Det är vanligt att man börjar tänka på avtal och hur man ska hantera det när avtalet är skrivet, påskrivet och på plats. Men egentligen börjar själva avtalshanteringen långt tidigare. Redan i den första förfrågningsfasen finns all anledning att organisera och hantera underlagen som leder fram till ett avtal.
Avtalshanteringens första fas – förfrågan
Hur mycket information, underlag och beslutsmaterial som samlas in beror på komplexiteten i affären. Ska man köpa in en vanlig standardprodukt vet man oftast redan innan förfrågan vad man behöver och vad som finns. Man kan gå rakt in på själva offert- och leveransförfarandet. Vid en mer komplex affär, där det man ska köpa kanske inte ens är skapat ännu, krävs det mycket mer information i avtalsprocessen.
Det första steget kan vara en enklare RFI, Request For Information. Då går man ut till ett antal potentiella leverantörer för att ta reda på om de kan och vill sälja en vara eller tjänst som överensstämmer med den grundläggande funktionaliteten som vi känner till innan projektet startar.
Efter det kan en RFP, Request For Proposal, ske. Där gör man en noggrannare förfrågan till enbart ett fåtal aktörer som får lämna förslag på hur de tänker genomföra projektet, metoder och eventuell teknik.
Det sista steget av förfrågningsprocessen kan också vara en RFQ, Request For Quotation, där man helt enkelt berättar vad man vill ha betalt och när man kan leverera.
All den här informationen och eventuella delbeslut behöver ju sparas så att man kan ta ställning till vilka man ska skriva avtal med i utvärderingsfasen. Då är det en stor fördel om man kan spara dokument och underlag i sitt avtalshanteringssystem. Där är det enkelt att hålla ordning på vem som lämnat vilken information och att förbereda sig för nästa fas i avtalshanteringen, utvärderingen.
Avtalshanteringens andra fas – utvärdering
När man ska utvärdera sina alternativ så kan det innebära att man ska hantera en mängd information från flera potentiella leverantörer. Med ett bra avtalshanteringssystem ska man kunna snabbt få en översikt av vilken information man har och det man anser är viktigt för att kunna skriva avtal med någon partner. Det gör att utvärderingen går mycket snabbare och enklare med ett bra avtalshanteringssystem.
Välj ett bra avtalshanteringssystem
Businesswith är en bra site för att utvärdera olika avtalshanteringssystem. Högst rankat hos dem är QNOVA eAvtal. Med eAvtal från QNOVA får du hjälp med hela avtalsprocessen från förfrågan till förlängning eller avslut. Om du kompletterar med eSignering från QNOVA får du en heltäckande lösning för hela din avtalshantering.
Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har frågor om digital avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.
