Logga in

Hur säker är din avtalshantering?

När man flyttar sin avtalshantering från pärmar på kontoret till filer i molnet uppstår alltid frågor om säkerhet. Vi läser ofta om hur hackare tar sig in överallt och om hur känslig information sprids. Låt oss reda ut begreppen kring datasäkerhet för avtalshantering.

Hur säkert är det med pärmar på kontoret, egentligen …

Det finns förstås även säkerhetsproblem för avtal på papper i pärmar på kontoret. Speciellt i Sverige där vi har ett ganska avslappnat sätt att se på säkerheten på själva kontoret. Besökare har ofta ganska fri access till kontorslokaler, om man jämför med hur det ser ut i andra länder. För att inte tala om hur enkelt anställda, som är på väg bort, kan ta med sig eller kopiera känslig information. Och då har vi inte ens nämnt brand, inbrott, eller annan förstörelse. Kort sagt, papper i pärmar är inte speciellt säkert.

… och hur säker är din avtalshantering i molnet.

Det första du behöver fråga dig är om det finns känslig information i dina avtal och om någon känner till att det finns känslig information. Det finns företag som riskerar stöld av företagshemligheter, kunder och avtal. Det finns företag som riskerar att bli saboterade. Hur ser er riskanalys ut? Hanterar ni känslig information? Är det allmänt känt att ni hanterar känslig information? Om så är fallet är det dags att se över sin datasäkerhet. Det finns också juridiska krav för säkerhetsfrågor för känslig information och IT-upphandlingar.

Hur skapar man säker avtalshantering?

Det finns flera viktiga komponenter för att säkra sin avtalshantering. Säker login med VPN-tunnlar. Säkra lösenord och användar-ID. Säker och frekvent säkerhetskopiering. Sist, men inte minst, uppdateringar och framtidssäkring. Vi har skrivit om data legacy i en annan artikel. Men med ett dedikerat system för avtalshantering är du säker på att inte funktioner eller avtal försvinner i nästa uppdatering. Med smarta behörighetsrättigheter kan du bestämma vem som kan läsa och vem som kan ändra i ett avtal, eller bara en bilaga till ett avtal.

EUs nya krav på överföring av personuppgifter.

EU har fastslagit att Privacy-shield-avtalet mellan EU och USA inte ger ett fullgott skydd för personuppgifter som överförs till USA. Det innebär att du inte längre får ha viktig information som innehåller personuppgifter på servrar som överför information mellan EU och USA. Det påverkar alla stora molnlösningar. I princip har alla stora molnlösningar en backup i USA, för att säkra sin data. Det är inte längre tillåtet. Du behöver helt enkelt flytta din avtalshantering till svenska servrar.

Med QNOVA eAvtal får du en avtalshantering som är säker, snabb och smart. All data och all backup ligger på svenska servrar. Du kan ansluta säkert via VPN, och du har ett snabbt och säkert behörighetssystem. Vilket möjliggör en säker struktur internt kring avtalen. Detta sammantaget ger dig en mycket säker avtalshantering. Betydligt säkrare än papper i en pärm, och betydligt säkrare än de flesta motsvarande system på marknaden.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikon-hantera-behorighet

Smarta avtal

Med avtalshantering från QNOVA kan du styra vem som har behörighet att se vilket avtal. Behörigheterna hanteras med vårt smarta administrationsverktyg.

När ett dokument ska signeras skickar du enkelt ett sms med kod.

ikon-automationer

BankID

Dina avtal kan säkert och enkelt skrivas under med hjälp av BankID.

Det skickas alltid ut meddelande till samtliga parter när signeringen är klar.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.