Känner du till alla regler för avtalshantering?

Det finns massor med regler som ett företag måste förhålla sig till. Regelefterlevnad, eller compliance som de också kallas, är lagar och etiska regler som ett företag måste förhålla sig till. Vad finns det då för regler för arkivering och avtalshantering? Det mesta härrör från bokföringslagen och bokföringsnämndens allmänna råd.

Vad är det som behöver arkiveras?

Det är för de flesta självklart att bokföringsmaterial ska sparas. Huvudbok, reskontra och verifikationer sitter för de flesta i ryggmärgen. Men räkenskapsinformationen innefattar också årsredovisningar, beslutsprotokoll, företagsinteckningar och avtal. Information som behövs för att förstå bokföringen. Här brukar det brista hos många företag. I bokföringslagen, 1 kapitel 2§ första stycket 9b, står det att räkenskapsinformation innefattar ”avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden”. Företagets avtalshantering faller alltså under de lagar och regler som gäller för bokföringsmaterial och räkenskapsinformation.

Hur länge behöver avtal arkiveras?

Grundregeln är att bokföringsmaterial ska arkiveras i sju år. Men regeln för arkivering avtal är inte att de ska arkiveras i sju år efter att de undertecknades, utan de ska arkiveras i sju år efter de slutade gälla. Och för vissa typer av avtal gäller ytterligare regler för preskriptionstid på fordringar och skulder. Då kan avtalen behöva arkiveras ännu längre. Med ett bra avtalshanteringssystem ska man kunna strukturera avtalen så att det är enkelt att se hur länge ett avtal behöver arkiveras.

I vilken form ska avtal arkiveras?

Avtal ska sparas i den form som det som det sammanställdes. Om man får ett avtal av någon ska det sparas i den form det erhölls. Om man väljer att överföra pappersinformation till ett digitalt arkiv ska originalpappret sparas i tre år. Om man upprättar avtalet digitalt behöver det inte skrivas ut och ingen papperskopia behöver sparas. All elektronisk hantering av räkenskapsinformation behöver säkerhetskopieras.

Var ska avtal arkiveras?

All information som rör räkenskaper och den information som behövs för att förstå räkenskaperna ska arkiveras i Sverige. Digitala arkiv kan förvaras utomlands, men då ska platsen för förvaringen anmälas till Skatteverket. Information som rör ett företag ska arkiveras hos den juridiska personen, det vill säga företaget och ska vara tillgänglig för de personer som företräder bolaget som ansvariga. Notera även att arkivering av avtal påverkas av GDPR och EUs nya direktiv angående Privacy Shield och att man inte längre får överföra personuppgifter till USA, även i backup-syfte.

Hur gör jag enklast för att det ska bli rätt med avtalshantering?

Det enklaste sättet att göra rätt och ha en bra regelefterlevnad är att skaffa en bra digital avtalshantering. Med QNOVA eAvtal blir det enkelt att göra rätt. Du slipper manuell hantering av avtalsarkivet och får fullständig access för alla som behöver det. Accessen kan styras ner på bilagenivå, så den dagliga hanteringen är smidig.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om arkivering och avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.