Varför ska man använda digital signering och digitala avtal? Är det inte bara ytterligare en kul teknisk grej som inte egentligen har någon riktig funktion? Kan man lita på att digital avtalshantering och digital signering är här för att stanna, eller kommer det bli som med faxen, bara ytterligare en maskin som står och samlar damm. Det finns många frågor och här har vi försökt samla några av de viktigaste fördelarna.
Men först, låt oss gå igenom vad de digitala lösningarna innebär.
Vad är digital signering och digitala avtal?
Digital signering
Digital signering innebär att ni signerar avtal och dokument elektroniskt, istället för med fysiskt papper och penna.
Dessa signaturer bygger på avancerade digitala certifikat och följer juridiska krav för att ge dig full trygghet i hanteringen av dina elektroniska dokument. Det gör det också enklare och snabbare att signera dokument samtidigt som de garanterar att alla nödvändiga standarder och regler följs. Med exempelvis tjänster som BankID kan du säkerställa att signering hanteras på ett tryggt och regelrätt sätt.
Digitala avtal
Istället för att ha alla avtal i fysiska pärmar så samlar du dem digitalt i ett avtalshanteringssytem. Digitala avtal, eller eAvtal som de också kallas, erbjuder en övergripande kontroll på samtliga avtal, med tex. automatiska påminnelser.
Vill du lära dig mer om hur olika avdelningar drar nytta av molnbaserad avtalshantering? Läs vårt blogginlägg om hur digitala avtal hjälper företagets alla team.
QNOVA – Digital signering och avtalshantering byggt för framtiden
De programvaror som QNOVA tagit fram för avtalshantering och eSignering följer de standarder som satts upp inom EU och andra länder. Det innebär att de kommer att vara beständiga för överskådlig framtid. Vi kommer inte se systemuppdateringar eller förändringar som gör digitala avtal eller digitala signaturer oanvändbara eller att de förlorar sin juridiska status. Framtida uppdateringar kommer att vara bakåtkompatibla, och endast gälla förbättringar av system eller förändringar av lagstiftning.
19 fördelar med att digitalisera processen
Så, dags att fördjupa oss i alla fördelar! Det finns många starka argument för att gå över till digitala lösningar – allt från ökad effektivitet till förbättrad säkerhet och smidigare arbetsflöden. Låt oss lista några av de mest värdefulla fördelarna med att byta till digital signering och avtalshantering.
1. Digital signering är en spårbar process
Oavsett hur du väljer att hantera dina eSigneringar, vet du alltid var i processen avtalet befinner sig. Vilka som skrivit på, vilka som avvaktar, om det finns förslag för korrigeringar som behöver godkännas etc. Det innebär att du alltid vet status på dina avtal och om du behöver kontakta någon för att snabba på processen.
2. Mindre administration
Med digital signering och avtalshantering behöver du inte skicka fysiska avtal som kan försvinna i posten, kopiera papper, hantera olika versioner av samma dokument etc. Du har en elektronisk versionshantering och du vet vem som är näst i tur för att hantera avtalsprocessen.
3. Snabbare handläggning
Med digital signering behöver du inte vänta på posten eller att du ska behöva hitta en tid där du kan träffa dina avtalsparter fysiskt. Det är bara att skicka avtalet i sittande möte, även om det är ett elektroniskt möte och få det påskrivet direkt. Snabbhet är lika viktigt som kvalitet för att lyckas.
4. Bra för miljön
Det papperslösa kontoret pratades det om redan för 25 år sedan. Nu är det faktiskt möjligt att klara sig utan att skriva ut avtal för att få dem påskrivna. Du behöver inte heller ha avtalspärmar, skicka post eller köpa frimärken. Allt sker digitalt.
5. Lätt att hitta rätt avtal
Med digital avtalshantering är alla företagets avtal samlade på samma plats istället för att vara utspridda i pärmar över hela kontoret eller på flera kontor. Du får en tydlig överblick över vilka avtal som gäller för alla dina kunder, anställda, offerter, osv. Du får också en versionshantering så det är ingen risk att du tar fram ett gammalt avtal som inte längre är giltigt.
6. Enkelt att förbereda inför årsbokslut och rapportering
Du kan enkelt själv konfigurera fält och göra beräkningar. Det gör att ditt företag är förberett för revision, due diligence eller återkommande rapporteringar varje dag i veckan. Du har också svar på frågor kring väsentliga avtal eller beräkningar som till exempel IFRS nära till hands.
7. Minska företagets personberoende
Med digitaliserade avtal i en databas behöver du inte längre kontakta en speciell person eller avdelning för att få fram avtal eller uppgifter i ett avtal. Avtalen är tillgängliga dygnet runt, över hela världen, och det enda du behöver fokusera på är vem som ska ha tillgång till vilket avtal, eller vilken bilaga i ett avtal. Effektiviteten i företaget ökar eftersom tiden för att söka fram information minskar drastiskt. Dessutom kan dina rådgivare och partners bjudas in för att granska eller kontrollera avtalen vilket ytterligare ökar effektiviteten.
8. Missa inga viktiga datum
Med den inbyggda alarmfunktionen i QNOVAs eAvtal bestämmer du själv hur långt innan ett avtal går ut som du vill ha påminnelse via mail. Om du är ute i god tid får du ett bättre förhandlingsläge och bättre villkor. Och motsvarande gäller förstås även för de avtal där ni är garanten. Om ni är ute i god tid har ni möjlighet att erbjuda era kunder mer och får högre avkastning. Dessutom innebär en digitaliserad avtalshantering att påminnelserna kan gå ut till funktioner och avdelningar istället för specifika personer, så att ni ytterligare minskar personberoendet och att ni inte får problem om nyckelpersoner slutar.
9. Planera din likviditet med större kontroll
För att du ska kunna upprätta en trovärdig likviditetsprognos krävs att du har kontroll över samtliga leverantörsavtal och kundavtal. Då vet du när in- och utbetalningar ska ske. En del avtal löper över längre tid med årliga betalningar vilket kortsiktigt slår hårt mot likviditeten under vissa tidsperioder. Vissa avtal kan automatiskt förlängas med flera år som då påverkar likviditeten i det långa perspektivet.
10. Hantera dina personuppgifter enligt GDPR
Som företag kan det vara svårt att veta hur man ska anpassa alla sina system till GDPR. Med QNOVA eAvtal kan HR-ansvarig hantera alla anställningsavtal och tillhörande information kan på ett säkert sätt enligt personuppgiftslagen. Det inbyggda behörighetssystemet säkerställer att ingen obehörig får tillgång till avtalen. Med QNOVA eSignering riskerar heller inte anställningsavtal som ska skrivas under att komma bort eller till fel person.
11. Rätt information till rätt personer
Med ett digitalt arkiv kan du enkelt bestämma vilka som ska kunna se, läsa och ändra i alla företagets avtal, ända ner på bilagenivå. Olika personer kan ha tillgång till olika bilagor så att alla alltid har tillgång till korrekt information.
12. Hög säkerhet
Digital avtalshantering och digitala signaturer innebär att dina avtal är säkra. Det finns bara en version av avtalen, de är lätta att komma åt, du får påminnelse på när de håller på att gå ut och ingen kan ändra i avtalen utan att du ser det direkt. Med eSignering ser du vem som skrivit under, och när, så att ingen kan förneka i efterhand att den skrivit under eller ens sett avtalet. Självklart är digitala avtal också juridiskt bindande, vilket vi går in på i nästa punkt.
13. Juridiskt bindande
eSignering är godkänt och juridiskt bindande för alla typer av avtal. I Sverige är det i princip bara överlåtelse av fast egendom som styrs av jordabalken, som inte accepterar eAvtal och eSignaturer. Dvs alla typer av företagsavtal har samma juridiska status i digital form som i pappersform.
14. Maskinläsbar text
Eftersom ett digitalt avtal och en digital signatur är digitala kan de läsas och förstås av maskiner och datorer. Det gör att det är enkelt att överföra korrekt information till andra data- och informationssystem. Det i sig är en förutsättning för automatiska processer.
15. Förberett för automatiska processer
Eftersom eSignaturer och eAvtal är just digitala är det enkelt att sätta upp notifikationer och automatisk informationsöverföring till företagets KPIer, processhantering etc. En påskriven ordergodkännande kan skicka information till försäljning, produktion, kundhantering etc så att alla får del av den information de ska ha. Ett undertecknat anställningsavtal ger automatiskt lönekontor och HR avdelningen all den information de behöver för att hantera personalen på bästa sätt. Målstyrning kan ske utifrån faktiska affärer istället för rapporterade antaganden.
16. Oberoende av tid och plats
Digitala signaturer fungerar lika bra var än i världen du befinner dig, och vilken dator, padda, eller mobil som du föredrar. Det moderna digitala mötet med människor runt om i världen är här för att stanna. Du kan signera eller leta upp ett avtal alla dygnets tider, i alla tidzoner i hela världen, utan att störa dina anställda, dina kunder, eller dina samarbetspartners.
17. Anpassat för hemarbete
Eftersom eSignaturer och eAvtal fungerar lika bra var du än befinner dig är de idealiska för ett företag och en tid när anställda arbetar hemma i allt större utsträckning. Du når dina anställda och kunder och kan få igång ett samarbete eller ett projekt utan att ni faktiskt behöver mötas eller att säkerheten sätts ur spel.
18. Skapa och visa värde i ditt företag
Att du löpande kan visa väsentliga avtal och ha kontroll på dina avtal ökar värdet på dina aktier och kan vara avgörande om du vill sälja ditt bolag. Att du inför en företagsförsäljning snabbt och säkert kan värdera ditt bolag, dina avtal och dina pågående affärer skapar goda förutsättningar för en lyckad affär.
19. Samordnat i hela EU, och större delen av världen
EU har en gemensam standard, som heter eIDAS, där det fastställts allt om hur elektroniska signaturer ska hanteras. Det innebär att ett avtal som undertecknats elektroniskt har samma status som ett pappersavtal och är obestridligt utan annan bevisning. Samma förhållande gäller med USA och de flesta länder i världen.
