låt oss börja med några basfakta om eSignaturer.
Vad är eSignaturer?
eSignaturer är synonymt med en digital signatur. Den är definierad enligt lagen om kvalificerade elektroniska signaturer och upphävd av lagen om komplementerande bestämmelser till EUs förordning. Ett eSignerat avtal är helt enkelt samma sak som ett underskrivet pappersavtal och är tillåtet att använda i nästan alla affärssammanhang. De undantag som finns är de fåtal avtal där man ska kunna kontinuerligt anteckna på avtalet och vid fastighetsöverlåtelser.
Är eSignaturer juridiskt bindande?
Ett eSignerat avtal är juridiskt bindande enligt internationell avtalsrätt. Bolagsverket skriver att handlingar skrivs under elektroniskt för att ge skydd mot förfalskning och förnekande på motsvarande sätt som när handlingar undertecknas på papper. EU har tagit fram direktiv för gemensamma digitala signaturer. För att en elektroniskt signatur ska vara juridiskt bindande krävs någon form av auktorisering så att de som skriver under identifierar sig korrekt. QNOVA använder sig alltid av en två-faktor verifiering antingen via e-post och mobilnummer eller via BankID.
Vad är det för vits med elektroniska signaturer?
eSignerade avtal eller andra typer av dokument förenklar administrationen för hela företaget. Man samlar alla avtalen i en databas där det går lätt att hitta aktuella avtal eller att gå tillbaka och granska eventuella revisioner. Det är ett effektivt och lättöverskådligt granskningsflöde där man kan se vem som tagit del av information och när. Man ser när förändringar gjorts, när personal har blivit anställd, när avtalen är påskrivna, eller när en kund har godkänt en offert. Och just det sista är naturligtvis väldigt välkommet i semestertider eller när det gäller att hålla liv i sina affärer under rådande pandemi.
Skicka offerter och få underskrivna beställningar tillbaka.
Med hjälp av QNOVAs eSignering kan dina säljare skicka offerter direkt till kunden och få svar med godkännande och underskrift direkt. Det blir snabbt och effektivt och det finns inga oklarheter angående beställningar, leveranstider eller mängder. Affärer kan gås igenom under digitala möten och beställningar kan vara påskrivna direkt, utan att man behöver träffas fysiskt.
Det går lika bra med andra avtal
Självklart kan man få alla typer av avtal och dokument digitalt signerade på samma sätt som offerter och beställningar. Missa inte chansen att få påskrivna avtal vid rekryteringar eller permissioner. Se till att dina inköp blir underskrivna av både din personal och av säljaren för att undvika eventuella framtida konflikter.
Låt eSignaturer vara del av en digital process.
Passa på att sätta upp administrativa eProcesser där samtliga avdelningar och ansvariga personer får ta del av information direkt. Vill t ex hela företaget få en notis att ett nytt kundavtal är påskrivet eller behöver ekonomiavdelningen faktureringsuppgifterna omgående. Bestäm själv vilka tidpunkter information ska skickas och påminnelser ska gå ut. Var kreativ och prova nya möjligheter. Det finns ingen anledning att imitera traditionella processer om det finns möjlighet att bli säkrare och effektivare.
Dessutom gör vi något för våra barn.
Digitala signaturer, elektroniska avtal och andra eDokument är inte bara bra för dina affärer. Det ger en bättre framtid för dina barn också. Utan mängder med papper, och kopior, behöver vi inte ta ner så mycket träd, koldioxidavtrycket minskar och vår framtid blir lite ljusare. Så ta chansen att göra något för dina affärer, din hemarbetande personal och framtida generationer. Byt till eSignering. Boka demo idag.
