Vad är avtalshantering och varför behöver du det?

Avtal bygger framgång i ert företag. Precis som i alla andra företag. Med avtal köper och säljer ni varor och tjänster, bygger samarbeten med andra företag och hanterar er personal. De utgår grunden i ert företag och får det att blomstra. Det är därför viktigt att ge sina avtal lite kärlek. Med en digital avtalshantering blir det enklare att hålla koll, sortera och ha en kontinuerlig översyn. Utan att lägga tid och kraft på det. Möjligheterna är enorma. Vinsterna likaså. Det är dags att titta på digital avtalshantering.

Vad är ett avtal?

Ett avtal en rättsligt bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra. Det kan vara skriftligt eller muntligt. Ett skriftligt avtal kallas också kontrakt. 

Ett företag har en massa olika avtal. Det man kanske tänker på först är leverantörsavtal, anställningsavtal, kundavtal, leveransavtal som är kopplade direkt till verksamheten. Men det finns oftast en mängd andra avtal som är nödvändiga för att sköta driften. Hyresavtal, leasingavtal, telefonavtal, bredbandsavtal, konsultavtal till exempel. 

Sen finns det en mängd avtal som man inte ens tänker på att det är avtal. Prenumerationstjänster, licensavtal för programvaror, certifikat i olika former, garantier och så vidare. Kort och gott. Ditt företag har en massa avtal. Och det finns pengar att tjäna på att hålla koll på dem.  

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering är den plats där ni förvarar era avtal och de processer ni har för att hantera dem. I värsta fall ligger några i en pärm någonstans och de flesta i inkorgen på någons dator. I bästa fall har ni dem samlade på en plats. Med ett avtalshanteringssystem får ni inte bara en samlingsplats för avtalen. Systemet är också ett verktyg för att säkra och automatisera dina avtalsprocesser. Så att du inte missar att förlänga ett avtal, säga upp ett avtal, omförhandla ett avtal, leverera i tid, få varor i tid och så vidare. 

För att bättre förstå fördelarna med digital avtalshantering går vi igenom några av de viktigaste funktionerna.

Digital avtalshantering är alltid tillgänglig.

Med digital avtalshantering samlar du alla dina avtal i en molnbaserad databas. Den är alltid tillgänglig. Det betyder att du aldrig mer behöver leta efter ett avtal. Oavsett om du jobbar hemma eller på kontoret. Med hjälp av smarta filter, olika avtalstyper och smarta fält kan du välja hur du vill se dina avtal. Vill du ha koll på framtida intäkter för att göra en likviditetsbudget? Vill du ha koll på avtalstider för att ha koll på när det är dags att omförhandla? Att vara alltid tillgänglig innebär också att den data du vill ha fram ska vara tillgänglig. Så att du inte behöver leta efter informationen i din databas.

Digital avtalshantering håller koll på tiden och påminner.

En digital klocka går alltid rätt. Den håller koll på tiden åt dig. Den kan hålla reda på hur många tidpunkter och tillfällen som helst. Det är en av de stora styrkorna med digitalisering. Inte nog med det. Med digital avtalshantering får du en påminnelse i god tid innan det är dags att omförhandla. Eller säga upp. Eller omvandla en anställning från provanställning till tillsvidareanställning. Med smarta påminnelser ställer du själv in tidsperioder och hur du vill bli påmind. Epost, SMS eller bara som en prioriterad post i ditt system. 

Självklart finns det andra saker än tid som du behöver bli påmind om. Om en säljare eller inköpare slutar behöver alla avtal knutna till den personen överföras till en annan. Med ett bra avtalshanteringssystem får du direkt en påminnelse i systemet och kan enkelt söka fram det du letar efter.

Digital avtalshantering sorterar och kategoriserar.

Om man har många avtal är det viktigt att man kan sortera ut de man letar efter. Det kan vara avtalstyp, kontaktperson, slutdatum eller andra viktig information som styr vad du väljer att söka efter. Med en smart avtalshantering kan du själv välja fält-typer och vad som passar din verksamhet. Alla företag är inte lika, alla verksamheter är inte lika och alla personer har inte samma behov. Smarta filterfunktioner blir snabbt ett av de viktigaste redskapen i ett avtalshanteringssystem.

Digital avtalshantering vet vilka dina anställda är.

Alla ska inte ha all information. Ditt avtalshanteringssystem måste kunna särskilja individer eller funktioner så att rätt person får rätt information. Din ekonomiavdelning behöver se lönerna i alla anställningsavtal. Medan säljarna behöver ha koll på sin försäljning. Produktionen behöver se leveranstider på både inköp och försäljning och en Vd bör ha en översikt över allt utan att fastna i detaljer. Behörigheter kopplat till inloggning är en nödvändighet i ett avtalshanteringssystem. Speciellt om du vill kunna automatisera funktioner och processer mot dina andra affärssystem.

Vill du veta mer om digital avtalshantering? 
Kontakta QNOVA på 013-465 54 70 eller 
info @ qnova.se