Är din avtalshantering framtidssäkrad?

Det låter som en självklarhet, men det är det inte. Många molnlösningar arbetar med end-of-life lösningar, där man själv måste hantera förändringar av databaser, filtyper, och uppdateringar. Och, när du ändå är igång: alla avtal kanske inte ska behållas. Du behöver förmodligen både versionshantering och påminnelser om att dina avtal ska avslutas och tas bort. Men låt oss reda ut hur det hänger ihop.

Vad är en databas, och varför är den viktig för mig?

Databas eller relationsdatabas är en teknik med ganska många år på nacken. Relationsdatabaser, där informationen är samlad i rader i en tabell, har funnits som teknik sedan tidigt 1970-tal, och som standard sedan mitten på 1980-talet. Sedan dess har ett antal revisioner gjorts. Det innebär att det man la in i en databas på 1900-talet förmodligen inte går att ta fram med oförändrad information idag.

Idag skapas, i princip alla tekniska lösningar, oavsett om det gäller en ny hemsida, eller ett nytt program, med en databas i botten. Databasen ansvarar sedan för all information, alla bilder, alla filer osv, och programmet eller hemsidan hämtar relevant data som sedan presenteras. Så långt är allt väl.

Data Legacy

Men vad händer med informationen i databasen om man förändrar strukturen? Där har vi en av de stora felkällorna. Man pratar om data legacy, hur mycket av det ursprungliga filhanteringssystemet som finns kvar, och hur väl uppdaterade system kan hantera befintlig information. Ett annat problem är gamla filformat, som inte längre finns kvar, eller har förändrats. Vad ska man göra med data legacy? Är det bara att försöka behålla allt? Nja, det är inte heller så bra. Om man vill vara bakåtkompatibel i all evinnerlighet, får man ett lapptäcke av olika strukturer som ska samverka. Det gör en databas, eller programmet som ska hantera informationen långsamt och segt.

End-of-life kommer ständigt allt närmare

En faktor som blivit allt viktigare är hur snabbt man kan plocka fram och bearbeta informationen i sin databas. De har gjort att de flesta program och tekniska lösningar arbetar med end-of-life. Det innebär att produkten inte längre stöds för support och inga säkerhetsuppdateringar, eller andra uppdateringar görs. Det är svårt att ange en generell längd på produktlivscykeln, men ofta rör det sig om bara några år. Dessutom kan man se att produktlivscykeln blir bara kortare och kortare. Speciellt i teknikprojekt.

Databasen har flyttat till molnet

Nu har databasen flyttat ut i molnet, tillsammans med alla andra SaaS-lösningar. Det innebär nya utmaningar. Allt vi pratat om tidigare ska dessutom hanteras online, med krav på säkerhet, tillgänglighet och hastighet. Men alla är överens om att det är framtiden. Prenumerationsekonomi och molnlösning tar över allt fler tekniska lösningar.

Digital avtalshantering behöver en dedikerad databaslösning

Det finns en uppsjö med olika molndatabaslösningar. Och alla är bra på sitt sätt. Men det som är viktigt när man hanterar avtal online är sånt som inte är inbyggt i alla lösningar.

• • Att kunna se versioner på avtal som förändras ofta.
  • Att kunna förändra avtalsinformation med tiden.
  • Att automatiskt ta bort avtal på grund av GDPR.
  • Att automatiskt kunna ta bort avtal som inte längre är giltiga.
  • Att få påminnelser på avtalsperioder.
  • Att vara säker på att avtalen kan hanteras i oförändrat skick lång tid framöver.

Din avtalshantering behöver vara både framtidssäkrad och bakåtkompatibel

Med QNOVA eAvtal får du en säker digital avtalshantering. Det finns inbyggda funktioner för versionshantering, påminnelsehantering och borttagning av gamla avtal. Du kan dessutom vara säker på att dina avtal kommer att kunna hanteras lång tid framöver. Vi på QNOVA har kunder som har varit med oss sedan starten för nästan 20 år sedan. I QNOVA eAvtal ingår även dagliga backup:er så du dessutom säkrad mot datorhaverier.