Avtalshantering för inköpare – förfrågan påverkar efterlevnad

Hur mycket av den första förfrågan finns kvar i ert färdiga avtal? Har ni en tydlig process med avstämningspunkter för att se till att ni inte missar viktig information? Vilken är den optimala avtalstiden? Är både köpare och säljare lika nöjda med avtalen? Hur många och vilka behöver ha information om nya avtal? Det finns massor med frågor och fallgropar i avtalshantering. Låt oss gå igenom några av dem.

Förfrågningsunderlaget påverkar efterlevnaden.

Det är viktigt att lägga ner tid och kompetens när ni formulerar avtalsförfrågan. Använd inte allmänna standardmallar och checklistor utan se till att era underlag matchar er verksamhet. Det låter kanske som en självklarhet men det är alltför vanligt att företag och myndigheter använder gamla eller standardmallar för förfrågan. Det innebär ofta i förlängningen att avtalen inte är så tydliga som de borde vara eller att det uppstår diskussioner kring formuleringar som borde ha formulerats i den första förfrågan. En tydligt förfrågningsunderlag skapar trygghet och ger information till alla i organisationen som blir involverade.

Tänk igenom avtalstiden.

Världen är i ständig förändring. Det är svårt att förutse alla situationer som kan uppstå. Det var inte många företag som förutsåg en global epidemi och hur den påverkade verksamheten. Visst kan man ha force majeure paragrafer och friskrivningar men de hjälper ju inte egentligen. Får man inte de delar eller komponenter man behöver för verksamheten så stannar allt upp.

Avtal med lång avtalstid behöver ofta ha utrymme för förändringar. Ni kanske behöver öka eller minska volymer, ändra ledtider eller göra andra förändringar efter en tid beroende på hur verksamheten går. Samtidigt behöver leverantörer känna att avtalet inte bara är en avsiktsförklaring utan att det finns substans i avtalet för att vilja och våga engagera sig.

Är allt lika viktigt? Gör prioriteringar i förutsättningarna.

En förfrågan eller ett avtal är ofta skrivet så att alla delar är lika viktiga. Men i verkligheten finns det nästan alltid olika viktighetsgrad på kraven. När ni bara har ett par leverantörer kvar i en upphandling finns det ett stort värde i att träffas fysiskt och förklara vikten av detaljer i avtalet. När man känner varandra är det lättare att förstå prioriteringar och varandra. Och det är lättare att hantera eventuella situationer på vägen.

Information är ofta nyckeln till lyckade affärer.

Se till att alla inblandade känner till förutsättningarna för avtalet. Informera inte bara en gång utan arbeta med uppföljning. Se till att viktig information och påminnelser sänds ut till berörda partner innan något går fel. Ge ansvariga möjlighet att agera och inte bara reagera.

Ett avtalshanteringssystem hjälper er med hela processen.

En bra avtalshantering bygger på ett bra avtalshanteringssystem. Du ska få hjälp med allt det du behöver för att minimera onödig administration. Ett avtalshanteringssystem ska kunna hantera förfrågningsunderlag likväl som ge påminnelser om tider, leveranser etc.

BusinessWith är en oberoende site som utvärderar affärssystem. QNOVAs eAvtal är det högst rankade avtalshanteringssystemet på marknaden idag. Du får hjälp med hela processen från förfrågan till förlängning eller avslut.