Avtalshanteringen börjar långt innan avtalet är skrivet.

Avtalshantering börjar innan avtalet är skrivet

Det är vanligt att man börjar tänka på avtal och hur man ska hantera det när avtalet är skrivet, påskrivet och på plats. Men egentligen börjar själva avtalshanteringen långt tidigare. Redan i den första förfrågningsfasen finns all anledning att organisera och hantera underlagen som leder fram till ett avtal.

Avtalshanteringens första fas – förfrågan

Hur mycket information, underlag och beslutsmaterial som samlas in beror på komplexiteten i affären. Ska man köpa in en vanlig standardprodukt vet man oftast redan innan förfrågan vad man behöver och vad som finns. Man kan gå rakt in på själva offert- och leveransförfarandet. Vid en mer komplex affär, där det man ska köpa kanske inte ens är skapat ännu, krävs det mycket mer information i avtalsprocessen.

Det första steget kan vara en enklare RFI, Request For Information. Då går man ut till ett antal potentiella leverantörer för att ta reda på om de kan och vill sälja en vara eller tjänst som överensstämmer med den grundläggande funktionaliteten som vi känner till innan projektet startar.

Efter det kan en RFP, Request For Proposal, ske. Där gör man en noggrannare förfrågan till enbart ett fåtal aktörer som får lämna förslag på hur de tänker genomföra projektet, metoder och eventuell teknik.

Det sista steget av förfrågningsprocessen kan också vara en RFQ, Request For Quotation, där man helt enkelt berättar vad man vill ha betalt och när man kan leverera.

All den här informationen och eventuella delbeslut behöver ju sparas så att man kan ta ställning till vilka man ska skriva avtal med i utvärderingsfasen. Då är det en stor fördel om man kan spara dokument och underlag i sitt avtalshanteringssystem. Där är det enkelt att hålla ordning på vem som lämnat vilken information och att förbereda sig för nästa fas i avtalshanteringen, utvärderingen.

Avtalshanteringens andra fas – utvärdering

När man ska utvärdera sina alternativ så kan det innebära att man ska hantera en mängd information från flera potentiella leverantörer. Med ett bra avtalshanteringssystem ska man kunna snabbt få en översikt av vilken information man har och det man anser är viktigt för att kunna skriva avtal med någon partner. Det gör att utvärderingen går mycket snabbare och enklare med ett bra avtalshanteringssystem.

Välj ett bra avtalshanteringssystem

Businesswith är en bra site för att utvärdera olika avtalshanteringssystem. Högst rankat hos dem är QNOVA eAvtal. Med eAvtal från QNOVA får du hjälp med hela avtalsprocessen från förfrågan till förlängning eller avslut. Om du kompletterar med eSignering från QNOVA får du en heltäckande lösning för hela din avtalshantering.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har frågor om digital avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.