Logga in

Avtalsbevakning – vad är det egentligen?

En förutsättning för en avtalsbevakning är att avtalen ligger samlade på en och samma plats, helst i en databas och i ett avtalshanteringssystem. Då får man den samlade bilden över samtliga avtal och kan få en påminnelse så man vet när avtalen behöver hanteras. Avtalsbevakning är helt enkelt en databas med en samlad bild över alla avtal och automatiserade påminnelser. Låt oss ta en närmare titt på vad det egentligen innebär.

Avtalsbevakning förutsätter ett avtalshanteringssystem

Idag har de flesta företag gått över till digitala avtal. Och det är bra. Av miljöskäl och ekonomiska skäl. När avtalen satt i pärmar var det enkelt att hitta dem. Men vem är egentligen ansvarig för avtalen och vem har koll på avtalsbevakningen. Oftast är de utspridda över en mängd personer i ett antal olika mappar, Teams, Excel osv. När någon slutar eller om en dator kraschar så är avtalen borta. Därför blir det allt viktigare med en lösning som hanterar avtalen. Man lägger in avtalen i systemet och sparar alla avtal på en plats med information om ledtider, avtalsansvarig och avtalsinformation. Enklare att ha kontroll och enklare att hantera.

Avtalsbevakning i ett avtalshanteringssystem innebär att man kan automatisera påminnelser till de ansvariga om att det är dags att hantera avtalet. Du bestämmer om du vill förlänga, omförhandla eller avsluta avtalet. Med avtalsbevakning missar du inga viktiga förändringar av dina avtal.

Bevaka prenumerationer och minska dina kostnader

Ett företag har olika typer av avtal. Vissa förlängs automatiskt om man inte avslutar dem. Ofta förlängs de årsvis och måste avslutas minst 30 dagar innan avtalet tar slut. Det kan innebära stora kostnader där du tvingas att betala för en avtalsperiod som du inte kan eller vill utnyttja. Med ett avtalshanteringssystem kan du smidigt och enkelt bevaka dina avtal och få påminnelser innan nästa kostnad dras från kontot. Samtidigt som du ser vem som är ansvarig för avtalet och vem som tecknat det.

Vissa typer av kundavtal har ofta en initial rabatt som ska försvinna efter första perioden. Om de förlängs automatiskt innan du förändrar villkoren går du miste om intäkter och ditt täckningsbidrag minskar. Samma sak gäller även vid till exempel leasing-kontrakt där du kan tvingas kvar vid en maskin eller bil som du inte längre behöver.

Påminnelser, påminnelser, påminnelser

I slutändan är det självklart du som måste bestämma hur du vill hantera ditt avtal. Men med ett bra påminnelsesystem missar du inga viktiga deadlines. Även om du behöver bli påmind både en och två gånger innan du fattar beslut. Då är det viktigt att ha en bra avtalsbevakning i ditt avtalshanteringssystem.

QNOVA förenklar din avtalsbevakning

Att manuellt bevaka dina avtal är nu historia. QNOVAs tjänst för avtalshantering hjälper dig få en bättre översikt och stenkoll på avtalsperioder och andra viktiga avtalshändelser.

5 fördelar med QNOVAs avtalsbevakning

  1. Enkel överblick – Hitta och se status för avtal, licenser och prenumerationer i din dashboard.
  2. Automatiserade påminnelser – Välj att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år.
  3. Vem ska få påminnelser? – Styr själv vem eller vilka som ska få påminnelser.
  4. Kontroll över behörigheter – Du väljer vilka behörigheter som ska tilldelas enskilda personer eller avdelningar.
  5. Hög säkerhet – Vi lagrar era avtal säkert i Sverige och är fullt GDPR anpassade.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal?

Vi har avtalslösningar för alla typer av företag. Prova gratis i 30 dagar!

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal?

Med vårt system kan du hantera allt ifrån avtal till prenumerationer, licenser och försäkringar. Prova gratis i 30 dagar!

Vill du ha gratis avtalsmallar?

Fyll i formuläret nedan så skickar vi alla avtalsmallar vi tagit fram.

ikon-paminnelser

Påminnelser

Ställ in egna automatiska påminnelser efter behov.

Du kan välja att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år. QNOVA ser till att du inte missar någon viktig deadline. Du kan också få påminnelser om avtal som ska signeras, eller ännu inte blivit signerade.

ikon-hantera-behorighet

Hantera behörigheter

Du kan själv hantera behörigheterna på grupp eller individnivå med vårt smarta administrationsverktyg.

Bestäm vem som ska få skapa avtal, redigera, radera och titta på avtalen. Skapa korrekt tillgänglighet till
samtliga avtal.

ikon-sakerhet

Extra hög säkerhet

QNOVA använder sig uteslutande av svenska leverantörer. Ingen information eller data från våra kunder lämnar
landets gränser.

QNOVA är svenskutvecklat och erhåller support i egen regi. Bland annat har QNOVA genomgått ett OWASP Top 10 utan anmärkning.

ikon-esignering

eSignering

Skapa avtal utifrån en mall eller PDF. Få kontroll på signeringsflödet, vem som har öppnat, signerat eller
returnerat. QNOVA eSignering är juridiskt godkänd och sker alltid med två-faktorsverifiering enligt eIDAS.

Användaren kan styra signeringsordning. Varje signerare kan signera med svenskt BankID, SMS-kod eller med
digital underskrift. Det skickas alltid ut meddelande när signeringen är klar till samtliga parter.

ikoner-qnova-smarta-falt

Smarta fält

Skapa värde med smarta fält. Lägg in den avtalsinformation som du behöver.

Gör dina egna uträkningar eller använd listor med förbestämda värden för att enkelt söka fram eller filtrera på
rätt information.

ikoner-qnova-dash

Överblick

Dashboard som sammanfattar allt det viktiga kring avtalen. Struktur efter avtalstyp och definierat med era egna
kategorier.

Användaren kan enkelt hitta avtalen, se aktuell status och snabbhantera avtalen. Samtidigt som du kan söka
efter avtal.