De flesta företag inser att de har ett problem med avtalshanteringen först när det redan gått fel. Ett avtal som förnyades automatiskt för att ingen hann säga upp det i tid. En licens som betalades ett år för länge. Ett hyresavtal med villkor ingen mindes. Kostnaden för missade avtalsdatum är sällan synlig – den dyker upp som onödiga utgifter, sämre villkor och onödigt administrativt arbete.
Det vanligaste misstaget – avtal är utspridda på för många ställen
När avtal sparas i mejlkorgar, delade mappar, pärmar och olika medarbetares datorer uppstår alltid samma problem: ingen har den totala bilden. Ingen vet exakt vilka avtal som löper ut och när. Påminnelserna som finns är manuella – en kalendernotering här, en klisterlapp där – och de fungerar bara så länge rätt person är på plats.
Enligt en McKinsey-rapport lägger anställda i snitt 9,3 timmar per vecka på att söka efter och samla information.
Vad ett bra system för avtals- och deadlinehantering ger dig
Ett digitalt avtalshanteringssystem löser det här genom att samla allt på ett ställe och automatisera det som annars görs manuellt. Det viktigaste är inte funktionslistan – det är att systemet faktiskt används. Därför är användarvänlighet avgörande.
Konkret ger ett bra system dig:
- Centralt arkiv – alla avtal på ett ställe, sökbara och tillgängliga för rätt personer oavsett var de befinner sig.
- Automatiska påminnelser – systemet skickar notiser till rätt person i god tid innan avtal löper ut, ska förnyas eller ska sägas upp. Ingen manuell bevakning krävs.
- Deadline-överblick – en samlad vy över alla kommande avtalsdatum, sorterbara per avdelning, bolag eller avtalstyp.
- Behörighetsstyrning – styr vem som får se, ändra och radera avtal. Kritiskt för GDPR-efterlevnad och intern kontroll.
- Sökning och filtrering – hitta rätt avtal på sekunder, inte minuter.
Så fungerar QNOVAs deadlinebevakning
I QNOVA anger du slutdatum, uppsägningstid och eventuell förlängningstid per avtal när du lägger in det i systemet. Systemet beräknar automatiskt när påminnelsen ska skickas och skickar notiser via e-post till de personer du valt.
Du bestämmer själv hur långt i förväg påminnelsen ska skickas och vem som ska få den. Påminnelser kan ställas in som engångshändelser eller återkommande, och avtalsansvarig får alltid en påminnelse.
Alla kommande datum samlas i en dashboard som ger hela organisationen samma bild: vilka avtal som snart löper ut, vilka som är aktiva och vilka som väntar på signering.
Passar för alla typer av avtal
Det är lätt att tänka på system för avtalshantering som något för juridikavdelningen. I praktiken har de flesta avdelningar avtal att hålla koll på:
- Ekonomi: leverantörsavtal, leasingavtal, försäkringar
- IT: mjukvarulicenser, SaaS-prenumerationer, driftsavtal, SSL-certifikat
- HR: kollektivavtal, friskvårdsförmåner, personalförsäkringar
- Fastighet: hyresavtal, serviceavtal, städavtal
- Inköp: Direkt- och indirekta inköp, leverantörsavtal
QNOVA hanterar alla dessa kategorier i samma system med smarta fält som kan anpassas per avtalstyp.
Vanliga frågor om avtalsbevakning
Hur långt i förväg skickas påminnelser?
Du bestämmer själv per avtal – både hur långt i förväg påminnelsen ska skickas och vem som ska få den.
Kan man ha olika påminnelser för olika avdelningar?
Ja. Du styr vem som får vilka påminnelser och kan sätta upp separata notiser per avdelning, bolag eller enskild användare.
Fungerar det för både enkla och komplexa avtalsstrukturer?
Ja. QNOVA hanterar allt från ett enstaka hyresavtal till hundratals parallella leverantörsavtal i en koncern med flera bolag.
Kan man prova utan att binda sig?
Ja, QNOVA erbjuder 30 dagars gratis provperiod. Boka en demo så hjälper vi dig komma igång.
