De flesta experter och förståsigpåare är överens om att hemarbete, distansarbete och ökad flexibilitet i arbetslivet är här för att stanna. Många svenska företag ger grönt ljus för mer hemarbete. Men vad innebär det i praktiken? IMFA, världens största nätverk för Facility managers, har genomfört en stor undersökning om vad som kommer och kan förändras. Där framkommer det att även om så många som en fjärdedel kommer att jobba hemma på minst halvtid efter covid-19. Det som gör att anställda vill fortsätta att åka till kontoret är i huvudsak sociala interaktioner och informell kunskapsöverföring. En fråga som snabbt dyker upp är: hur ska vi hantera så enkla saker som att se till att orderbekräftelser, avtal, kundinformation, produktions- och fakturaunderlag inte försvinner, eller tappas bort när vi inte längre kan lägga dem i någons fack. Och, hur ska du som chef, ha koll på verksamheten, när du inte vet vad som är på ingång? Hur matchar man Supply Chain Management med orderingång och produktion när man inte vet vad som beställts?
Digital avtalshantering samlar all information på ett ställe…
Med digital avtalshantering så får ni in alla ordrar, löpande avtal ochbeställningar på en plats. Eftersom allt skapas inuti systemet, blir inget bortglömt eller missat. Du, som ansvarig, kan släppa på kontrollbehovet utan att förlora kontrollen. En av de viktigaste aspekterna på en bra chef är att den är närvarande utan att vara kontrollerade. Digital avtalshantering ger dig helt enkelt möjlighet att vara en bättre chef.
… ger dig möjlighet att automatisera processer …
Eftersom all information som behövs för er verksamhet finns samlad på ett ställe går det förstås att portionera ut information till den eller de som behöver den. Anställda får enkelt tillgång till relevant information, och påminnelser om något glömts bort eller missats. Om ni kopplar på digital signering så kan det mesta av inköp och försäljning ske utan fysiska möten. Men det som är ännu bättre är att informationen kan skickas till era andra affärssystem. Fakturor skapas i ekonomisystemet, utan manuellt arbete, produktionsordrar skickas till ditt affärssystem, med korrekt information, baserat på inkommande beställningar, och avtalsförlängningar eller påminnelser hanteras av berörda säljare och inköpare. Fullt integrerat kan ett bra digitalt avtalssystem eliminera många mänskliga felskrivningar, missade fakturor, och bortglömda beställningar.
… men ställer höga krav på säkerhet.
Med hemarbete och distansinloggningar ökar givetvis kravet på säkerheten. Det gäller både inloggningsrutiner, VPN, och annan säkerhet vid informationsöverföring och databehandling. Kravet på skydd av personuppgifter har stärkt kraftigt igenom införande av GDPR. Men även i övrigt finns det mycket att tänka på när det gäller datasäkerhet. En annan viktig aspekt är var databaserna finns rent logistiskt. EU godkänner inte längre överföring av personuppgifter till områden utanför EU, vilket gör att många av de stora amerikanska företagen inte klarar EUs krav. QNOVA eAvtal är en smart lösning som klarar alla de krav som ställs på ett modernt system för digital avtalshantering. De har dessutom avtal med svenska internethotell för hanteringen av alla databaser och all information.
Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om digital avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info@qnova.se.
