Avtalsbevakning – vad är det egentligen?
För att avtalsbevakning ska vara effektivt är det viktigt att alla avtal är samlade på ett ställe, helst i en databas och ett avtalshanteringssystem. Då får man den samlade bilden över samtliga avtal och man kan få påminnelser om när avtalen behöver hanteras. Avtalsbevakning innebär helt enkelt en databas som ger en samlad bild över alla avtal och automatiserade påminnelser. Låt oss fördjupa oss i ämnet!
Bevaka avtalsperioder och håll koll på leverantörer
Ett företag har olika typer av avtal. Vissa förlängs automatiskt om man inte avslutar dem. Ofta förlängs de årsvis och måste avslutas minst tre månader innan avtalet tar slut. Det kan innebära stora kostnader där du tvingas att betala för en avtalsperiod som du inte kan eller vill utnyttja. För att säkerställa kontroll för avtalsansvariga och hjälpa dem i deras dagliga arbete finns det stor anledning att ha tydliga processer internt vad gäller avtalen.
Vissa typer av avtal kan innehålla en initial rabatt som försvinner efter första perioden. Om de dessutom förlängs automatiskt kan villkoren förändras innan en omförhandling sker. Därför är det av största vikt att få påminnelser innan avtal löper ut eller förlängs.
Årlig granskning
En viktig del av avtalsbevakning är att säkerställa att de överenskomna villkoren i avtalen efterlevs. En årlig granskning av leverantörer och kunder rekommenderas. Detta inkluderar även att hantera indexjusteringar, prisregleringar och olika certifieringar. Med stöd och påminnelser blir det enklare för de avtalsansvariga att följa upp och garantera att avtalsvillkoren uppfylls.
Påminnelser, påminnelser, påminnelser
Med ett effektivt påminnelsesystem missar du inga viktiga deadlines och får den hjälp du behöver för att fatta välgrundade beslut, även om det krävs flera påminnelser.
Påminnelser är användbara för att hålla koll på avtalsperioden, men också för att uppmärksamma andra viktiga händelser kopplade till avtalet. Med ett systemstöd kan du styra vem eller vilka som får påminnelsen. Likaså vilken typ av påminnelse det gäller. Villkoren i avtalen kan beröra olika avdelningar inom företaget.
Avtalsbevakning i ett avtalshanteringssystem innebär att man kan automatisera påminnelser till de ansvariga om att det är dags att hantera avtalet. Du bestämmer om du vill förlänga, omförhandla eller avsluta avtalet. Med avtalsbevakning missar du inga viktiga förändringar av dina avtal.
Ett bra avtalsbevakningssystem säkerställer att allt flyter smidigt och att du alltid är uppdaterad. Du får full kontroll över hur och när du vill bli påmind om olika delar i avtalet.
Avtalsbevakning med hjälp av ett avtalshanteringssystem
Med ett avtalshanteringssystem kan du smidigt och enkelt bevaka dina avtal och få påminnelser. Samtidigt som du ser vem som är ansvarig för avtalet och vilka som får läsa det.
Genom att lagra avtal i ett avtalshanteringssystem får man full kontroll över samtliga avtal, inklusive vem som är ansvarig, när avtalen löper ut och andra viktiga händelser. En central översikt över alla avtal säkerställer att företaget alltid har koll på sina avtal, samtidigt som det gör det enkelt för varje medarbetare att få tillgång till dem.
Avtalsbevakning gäller inte bara kontroll på de initiala villkoren utan också vad som hänt under årens gång. Genom systemstöd kan personer med tillgång till avtalen se och förstå vad som har tillkommit/bortfallit. Samt lägga in påminnelser för kommande händelser.
QNOVA förenklar din avtalsbevakning
QNOVAs tjänst för avtalshantering hjälper dig få en bättre översikt och stenkoll på avtalsperioder och andra viktiga avtalshändelser.
5 fördelar med QNOVAs avtalsbevakning
- Enkel överblick – Hitta och se status för avtal, licenser och andra viktiga dokument.
- Automatiserade påminnelser – Välj att få påminnelser på specifika datum eller återkommande varje månad, kvartal eller år.
- Vem ska få påminnelser? – Styr själv vem eller vilka som ska få påminnelser.
- Kontroll över behörigheter – Du väljer vilka behörigheter som ska tilldelas enskilda personer eller avdelningar.
- Hög säkerhet – Vi lagrar era avtal säkert i Sverige och är fullt GDPR anpassade.
