Avtalsprocessen – Skapa, Signera, Förvalta, Arkivera
Att hantera ett fåtal avtal är ofta inget problem. En liten mängd avtal klarar man av att hantera i en enkel pärm där det inte är speciellt svårt att följa upp när de löper ut och när det är dags att omförhandla. Problemet uppstår allt som oftast om avtalen blir väldigt många och om det är flera personer som ansvarar för olika avtal i ett större företag eller organisation.
QNOVA eAvtal har utvecklats i snart 2 decennier och ger en väldigt bra kontroll på avtal där det är dags att agera. Förvaltning av avtal är bara en del av avtalsprocessen. För att kunna underlätta för företag och organisationer så har vi till hösten tagit fram ett systemstöd som täcker hela avtalsprocessen.
Avtalsprocessen
Här beskriver vi de olika stegen och hur de kan underlätta för er verksamhet.
Skapa
I vårt system skapar du ditt avtal direkt online. Du har möjlighet att utgå från en standardtext (standardavtal) och endast fylla i viss information om avtalsansvariga och vilka parter som ingår i avtalet. Själva skapandet av ditt avtal innehåller flera delar med bland annat avtalsförslag, parternas kommentering och förhandling. Avtalet versionshanteras tills alla parter är nöjda. När samtliga parter är nöjda genereras avtalet där informationen sparas och lagras i en fil av pdf-format.
Signera
Via systemet mejlar du sedan ditt avtal till den andra parten som sedan får möjlighet att signera avtalet elektroniskt. Elektronisk signering är lika bindande ur juridisk synvinkel som om du skriver under ett avtal på papper med en penna. Det här delen sparar både tid och pengar. Jämför t.ex med den vanliga hanteringen där du skriver ut ditt avtal, lägger det i ett kuvert och frankerar för att sedan posta det i en postlåda. Skulle avtalet inte accepteras av mottagande part så behöver man gå igenom processen och posta ett nytt avtal. Smidigheten med elektronisk signering gör att man enkelt kan ändra avtalet ända in i det sista tills man är överens. Digital signering effektiviserar avtalsframtagandet och minskar ledtider avsevärt.
Förvalta
När avtalet är signerat blir det giltigt från angivet datum och blir synligt i QNovas system. I vårt avtalshanteringssystem förvaltar vi sedan avtalet. Här får du en väldigt bra överblick och kontroll på alla typer av avtal. Anställningsavtal, Serviceavtal, Leverantörsavtal, Leasingavtal, Kundavtal och Hyresavtal är några exempel på olika avtalstyper som systemet hanterar. I förvaltningsdelen följs de upp, omförhandlas, förlängs och arkiveras. Systemet förser dig automatiskt med påminnelser via mejl när det är dags att agera så att du inte missar att säga upp viktiga avtal i tid. Läs mer om vår senaste version för avtalshantering här som bygger på den senaste tekniken.
Arkivera
När ett avtal sägs upp eller löper ut så arkiveras det automatiskt i systemet efter sista ”Giltig till och med datum”. Alla gamla avtal som ej längre är giltiga går på så vis att följa upp.
