Tänk dig en arbetsdag utan pappershögar, utan förlorade dokument och utan tidsödande processer med avtal. Där varje avdelning i företaget har verktygen för att arbeta smidigare och smartare. Från att hjälpa inköpsavdelningen att få full kontroll på alla leverantörsavtal till att skydda juridiska dokument med högsta säkerhet, så förändrar digitala avtal sättet vi arbetar på.
QNOVAs system för avtalshantering ger alla team på företaget rätt verktyg för att arbeta proaktivt och effektivt. Hur undrar du? Låt oss utforska hur olika avdelningar verkligen drar nytta av digitala avtal.
Inköpsavdelningen
Inköpsavdelningen är den avdelning som ansvarar för flest löpande avtal. Vilket innebär en avgörande kontroll på alla avtal och dess villkor. En uppföljning innebär många olika delar; pris, villkor, certifikat, riktlinjer som ska efterlevas och samtidigt skapa en stark och långsiktig relation till leverantören. Inköpsavdelningen blir i detta avseende företagets ansikte utåt och en god överblick underlättar för att upprätthålla en ordnad och kontrollerad process.
Enklare hantering med digitala avtal
Inköpsavdelningen måste ofta hantera flera leverantörsavtal och bilagor samtidigt. Med digitala avtal kan inköpare snabbt skicka ut avtal eller bilagor för signering. Samtliga dokument och bilagor kopplade till avtalet måste vara tillgängliga för fler personer än bara inköpsavdelningen. Med digitala avtal blir all information sökbar och företaget sparar därmed inte bara tid utan förbättrar även tillgängligheten till avtalen. Med egna urval skapas också möjligheten att filtrera rätt information efter kategori, leverantör eller valda parametrar.
Automatiserade påminnelser
En stor nackdel med manuella och fysiska avtal är att det alltid finns en risk att missa viktiga deadlines. Med digitala kontrakt och avtal blir detta betydligt enklare. Genom att använda automatiserade påminnelser säkerställs att inga avtal förfaller utan att någon åtgärd vidtas, vilket minskar risken för kostsamma misstag och avbrott i leveranskedjan. Med avtalsbevakning kan teamet ställa in påminnelser för specifika tidpunkter. Till exempel när ett avtal närmar sig sitt förfallodatum, indexeringsperiod, eller när en viss deadline för förhandlingar närmar sig.
Juridiska avdelningen
Juridikavdelningen spelar en avgörande roll i att säkerställa att företagets avtal är både juridiskt bindande och uppfyller alla lagstadgade krav. Denna avdelning är också ansvarig för att minimera juridiska risker och säkerställa att avtalen är utformade och hanteras på ett sätt som skyddar företagets intressen. Digitala avtal erbjuder en rad fördelar som kan stärka juridikavdelningens arbete och förbättra avtalshanteringen.
Uppdaterade villkor
Genom digitala avtal kan juridiska avdelningen säkerställa att de avtal som skickas för signering är korrekt utformade med uppdaterade villkor vilket underlättar för alla avdelningar. Juristerna behöver bara ändra villkoren i en mall för att säkerställa att hela organisationen använder sig av gällande villkor.
QNOVAs avtalshantering har extra hög säkerhet där avtalen lagras i Sverige och är GDPR-anpassat.
Säker tillgänglighet för fler parter
Med digitala avtal kan juridikavdelningen enkelt dela dokument med andra avdelningar, externa juridiska rådgivare eller affärspartners. Molnbaserade lösningar gör avtalen och villkoren tillgängliga för flera parter. Med QNOVAs avtalshantering är det också möjligt att dela dokument till externa parter på ett säkert sätt.
Säljteamet
Säljteamet är motorn i företagets tillväxt och har en central roll i att bygga relationer, identifiera affärsmöjligheter och driva försäljning framåt. För att kunna prestera på topp behöver säljare effektiva verktyg som gör det möjligt för dem att agera snabbt och fokusera på det som är viktigast: att stänga affärer och skapa värde för både företaget och kunderna.
Här spelar digitala avtal en avgörande roll i att optimera försäljningsprocessen och förbättra kundupplevelsen.
Stäng affärer snabbare
I försäljningsvärlden är tid en avgörande faktor. Försäljningsteamet är ofta beroende av snabba, effektiva processer för att kunna stänga affärer och leverera värde till kunderna. Med digitala avtal kan försäljare snabbt generera, anpassa och skicka avtal för eSignering, oavsett var de befinner sig – på kontoret, hos en kund, eller på språng. Detta minimerar förseningar och reducerar risken för felaktigheter som kan uppstå i manuella processer. Säljaren kan helt enkelt fokusera på det som hen gör bäst – att sälja.
Erbjud enklare uppföljning
Med digitala avtal får säljteamet snabbt tillgång till aktuell information. De kan enkelt se vilka avtal som är giltiga, när de ska omförhandlas och vilka viktiga detaljer som gäller. Att kunna följa upp sina senaste avtal med några knapptryck gör det möjligt för säljare att fokusera på det de gör bäst – att sälja. Automatisk påminnelse om exempelvis kommande omförhandlingar skapar dessutom trygghet i arbetsprocessen, vilket minskar risken för missade deadlines.
Digitala avtal gör det inte bara enklare för säljteamet – även andra avdelningar, som ekonomi och juridik, får en smidigare arbetsprocess. Istället för att behöva fråga säljarna om detaljer kring avtal kan de själva snabbt få tillgång till den information de behöver. Detta effektiviserar arbetet och minskar kommunikationsflödet mellan avdelningarna, vilket sparar tid och förebygger felaktigheter.
HR-teamet
HR-avdelningen hanterar ett stort antal avtal, från anställningskontrakt till sekretessavtal och policydokument. Genom att övergå till digitala kontrakt och avtal kan HR-teamet drastiskt minska den tid och de resurser som krävs för att hantera dessa dokument.
Effektivare onboarding
Onboarding-processen blir smidigare, då nya medarbetare enkelt kan signera alla nödvändiga dokument innan deras första arbetsdag. Genom att skicka avtal och formulär digitalt kan HR se till att allt är på plats innan den nya medarbetaren ens sätter sin fot på kontoret. Detta ger en positiv första upplevelse, minskar stressen för både HR och den nya medarbetaren, och säkerställer att allt är redo för en framgångsrik start.
Smidigare anställningsprocesser
Digitala avtal förenklar och förkortar anställningsprocesserna avsevärt. HR kan snabbt generera och anpassa avtal för olika typer av anställningar, vilket sparar tid och minskar risken för fel som ofta kan uppstå vid manuell hantering. Genom att använda ett avtalssystem som QNOVAs kan HR-teamet enkelt spåra vilka dokument som har skickats, signerats och returnerats, vilket gör det lättare att hålla reda på varje steg i processen.
Vill du spara tid åt dina kollegor?
QNOVA har lagt massor av tid på att spara tid åt er. Med vår färdiga lösning för avtalshantering effektiviserar och förenklar ni arbetsdagen för företagets alla avdelningar. Oavsett om det gäller att snabba upp affärsavslut, säkerställa juridisk efterlevnad, eller skydda känslig information, så erbjuder digital avtalshantering fördelar som är svåra att ignorera.
