Digital avtalshantering ger dig koll utan kontroll

Digital avtalshantering ger dig koll utan kontroll

De flesta experter och förståsigpåare är överens om att hemarbete, distansarbete och ökad flexibilitet i arbetslivet är här för att stanna. Många svenska företag ger grönt ljus för mer hemarbete. Men vad innebär det i praktiken? IMFA, världens största nätverk för Facility managers, har genomfört en stor undersökning om vad som kommer och kan förändras. Där framkommer det att även om så många som en fjärdedel kommer att jobba hemma på minst halvtid efter covid-19. Det som gör att anställda vill fortsätta att åka till kontoret är i huvudsak sociala interaktioner och informell kunskapsöverföring. En fråga som snabbt dyker upp är: hur ska vi hantera så enkla saker som att se till att orderbekräftelser, avtal, kundinformation, produktions- och fakturaunderlag inte försvinner, eller tappas bort när vi inte längre kan lägga dem i någons fack. Och, hur ska du som chef, ha koll på verksamheten, när du inte vet vad som är på ingång? Hur matchar man Supply Chain Management med orderingång och produktion när man inte vet vad som beställts?

Digital avtalshantering samlar all information på ett ställe…

Med digital avtalshantering så får ni in alla ordrar, löpande avtal ochbeställningar på en plats. Eftersom allt skapas inuti systemet, blir inget bortglömt eller missat. Du, som ansvarig, kan släppa på kontrollbehovet utan att förlora kontrollen. En av de viktigaste aspekterna på en bra chef är att den är närvarande utan att vara kontrollerade. Digital avtalshantering ger dig helt enkelt möjlighet att vara en bättre chef.

… ger dig möjlighet att automatisera processer …

Eftersom all information som behövs för er verksamhet finns samlad på ett ställe går det förstås att portionera ut information till den eller de som behöver den. Anställda får enkelt tillgång till relevant information, och påminnelser om något glömts bort eller missats. Om ni kopplar på digital signering så kan det mesta av inköp och försäljning ske utan fysiska möten. Men det som är ännu bättre är att informationen kan skickas till era andra affärssystem. Fakturor skapas i ekonomisystemet, utan manuellt arbete, produktionsordrar skickas till ditt affärssystem, med korrekt information, baserat på inkommande beställningar, och avtalsförlängningar eller påminnelser hanteras av berörda säljare och inköpare. Fullt integrerat kan ett bra digitalt avtalssystem eliminera många mänskliga felskrivningar, missade fakturor, och bortglömda beställningar.

… men ställer höga krav på säkerhet.

Med hemarbete och distansinloggningar ökar givetvis kravet på säkerheten. Det gäller både inloggningsrutiner, VPN, och annan säkerhet vid informationsöverföring och databehandling. Kravet på skydd av personuppgifter har stärkt kraftigt igenom införande av GDPR. Men även i övrigt finns det mycket att tänka på när det gäller datasäkerhet. En annan viktig aspekt är var databaserna finns rent logistiskt. EU godkänner inte längre överföring av personuppgifter till områden utanför EU, vilket gör att många av de stora amerikanska företagen inte klarar EUs krav. QNOVA eAvtal är en smart lösning som klarar alla de krav som ställs på ett modernt system för digital avtalshantering. De har dessutom avtal med svenska internethotell för hanteringen av alla databaser och all information.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om digital avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info@qnova.se.

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.