eAvtal

QNova eAvtal
– digital avtalshantering för full kontroll och tillgänglighet.

Med QNOVA eAvtal skapar du onlineavtal för alla typer av avtal i företaget. Genom våra smarta påminnelser får du kontroll över avtalen och sparar både tid och pengar.

Martin Hjelte

”Det är enkelt att se fördelarna för företag att skaffa sig kontroll över sina avtal. Besluten blir bättre och processerna faller på plats när man kommer åt avtalen var man än befinner sig. Det skapar också en trygghet att tydligt se vem som är avtalsansvarig och vilket verksamhetsområde som det berör.”

Martin Hjelte, kundansvarig för QNOVA eAvtal

Vad ska jag tänka på när jag väljer lösning för eAvtal?

Det finns ett antal funktioner som är avgörande vid valet av lösning för eAvtal. QNOVA erbjuder en kostnadsfri analys för att ni ska snabbare komma igång . Varje kund och användare behöver olika funktioner för att kunna jobba mest effektivt. Vissa behöver enkelt kunna hitta avtalen och dess information. Andra behöver snabbt kunna lägga upp nya avtal och skicka för signering. Nedan följer en lista med viktiga frågor från den kostnadsfria analysen.

Hur arbetar ni med era avtal idag?

Tänk igenom vilka avtal som skall omfattas och därmed också vilka personer som blir involverade. Var finns avtalen idag, pärmar, excel eller annat system. Det är fullt möjligt att importera till QNOVA eAvtal från andra system.

Hur vill ni i framtiden arbeta med era avtal?

För att framtidssäkra behövs en genomgång vilka som ska jobba med avtalen och vem som skall få se dem för att uppfylla alla krav enligt GDPR. Vilka behörigheter behövs och i vilka grupper. Om ni är flera bolag så har QNOVA eAvtal en struktur som omfattar koncernen och underliggande bolag i samma system. Du behöver också lägga upp signeringsstrukturen för de som är behöriga att signera avtal. QNOVA tillhandahåller en enkel mall för att underlätta implementationen.

Vilken information skall läggas upp för varje avtalstyp?

Varje avtal kräver olika grundinformation i samband med uppläggningen. Viktigt att tänka igenom vilka fält som skall finnas. Framförallt har det stor betydelse när man vill följa upp avtalen. QNOVA eAvtal är byggt med s.k ”low code” innebärande att alla benämningar och fält konfigureras av dig eller med hjälp av QNOVA. Ingen programmering är nödvändig.

Hur skall bilagorna till avtalen hanteras?

Ett avtal kan innehålla många olika dokument, allt från en prisbilaga till en plan i ett Excel-ark. Alla bilagor oavsett format kan biläggas i QNOVA tillsammans med avtalsinformationen. Det enda du behöver är tillgång till Internet. QNOVA eAvtal har ett behörighetssystem som kan styra att enskild person eller grupp endast kan se bilagan i ett avtal.

Behöver du integrera avtalen med annat system?

Med QNOVA eAvtal är det möjligt att integrera med de vanligaste affärssystemen. Med integration gentemot FortNox kan den löpande faktureringen ske automatiskt efter det att avtalet är upplagt. Ingen missad fakturering. Det går också bra att koppla befintliga leverantörsregister för att enklare koppla avtalen till rätt leverantör.

» Läs mer om integrationer.

Har du avtal med känslig information som kräver GDPR?

QNOVA eAvtal konfigureras så att känslig information alltid hanteras utifrån Dataskyddsförordningen och GDPR. Eftersom inga avtal skickas med e-post så säkras känslig information ytterligare. Det finns också möjlighet att markera metafält för att precisera känslig information som sedan enkelt kan raderas vid upphörande av avtal.

Vill du ha påminnelse när avtalen håller på att gå ut?

QNOVA eAvtal gör det möjligt för dig att sortera alla dina avtal i förnyelsedatumordning. Du ser snabbt och direkt vilka avtal som behöver förnyas snart. Du får också en påminnelse via e-post om vilka avtal som ska förnyas snart eller löper ut. Ett lönsamt sätt att hålla hög pro-aktivitet gentemot sina kunder och leverantörer.

Vill du ha alarm i god tid före avtalets utgång?

Att arbeta pro-aktivt med kundavtal, leverantörsavtal och andra viktiga avtal gör man enkelt i QNOVA eAvtal med alarmfunktionen. Du bestämmer själv när alarm skall sättas för dina avtal och till vem. Ett bra sätt att skapa positiv goodwill och renomé för ditt företag.

Hur ser behörighetsstyrningen ut?

Det är extra viktigt när digitaliseringen växer i företag att det finns en struktur för behörigheter och tillgång till att se och förändra avtal. QNOVA eAvtal ger dig möjlighet att bestämma på alla nivåer hur och vem som skall ha tillgång till och se avtal eller bilagor. Det betyder att tillgängligheten ökar för informationen i avtalen utan att göra avkall på säkerhet och behörighet.

Tänker ni centralisera avtalshanteringen?

QNOVA eAvtal gör det möjligt för dig att tänka både centralt och lokalt. Med behörighetsstrukturen konfigureras systemet utifrån din organisationsstruktur. Fler bolag finns i samma system och struktureras efter sättet att arbeta. Det betyder att alla avtal finns tillgängliga och att inga avtal kan komma på villovägar i samband med förändringar av organisationen.

Behöver du statistik eller exportera avtalsinformation?

Med ONOVA eAvtal sätter du upp dina egna urval och diagram på information rörande avtalen. All metadata som är inlagd i systemet är möjlig att sortera ut och filtrera. Det går att schemalägga exporter dels till mail eller via cvs-filer för att effektivisera arbetet. Om det till exempel behövs en rapport över avtal som löper ut så genereras detta automatiskt i QNOVA eAvtal.

Vill du samla andra typer av bolagsdokument?

Med QNOVA eAvtal kan du bygga en struktur för alla typer av bolagsdokument. Börja med styrelsedokumenten och signera digitalt. QNOVA eFöretag har en färdig struktur som följer de facto standarden i samband med ägarförändringar. Det innebär ett högre aktieägarvärde och större möjligheter för den nya ägaren att ta vid. Att med ett säkert login tillåta den nya ägaren att göra sin due diligence innebär att mer tid kan prioriteras på analys och förhandling i samband med en företagsförsäljning.

Vill du kunna skicka avtal för signering direkt från QNOVA eAvtal?

Valet är ditt, vill du direkt från systemet kunna skicka ett kund-, anställnings- eller leverantörsavtal så väljer du det. Med ett enkelt knapptryck så markerar du vilka avtal som är möjliga att skicka för signering.

Vill du kunna arbeta med färdiga mallar?

Med QNOVA eAvtal kan du lägga upp färdiga mallar för exempelvis anställningsavtal för olika befattningar. Det innebär att endast s.k META data fylls i när avtalet skall tas fram. Enkelt och säkert så att alltid aktuell version av avtalet används.

Vill du kunna välja mellan olika autentiseringslösningar?

Autentisering är hur en person bekräftar den digitala signeringen. Vi har byggt in flera olika möjligheter till autentisering i QNOVA eAvtal. För varje person som ska signera avtalet eller dokumenten finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet.

Vill du att det ska fungera med BankID?

Om du inte kan verifiera identiteten via telefonnummer eller e-post är BankID den säkraste metoden för autentisering. Vi på QNOVA anser att det är viktigt för säkerheten och användarupplevelsen att kunna erbjuda den möjligheten eftersom den används, i princip, av hela befolkningen.

Vill du logga in på ett ställe?

QNOVA eAvtal kan integreras med ditt befintliga AD, innebärande att du använder samma login för flera system. Enkelhet och smidighet ökar affärsnyttan med QNOVA eAvtal.

Vill du veta hur det går till?

Utifrån en väldefinierad struktur och QNOVAs erbjudande om en kostnadsfri analys konfigureras miljön av QNOVA. Efter genomgång och utbildning kan du börja arbeta i systemet.

Vill du veta kostnaden?

Installation och utbildning offereras som en fast kostnad därefter debiteras du en fast abonnemangskostnad varje månad.

Hur ser bindningstiden ut?

Avtalet tecknas på 12 månader med en uppsägningstid om 3 månader.

Vad kan QNOVA eAvtal betyda för dig som arbetar med:

Som säljare hjälper eAvtal dig med:

– Snabbare hitta kundavtal för att direkt kunna svara upp på kundens fråga.

– Söka fram avtal som härrör till kunden.

– Automatisk påminnelse att avtalet löper ut eller att annan aktivitet ska ske.

– Statistik och export på vald avtalsinformation.

– Möjlighet att skicka avtal för signering direkt från systemet.

– Möjlighet att se när offerter, avtalsförslag och dokument har öppnats.

– Integration till ekonomisystemet för automatisk fakturering.

Som säljare hjälper eAvtal dig med:

– Säkerställa att alla avtal finns och är samlade på samma plats.

– En modern miljö för säljarna att hantera avtal digitalt.

– Statistik på hur många offerter som har skickats ut.

– Statistik på hur många avtal som har tecknats.

– En struktur på när avtal löper ut och vilka villkor som kan vara avgörande.

– Behörighetsstyrning för att separera viktiga detaljer om avtal mellan kollegorna.

– Hitta snabbt aktuella avtal i avtalsdatabasen.

– Förhindra att avtal sparas på någons skrivbord eller ligger kvar i inkorgen på e-posten när personen slutar.

Som HR hjälper eAvtal dig med:

– Kontroll på alla anställningsavtal.

– Påminnelse om förnyelse av anställningsavtal.

– Kontroll på att alla avtal är påskrivna.

– Integration till lönesystemet för automatisk uppläggning.

– Uppträda som en modern arbetsgivare tillsammans med ordning och reda.

– Tillgänglighet till anställningsavtal dygnet runt alla dagar på året.

– Skicka anställningsavtal för validering och signering.

– Låt verksamhetschefen skapa avtal utifrån en mall som valideras av HR och sedan skickas för signering.

– Skapa mallar för permittering, anställningsbevis, ledighetsansökan etc.

Som IT hjälper eAvtal dig med:

– Full kontroll på att alla GDPR-krav är uppfyllda.

– Access till databas med alla avtal.

– Full säkerhet vid anslutning till databas.

– Enkelt och säkert behörighetssystem för avtal, avtalsmallar, och avtalsregister.

– Bättre kontroll med samlade programlicenser.

– Förbättrad process att inga avtal eller avtalsinformation hamnar i de anställdas inkorgar.

Som ekonomichef/controller hjälper eAvtal dig med:

– Notis / Alarm om att ett nytt avtal är upplagt eller signerat.

– Automatiska påminnelser när avtal löper ut eller avslutas.

– Se värdet på avtal, nästa faktureringsdatum, belopp och kontaktuppgifter etc.

– Enkelt att söka fram avtal när någon ber om det.

– Slipp hanteringen i pärmar, mappserver och Excel-filer.

– Integrerat med ekonomisystem för automatisk fakturering.

– Spara tid genom att slippa repetitiva uppgifter.

– Kontroll genom tillgänglighet till avtalen alla dagar i veckan.

– Garantera att alla avtal är juridiskt bindande med QNOVA eSignering.

Som bolagsjurist hjälper eAvtal dig med:

– Säkerställ att alla avtal är juridiskt bindande.

– Säkrare och effektivare med direkt tillgång online till alla företagets avtal.

– Snabb och säker uppföljning för att undvika tvister och viten.

– Direkt återkoppling på utkast och förslag.

– Tjäna tid på att minska administrativa uppgifter när avtal skall tecknas.

– Skapa ökat kundvärde genom att minska felaktigheter och regelefterlevnad.

Som VD hjälper eAvtal dig med:

– Alltid åtkomst till avtalen.

– Säkerställ interna rutiner genom att låta det digitala tänka åt er.

– Påminnelser för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.

– Spara tid och få avtal signerade direkt med QNOVA eSignering.

– Schemalägg exporter inför varje kvartal eller år med infromation om avtal som löper ut kommande tidsperiod.

– Låt varje avdelning styra sina avtal. HR tar hand om anställningsavtal, Sälj tar hand om kundavtal och inköpsavdelningen tar hand om leverantörs-/inköpavtalen.

Som inköpschef hjälper eAvtal dig med:

– Alltid sten-koll på när avtal löper ut och ska omförhandlas.

– Möjligt att ligga steget för vid en kommande omförhandling.

– Gå tillbaka och titta på gamla avtal för att förhandla rätt villkor i kommande avtal.

– Tydlig kontroll på arbetsflödet och rutiner i samband med signering.

– Tidsbesparing med online-access med sökfunktioner till alla aktuella avtal.

Som hållbarhets- och miljöansvarig hjälper eAvtal dig med:

– Inget behov av att skriva ut avtal.

– Säkra och miljöeffektiva processer för avtalshantering.

– Fullständig tillgänglighet till avtal utan resor eller bud.

– Säkerställ att väsentliga avtal inte löpt ut och hindrar företagets kommande arbete.

Kombinera eAvtal med våra andra tjänster

Läs vad våra kunder tycker om QNOVA eAvtal:

”Det var ett enkelt beslut att införa QNOVA eAvtal. Att få kontroll över bolagets avtal och samtidigt ha tillgång till avtalen när någon frågar har sparat mycket tid. Jag tror företag i största allmänhet underskattat betydelsen av att ha avtalen samlade på ett säkert sätt och slippa kopiera pappersavtal.”

Vice VD

”Jag trodde aldrig affärsnyttan skulle bli så stor. Nu har vi lagt på eSignering och kan skapa ännu mer mervärde till vår verksamhet. Det lönar sig att våga vara modern.”

VD

”Vi har enkelt kunnat växa med QNOVA eAvtal globalt. Från en liten IT-grupp till hela världens IT-avdelningar. Nu har vi full kontroll på samtliga licenser och programvaror. Vi har också kunnat sammanställa och minska ner på rättigheterna kring licenserna vilket har sparat mycket pengar.”

IT-chef

Slider
Boka demo