Avtalshantering för inköpare – förfrågan påverkar efterlevnad

Avtalshantering för inköpare

Hur mycket av den första förfrågan finns kvar i ert färdiga avtal? Har ni en tydlig process med avstämningspunkter för att se till att ni inte missar viktig information? Vilken är den optimala avtalstiden? Är både köpare och säljare lika nöjda med avtalen? Hur många och vilka behöver ha information om nya avtal? Det finns massor med frågor och fallgropar i avtalshantering. Låt oss gå igenom några av dem.

Förfrågningsunderlaget påverkar efterlevnaden.

Det är viktigt att lägga ner tid och kompetens när ni formulerar avtalsförfrågan. Använd inte allmänna standardmallar och checklistor utan se till att era underlag matchar er verksamhet. Det låter kanske som en självklarhet men det är alltför vanligt att företag och myndigheter använder gamla eller standardmallar för förfrågan. Det innebär ofta i förlängningen att avtalen inte är så tydliga som de borde vara eller att det uppstår diskussioner kring formuleringar som borde ha formulerats i den första förfrågan. En tydligt förfrågningsunderlag skapar trygghet och ger information till alla i organisationen som blir involverade.

Tänk igenom avtalstiden.

Världen är i ständig förändring. Det är svårt att förutse alla situationer som kan uppstå. Det var inte många företag som förutsåg en global epidemi och hur den påverkade verksamheten. Visst kan man ha force majeure paragrafer och friskrivningar men de hjälper ju inte egentligen. Får man inte de delar eller komponenter man behöver för verksamheten så stannar allt upp.

Avtal med lång avtalstid behöver ofta ha utrymme för förändringar. Ni kanske behöver öka eller minska volymer, ändra ledtider eller göra andra förändringar efter en tid beroende på hur verksamheten går. Samtidigt behöver leverantörer känna att avtalet inte bara är en avsiktsförklaring utan att det finns substans i avtalet för att vilja och våga engagera sig.

Är allt lika viktigt? Gör prioriteringar i förutsättningarna.

En förfrågan eller ett avtal är ofta skrivet så att alla delar är lika viktiga. Men i verkligheten finns det nästan alltid olika viktighetsgrad på kraven. När ni bara har ett par leverantörer kvar i en upphandling finns det ett stort värde i att träffas fysiskt och förklara vikten av detaljer i avtalet. När man känner varandra är det lättare att förstå prioriteringar och varandra. Och det är lättare att hantera eventuella situationer på vägen.

Information är ofta nyckeln till lyckade affärer.

Se till att alla inblandade känner till förutsättningarna för avtalet. Informera inte bara en gång utan arbeta med uppföljning. Se till att viktig information och påminnelser sänds ut till berörda partner innan något går fel. Ge ansvariga möjlighet att agera och inte bara reagera.

Ett avtalshanteringssystem hjälper er med hela processen.

En bra avtalshantering bygger på ett bra avtalshanteringssystem. Du ska få hjälp med allt det du behöver för att minimera onödig administration. Ett avtalshanteringssystem ska kunna hantera förfrågningsunderlag likväl som ge påminnelser om tider, leveranser etc.

BusinessWith är en oberoende site som utvärderar affärssystem. QNOVAs eAvtal är det högst rankade avtalshanteringssystemet på marknaden idag. Du får hjälp med hela processen från förfrågan till förlängning eller avslut.

Vill du veta mer om avtalshantering eller om QNOVA eAvtal?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.