Contract Life Manangement, CLM är ett begrepp som ibland används för att beskriva avtalsprocessen på företag. Är det samma sak som avtalshantering eller är det något annat? Det korta svaret är – det beror på. Vi reder ut begreppen.
Vad är egentligen Contract Life Management?
Contract Life Management är en process för att hjälpa till att organisera skapande, genomförande och hantering av avtal, kontrakt och juridiska dokument. Att arbeta med CLM kan leda till betydande förbättringar av effektivitet och kostnadsbesparingar. Att förstå och automatisera CLM kan också minska personligt ansvar och öka efterlevnaden av lagar och bestämmelser.
Ett avtals livscykel börjar när ett företag, en kund, leverantör eller personal efterfrågar en vara eller tjänst; det slutar när varan eller tjänsten tas emot eller levereras.
Contract Life Management omfattar följande 8 steg:
- Förfrågan
- Författande
- Förhandling
- Godkännande
- Signering
- Skyldigheter
- Efterlevnad
- Förnyelse eller avslut
Vad är ett Contract Life Management system?
Ett Contract Life Management system automatiserar och effektiviserar hela avtalsprocessen, från skapandet till undertecknandet till den löpande hanteringen av skyldigheter och eventuell förlängning av avtalet. På svenska använder vi ofta termen avtalshanteringssystem eller eAvtal.
Det är viktigt att ha ett strukturerat system för hantering av ett avtals livscykel. Det ska vara anpassningsbart för varje företag beroende på bransch, företagsstorlek, kontraktsmängd, etc.
Vilka är de viktigaste fördelarna med Contract Life Management?
Man kan undvika eller i alla fall minimera rättstvister på grund av avtalsbrott.
En stor kostnad är efterlevnadsproblem. Om skyldigheterna inte är reglerade i avtalet är risken för tvister stor. Det är ofta ett av de dyraste felen.
Spara pengar.
Ett bra avtalshanteringssystem gör det enkelt att undvika påföljder för bristande efterlevnad, missade möjligheter från särskilda villkor och rabatter eller betalningsfel.
Leverera större värde till kunderna.
Det är lättare att uppfylla och överträffa kundernas förväntningar genom korrekta avtal med skyldigheter och rättigheter. Det ökar ett företags eller en produkts/tjänsts värde och leder till framtida affärer.
Minska kostnader och tid för avtalshantering.
Med effektivisering och automatisering av processer inom avtalshantering sparar man snabbt arbetstid och kostnader. Tid som i stället kan användas för att utveckla viktiga relationer med leverantörer och kunder.
Bra digital avtalshantering kan likställas med CLM system
Med ett bra avtalshanteringssystem får man i princip alla delarna som ingår i ett CLM system. Utom själva förfrågan då. När man väljer avtalshanteringssystem så är det viktigt alla stegen i ett CLM system ingår. Så långt som möjligt. Självklart behöver avtal skrivas separat för varje kund, men det blir betydligt lättare med bra avtalsmallar. Dessutom ska det finnas möjlighet att skicka, läsa och förändra avtalen tills båda parter nått en överenskommelse. Därefter skickas avtalet för signering, där digital signering underlättar processen. Vissa delar av efterlevnad och skyldigheter ska kunna automatiseras så att systemet varnar om man inte levererat i tid eller fel mängd eller något annat. Och slutligen ska man få påminnelser om alla stegen i ett avtals livscykel.
Ett avtalssystem som klarar alla dessa krav är QNOVA eAvtal. Det är en smart helsvensk lösning som klarar alla de krav som ställs på ett modernt system för digital avtalshantering. Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om digital avtalshantering? Kontakta QNOVA på info@qnova.se.
