På kort tid har hela vårt samhälle förändrats i grunden. Corona-epidemin har fått konsekvenser som få av oss förstått den totala innebörden av. Företag har fått problem med lönsamheten, anställda arbetar hemifrån, vi möts enbart digitalt och alla rutiner har kastats över ända. Sammantaget har det inneburit att många företag har fått se över sina befintliga processer och överväga hur man kan skapa en strukturerad vardag för att inte tappa några bollar och att få nya arbetsflöden att fungera i en ny verklighet.
Corona påverkar hela affären – från offerter till påskrivna avtal
Det är mycket som måste förändras i ett företag där anställda och kunder inte längre kan träffas fysiskt. När ingen längre kan gå in i arkivet och hämta avtalspärmen. När det inte går att få en fysisk offert undertecknad så att överenskommelsen är juridiskt bindande. När det inte går att överblicka rådande avtal och kunna fatta beslut utifrån de konsekvenser som kan uppstå både utifrån eget ansvar och kundens ansvar. De företag som har en strukturerad digital avtalshantering kan fortfarande ha kontroll över verksamheten, prioritera och fatta rätt beslut i rätt tid.
Fortsätt sälja med digitala offerter som skrivs under med BankID
Med hjälp av digitala offerter kan en säljare hantera hela affären, oavsett storlek eller verksamhet utan att behöva träffa kunden. Man kan ändra i offerten under pågående digitalt möte, komma överens och ha en underskriven säljorder färdig innan ni sagt hejdå. Och med smart integration går arbetsordern rakt in i affärssystemet, kunden läggs upp i CRM-systemet, och fakturan skickas i rätt tid från ekonomisystemet. Utan att passera någon ytterligare administration. Med en smart integration kan du själv välja vilka kontrollfunktioner du vill koppla på, och vilka notifieringar som behövs för att din process ska löpa smidigt.
Missa inte att fakturera aktuella projekt
När ingen sitter på kontoret kan det vara svårt att komma ihåg alla fysiska fakturor och gällande avtal. Det är lätt att missa något och få problem med bristande likviditet. För kostnaderna i ett projekt kommer ju även om man inte fakturerat dem vidare till kunden. Se till att dina avtal integreras med ditt ekonomisystem så inte du missar några fakturor, eller deadlines.
Även om resande känns fjärran just nu så kommer vi förr eller senare att komma tillbaka till en verklighet där hemmet inte är den enda möjliga platsen att arbeta. Om du byter till onlineavtal har du har tillgång till alla ingångna avtal överallt. Det enda du behöver är en internetuppkoppling. Och eftersom alla dokument ligger i en avtalsdatabas är det lätt att söka och hitta. Med en digital avtalshantering och onlineavtal kan alla i företaget ha tillgång till och kontroll över de avtal eller de delar av avtal som gäller just dem. Se till att du inte får extra kostnader för att någon missar att förlänga eller avsluta avtal i tid. Och i corona-tider kan det vara nödvändigt att se över sina avtal och vad som gäller när man inte kan leverera på grund av den rådande situationen.
Glöm inte bort dina anställda och deras löner
Det är givetvis en stor tillgång att kunna nå alla anställningsavtal hemifrån. I dessa tider med ständiga förändringar i vardagen, arbetet, orderingången och ekonomin behöver man ha tillgång till korrekta uppgifter om alla anställda. Dessutom förändras villkoren för dig som arbetsgivare av riksdagens och regeringen åtgärder. Oavsett om du behöver nyanställa eller permittera. Med digitala anställningsavtal är det lätt att signera permitteringar och eventuella uppsägningar utan fysiska möten. Eller hantera anställningsavtal för nyanställa om ditt företag befinner sig i den trevliga sitsen.
Digitala affärsavtal med krav på säkerhet och juridisk hållbarhet
Rent juridiskt påverkas förmodligen inte gällande avtal av den rådande pandemin. Grundprincipen är att träffade avtal ska hållas. Det ställer krav på företagen att ha kontroll över vilka överenskommelser som finns och vilka avtal som är ingångna. En anna viktig del är att se till att de avtal som träffas just nu är juridiskt bindande. Onlineavtal som ska signeras behöver kunna styrkas med BankID eller någon annan säker autentisering. Ett annat alternativ är tvåfaktorsautentisering, där man kan använda en kombination av flera autentiseringstjänster.
Samtiden blir den nya framtiden – hemmajobben är här för att stanna
I dagarna har företag som Google, Twitter och Facebook gått ut och hävdat att de kommer fortsätta att stödja hemarbete även efter att pandemin är över. Det är bättre för miljön, för effektiviteten och för personalen. Mer än hälften av all de som nu tvingats jobba hemma föredrar det och vill gärna fortsätta. De ställer förstås krav på anställningsformer, regler och rutiner för hur vi kan hålla ihop ett företag med en utspridd organisation.
Det är dags att strimla pappren och ta steget över till onlineavtal.
QNOVA har flera olika typer av lösningar för eAvtal, eDokument och eSignering som passar de flesta typer av företag. Små företag klarar sig ofta med en enkel online-lösning med smarta templates där man kan skapa sina egna eAvtal och eOfferter. Du kan själv konfigurera systemet så att rätt personer ser rätt avtal, eller kan skapa nya avtal. Större företag med större verksamheter behöver ofta automatiserade eProcesser som integreras med affärssystem, ekonomisystem och CRM-system. Vi har färdiga integrationer för de flesta stora systemen och kan hjälpa till med att skapa nya skräddarsydda integrationer som passar dina behov. Läs mer om avtalshantering och eAvtal eller boka en personlig genomgång. Använd knappen i nedre högra hörnet.
