Hur sköter man sin avtalshantering i en pandemi?
Under det senaste året har många företag behövt ställa om sina arbetsplatser för hemarbete som en följdeffekt av pandemin. Detta har inneburit förändringar i arbetsrutiner och en omställning till digital avtalshantering. För att underlätta för medarbetare och ge tillgång till material och underlag som krävs för att kunna utföra sitt arbete har kraven på tillgänglighet höjts.
Inte minst där avtalshantering är en del av det dagliga arbetet. Hemarbetet innebär även i många fall avsaknad av den tekniska utrustning ett kontor erbjuder. Plötsligt blev det inte självklart att kunna skriva ut och skriva under utan istället blev behovet av digital signatur stort. Även pärmarna som varit oss trogna i så många år blev svårare att nå. Behovet av omställning till digital avtalshantering kom snabbare än vad vi kunde ana för bara några år sedan.
Tillgång och struktur efter behov
Digital avtalshantering innebär att man via en digital lösning hanterar sina avtal online. Idag finns ett stort utbud av leverantörer för att göra detta möjligt. Men vad krävs för att hemarbetet ska fungera för varje enskild avdelning?
Struktur, behörighetsstyrning och påminnelser är ord som är vanligt förekommande vid en kravställning på avtalshanteringssystem. Vardagen ska fundera så likt tidigare rutiner som möjligt och varje avdelning behöver kunna styra hanteringen av avtal digitalt efter sina behov. Istället för att prata med kollegan vid kaffemaskinen kanske du nu istället skickar en notis från avtalshanteringssystem . Fördelen med att hantera avtal online är att ni gemensamt kan titta på avtal digitalt men från varsitt hemmakontor.
En ledare kan på ett tydligt sätt få en överblick och vid behov flytta avtalen mellan medarbetare. Dessutom minimeras risken att information inte följer med vid byte av avtalsansvarig. Som ny ansvarig för ett avtal får du tillgång till den information som finns och påminnelser inför slutdatum.
Rådgivning i den digitala transformationen
Trygghet har blivit en viktig del i hemarbetet för både medarbetare och ledare. Genom att ge tillgång och överblick på vad som behöver göras och när detta behöver ske skapas en trygg tillvaro. Hemarbete är idag något vi i olika grad behöver anpassa våra verksamheter till. För att få hjälp och stöttning på vägen finns rådgivning av olika leverantörer som hjälper dig att säkerställa en trygg övergång till den digitala hanteringen. Alla verksamheter har olika behov och krav som stället krav på leverantören att anpassa lösningar och implementering efter er vardag. QNOVA eAvtal ger möjlighet att anpassa er avtalshantering efter behov och har med erfarenhet lösningar för att implementera digital avtalshantering i många olika verksamheter.
Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om digital avtalshantering? Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.
