Ett avtals livscykel omfattar nio steg, från idé till avslut eller förlängning. Med ett smart avtalshanteringssystem kan du få hjälp under hela processen. Vi går igenom avtalets faser och vad ett avtalshanteringssystem kan och bör göra för dig.
1) Förfrågan.
Ett avtals första fas startar när man får eller gör en förfrågan till ett företag eller en person. Vanliga typer av förfrågan är RFI, Request For Information, RFP, Requset For Proposal, eller RFQ, Request For Quotation. Helt enkelt; Kan ni göra det här? Till en kostnad som känns rimlig? Den här fasen är väldigt viktig. Den är ofta lång och mödosam, med informationsinsamling och jämförelse mellan olika lösningar. Med ett smart avtalshanteringssystem kan man snabbt jämföra leverantörer som man tidigare varit i kontakt med.
2) Utvärdering.
När man fått in information är det dags att utvärdera den. Utvärderingsprocessen beror väldigt mycket på vilken typ av vara eller tjänst man ska köpa eller sälja. När det gäller mer komplicerade tjänster och produkter kan information behöva kompletteras i utvärderingsfasen. Med ett smart avtalshanteringssystem kan man samla all information, förslag och offerter som kommit in för att enklare kunna utvärdera.
3) Författande.
Nästa steg i ett avtals livscykel är själva författandet. Denna fas involverar både köpare och säljare. Med ett smart avtalshanteringssystem har man tillgång till mallar och relevanta checklistor som snabbar på processen och ser till att inga viktiga delar av avtalet blir bortglömda.
4) Förhandling.
Efter det följer förhandlingsfasen. Även denna fas involverar både köpare och säljare. Hur lång denna fas är beror på hur många personer och avdelningar hos köparen och säljaren som är involverade. Med ett smart avtalshanteringssystem är det enkelt att låta olika personer ta del av ”sina” delar av.
5) Godkännande.
Godkännandefasen är när alla berörda partner ska läsa och godkänna alla delar, bilagor i avtalet. Detta är den sista fasen innan själva undertecknandet. Även här kan ett smart avtalshanteringssystem hjälpa till att låta personer eller avdelningar läsa och godkänna sina delar utan att ta del av hela avtalet. Alla godkännanden kan sedan samlas på ett avtal.
6) Signering.
Signeringsfasen är när avtalet skicka till personer och avdelningar för underskrift. Efter underskriften av alla ansvariga är avtalet officiellt och i kraft. Ett smart avtalssystem har en inbyggd eSignering eller digital underskrift för att snabbt hantera underskrifter och göra avtalet juridiskt bindande.
7) Skyldigheter.
När avtalet är undertecknat och i kraft har de olika involverade parterna olika skyldigheter. Det kan gälla till exempel leveranser, mål eller tidpunkter. Ett smart avtalshanteringssystem ger alla involverade påminnelser om viktiga datum, leveransvillkor eller liknande.
8) Efterlevnad.
Efterlevnad innebär att alla involverade håller vad som står i avtalet. Att rätt varor eller tjänster levereras, på rätt sätt och i rätt tid. Ett smart avtalshanteringssystem bör ha möjlighet att sända och ta emot data från affärssystemet så att påminnelser kan skickas ut om något har gått fel eller är på väg att gå fel.
9) Förnyelse eller avslut.
Allting har ett slut, så även ett avtal. Det är viktigt att i tid få reda på att avtalet börjar närma sig sitt slut så att man kan fundera på om man vill förlänga avtalet eller avsluta det. Självklart ska ett bra avtalshanteringssystem hantera avtalslängd, avslut och förlängning. Ett smart avtalshanteringssystem kan till och med använda data från affärssystemet för att ge rekommendationer utifrån uppsatta kriterier såsom intjäning, vinstgrad, nerlagd tid etc.
Att välja rätt avtalshantering.
QNOVA eAvtal är ett smart system för avtalshantering som klarar alla stegen i ett avtals livscykel. Det är en helsvensk lösning som klarar alla krav på GDPR och Privacy Shield. Tillsammans med QNOVA eSignering får du en komplett produkt för hela avtalslivscykeln.
