Det finns massor med regler som ett företag måste förhålla sig till. En regel för arkivering av avtal är att dessa ska arkiveras i sju år efter de slutade gälla. Och för vissa typer av avtal gäller ytterligare regler för preskriptionstid på fordringar och skulder. Då kan avtalen behöva arkiveras ännu längre.
Företag måste följa många regler, både juridiska och etiska, som kallas regelefterlevnad eller compliance. När det gäller arkivering av avtal styrs dessa främst av bokföringslagen och bokföringsnämndens allmänna råd.
Vad är det som behöver arkiveras?
De flesta förstår att bokföringsmaterial måste sparas, inklusive huvudbok, reskontra och verifikationer. Men räkenskapsinformationen innefattar också årsredovisningar, beslutsprotokoll, företagsinteckningar och avtal, all information som behövs för att förstå bokföringen. Enligt bokföringslagen (1 kapitel 2§ första stycket 9b) omfattar räkenskapsinformation även ”avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden”.
Företagets avtalshantering faller därför under samma lagar och regler som gäller för bokföringsmaterial och räkenskapsinformation.
Hur behöver arkivering av avtal skötas?
Det finns ingen grundregel som bestämmer om bokföringsmaterial och avtal ska arkiveras digitalt eller fysiskt. Fördelen att arkivera dokument och avtal digitalt är att de blir lättillgängliga. Nu för tiden är de flesta dokument och avtal digitala.
De klassiska bolagspärmarna kommer leva kvar och uppfyller de lagkrav som finns. Men i det dagliga arbetet underlättar såklart en digital hantering där det finns möjlighet att söka efter avtal och hantera alla dokument enklare.
I vilken form ska avtal arkiveras?
Avtal ska sparas i den form som det som det sammanställdes. Om man får ett avtal av någon ska det sparas i den form det erhölls. Om man väljer att överföra pappersinformation till ett digitalt arkiv ska originalpappret sparas i tre år. Om man upprättar avtalet digitalt behöver det inte skrivas ut och ingen papperskopia behöver sparas. All elektronisk hantering av räkenskapsinformation behöver säkerhetskopieras.
Var ska avtal arkiveras?
All bokföringsinformation och den information som behövs för att förstå bokföringen ska sparas i Sverige. Digitala arkiv kan förvaras utomlands, men man måste anmäla platsen till Skatteverket. Företagets information ska sparas hos företaget och vara tillgänglig för de ansvariga personerna. Kom ihåg att avtalshantering påverkas av GDPR och EUs nya regler om Privacy Shield, som förbjuder överföring av personuppgifter till USA, även som backup.
Fördelar med digital hantering?
Självklart blir tillgängligheten bättre med digital avtalshantering. Det underlättar sökbarhet både på giltiga och arkiverade avtal. Ni väljer själva vilka som får åtkomst till avtalen och dess information. För vem gillar inte att snabbt hitta det man söker utan att behöva rota i pärmar.
