Logga in
Vid första inloggningen så måste du aktivera ditt konto. Det gör du genom att gå till https://qnovalive.se/passrecov.nsf. Följ instruktionerna för nytt lösenord och logga in via https://www.qnovalive.se
Tips: Om du inte kommer in så saknar du en licens för att få åtkomst.
Användare
Som användare kan du registrera avtal.
Det är även du som användare som kan vara avtalsansvarig för ett avtal. Som avtalsansvarig innebär det att:
- Du är ansvarig för avtalet i QNOVA
- Du får automatiska påminnelser när det är dags att förlänga, omförhandla eller säga upp avtalet.
Registrera befintliga avtal
Registrering av avtal avser avtal som redan signerats.
- PDF inskannad från pärm
- PDF signerad i annan tjänst
- Även andra filtyper kan laddas upp i QNOVA så som Word, Excel eller mailkonversationer.
Jag ser inte ”Registrera avtal”-knappen
Då saknar din användare behörighet för att skapa avtal.
Startsidan
På startsidan finns ett antal ”boxar”
- Alla – Alla avtal
- Påminnelser- Avtal som kommer gå ut med påminnelser
- Omförhandling- Avtal där påminnelser har skickats och ligger inför slut/förnyelse datum
- Utgående avtal – Avtal som har ett slutdatum och håller på att löpa ut.
- I sökrutan kan du söka bland avtalen för att hitta avtal du letar efter.
Registrera avtal
Hur registrerar jag ett avtal?
1. Gå till startsidan
Klicka på ”Registrera avtal”.
2. Välj avtalstyp
3. Generell information
När du valt vilken avtalstyp du vill registrera så kommer du till ”Avtalskortet”. I avtalskortet så fyller man i namn på avtalskortet samt väljer avtalsansvarig.
4. Datum och påminnelser
Här väljer du avtalsperiod och ställer in påminnelser. Det finns tre olika avtalsperioder.
Påminnelserna går alltid till den som är avtalsansvarig. Det finns även en extrapåminnelse som kan går ut till utpekade personer.
Det går även lägga till ytterligare mottagare av påminnelsen. Detta lämpar sig bra ifall där man vill att någon annan än avtalsansvarig också ska vara informerad om avtalets avtalsperiod.
Avtalsperiod
Tillsvidare
Ett tillsvidareavtal kräver endast att du fyller i ett startdatum och en uppsägningstid.
Påminnelsen har tre alternativ.
- Upprepande påminnelser
- Fast datumpåminnelse
- Ingen påminnelse
Tidsbegränsat
Ett tidsbegränsat avtal kräver att du fyller i ett startdatum och ett slutdatum.
Om avtalet ska sägas upp så går det även lägga till det genom att kryssa ur ”Avtalet kan inte sägas upp…”. När det kommer till påminnelsen har Tidsbegränsade avtal två alternativ.
- Aktivera påminnelse
- Avaktivera påminnelse
Påminnelsen baserar sig på antingen slutdatumet eller sista möjliga uppsägningsdatum.
Tidsbegränsat med automatisk förnyelse
Ett avtal som förlängs automatiskt ställer lite högre krav på inmatningen av uppgifter, men blir i sin tur väldigt tacksam då avtalet förlängs automatiskt.
Denna avtalsperiod kräver att du fyller i:
- Startdatum
- Slutdatum
- Uppsägningstid för första perioden
- Förlängningsperiod
- Uppsägningstid för förlängda perioder
Då kan tjänsten automatiskt förlänga avtalet när slutdatumet är uppnått.
För avtal med automatisk förlängning så finns det bara en typ av påminnelse. Den baserar sig på sista möjliga uppsägningsdatum.
Bifogade filer
Här laddar du upp det faktiska avtalet och andra bilagor som kan vara relevanta för avtalet. När du registrerar ett nytt avtal så måste du dock spara avtalskortet först.
För att ladda upp en bilaga så klickar du på ”Lägg till”. Då öppnas ett nytt fönster där du kan fylla metadata för den PDF du laddar upp.
Namn
Här fyller du i ett namn för filen. Namnsättningen är inte styrt efter något format, men skriv något som gör det enkelt att förstå vad filen avser (t.ex. ”Huvudavtal för QNOVA (2024)”).
Typ
Varje fil kan kategoriseras med en typ. Välj den typ som passar din fil bäst.
Medansvarig/Läsrestriktion
Denna del styr behörigheterna för att få åtkomst till filen som laddas upp. Behörigheten är förinställd och ska lämnas som den är.
Filuppladdning
Klicka på rutan och välj din fil alternativt dra och släpp den fil du vill ladda upp. Endast PDF är tillåtet av säkerhetsskäl.
När du har skrivit in alla uppgifter så kan du klicka på ”Save”. Då laddas filen upp och dyker därefter upp i listan.
Vid klick på förstoringsglaset eller filnamnet så öppnas filen till höger, direkt i QNOVA.
Vanliga frågor
Jag råkade radera ett avtal
Raderade avtal finns i en papperskorg. Kontakta Per Bohlin för att få hjälp med att hämta upp avtalet ur papperskorgen.
Vad gör jag när ett avtal löpt ut?
När ett avtal slutat gälla så ska det arkiveras. Det görs via ”Byt status”-knappen.
Vad händer om jag missar en påminnelse?
Om en påminnelse missas så kommer en extrapåminnelse skickas till angivna personer.
- Den första påminnelsen skickas 15 dagar innan sista möjliga uppsägningsdatum.
- Den andra påminnelsen skickas en dag innan sista möjliga uppsägningsdatum.
Beskrivningar
Avtalsnamn
Namnet ska vara tydligt. Rekommendation är att skriva en kort förklaring. Detta för att det underlättar vid överblick i dashboarden och vid sökning efter avtal.
Behörigheter
Behörigheter styrs automatiskt baserat på avtalstyp.
Avtalsansvarig
Den som är utpekad som avtalsansvarig är den personen som är ansvarig för avtalet i QNOVA. Det är den personen som får påminnelser. Avtalsansvarig kan även ändra metadatafält, bilagor etc. tillsammans med de som är medansvariga.
Tips: Det är möjligt att lägga upp avtal och sätta andra som avtalsansvarig.
Medansvariga
Personer som är medansvariga kan redigera metadata på avtalskortet och ladda upp bilagor på avtalet. Är de dessutom utpekade som medansvariga på bilagor kan dessa personer redigera bilagorna.
Läsare
Personer som är läsare kan se avtalskortet. Är de dessutom utpekade som läsare på bilagor så kan dessa personer se avtalet.
Ikoner
Vad betyder ikonerna?
