Logga in

Känner du till alla regler för avtalshantering?

Det finns massor med regler som ett företag måste förhålla sig till. Regelefterlevnad, eller compliance som de också kallas, är lagar och etiska regler som ett företag måste förhålla sig till. Vad finns det då för regler för arkivering och avtalshantering? Det mesta härrör från bokföringslagen och bokföringsnämndens allmänna råd.

|

Vad är det som behöver arkiveras?

Det är för de flesta självklart att bokföringsmaterial ska sparas. Huvudbok, reskontra och verifikationer sitter för de flesta i ryggmärgen. Men räkenskapsinformationen innefattar också årsredovisningar, beslutsprotokoll, företagsinteckningar och avtal. Information som behövs för att förstå bokföringen. Här brukar det brista hos många företag. I bokföringslagen, 1 kapitel 2§ första stycket 9b, står det att räkenskapsinformation innefattar ”avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden”. Företagets avtalshantering faller alltså under de lagar och regler som gäller för bokföringsmaterial och räkenskapsinformation.

Hur länge behöver avtal arkiveras?

Grundregeln är att bokföringsmaterial ska arkiveras i sju år. Men regeln för arkivering avtal är inte att de ska arkiveras i sju år efter att de undertecknades, utan de ska arkiveras i sju år efter de slutade gälla. Och för vissa typer av avtal gäller ytterligare regler för preskriptionstid på fordringar och skulder. Då kan avtalen behöva arkiveras ännu längre. Med ett bra avtalshanteringssystem ska man kunna strukturera avtalen så att det är enkelt att se hur länge ett avtal behöver arkiveras.

I vilken form ska avtal arkiveras?

Avtal ska sparas i den form som det som det sammanställdes. Om man får ett avtal av någon ska det sparas i den form det erhölls. Om man väljer att överföra pappersinformation till ett digitalt arkiv ska originalpappret sparas i tre år. Om man upprättar avtalet digitalt behöver det inte skrivas ut och ingen papperskopia behöver sparas. All elektronisk hantering av räkenskapsinformation behöver säkerhetskopieras.

Var ska avtal arkiveras?

All information som rör räkenskaper och den information som behövs för att förstå räkenskaperna ska arkiveras i Sverige. Digitala arkiv kan förvaras utomlands, men då ska platsen för förvaringen anmälas till Skatteverket. Information som rör ett företag ska arkiveras hos den juridiska personen, det vill säga företaget och ska vara tillgänglig för de personer som företräder bolaget som ansvariga. Notera även att arkivering av avtal påverkas av GDPR och EUs nya direktiv angående Privacy Shield och att man inte längre får överföra personuppgifter till USA, även i backup-syfte.

Hur gör jag enklast för att det ska bli rätt med avtalshantering?

Det enklaste sättet att göra rätt och ha en bra regelefterlevnad är att skaffa en bra digital avtalshantering. Med QNOVA eAvtal blir det enkelt att göra rätt. Du slipper manuell hantering av avtalsarkivet och får fullständig access för alla som behöver det. Accessen kan styras ner på bilagenivå, så den dagliga hanteringen är smidig.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om arkivering och avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal?

Vi har avtalslösningar för alla typer av företag. Prova gratis i 30 dagar!

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal?

Med vårt system kan du hantera allt ifrån avtal till prenumerationer, licenser och försäkringar. Prova gratis i 30 dagar!

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikon-hantera-behorighet

Smarta avtal

Med avtalshantering från QNOVA kan du styra vem som har behörighet att se vilket avtal. Behörigheterna hanteras med vårt smarta administrationsverktyg.

När ett dokument ska signeras skickar du enkelt ett sms med kod.

ikon-automationer

BankID

Dina avtal kan säkert och enkelt skrivas under med hjälp av BankID.

Det skickas alltid ut meddelande till samtliga parter när signeringen är klar.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.