Det senaste året har det skrivits spaltmeter om digitalisering. Hur det påverkats av pandemin och hemmaarbete. Hur det påskyndar utvecklingen. Förändringar som planerats att göra ”sen” har gjorts på bara några veckor. Hur processer förändras och omvärderas. Hur viktigt det är att hitta automatiska, personoberoende processer och arbetsflöden. Och hur det påverkar anställda. En stor europeisk undersökning visar att det sannolikt att företag som satsar på digitalisering och hållbarhetsarbete kommer att komma ur krisen bättre. Det är den stora bilden. I det lite mindre perspektivet fokuserar vi på automatisering av fakturering här. Hur påverkar det företaget? Vad är vinsterna? Finns det några fällor?
Automatisering sparar tid. Tid är pengar.
Vi börjar med det uppenbara. Att automatisera processer sparar tid. Tid som kan användas för något annat, bättre. Vi får till exempel mer tid att hjälpa våra kunder med bättre analyser och rådgivning. Uppdrag med fasta priser blir ofta lönsammare med automatiserad fakturering. Både för kunden och företaget. Ärligt talat. Hur mycket tid lägger ni på samma rutiner varje månad?
Manuell hantering kräver mycket kontroll och blir ibland ändå fel.
Människor gör fel ibland. En nolla för mycket, eller för lite. Mänskligt, vanligt, och förståeligt. Därför använder de flesta företag olika kontrollsystem. Personer, eller maskiner, som går igenom det vi människor skapat. Även om vi i Sverige har ett företagsklimat som är starkt präglat av förtroende istället för kontroll, så lägger vi mycket resurser på att undvika fel skapade av den mänskliga faktorn. Vet du hur mycket pengar ditt företag förlorar varje månad på missad fakturering, felaktiga fakturor? Eller hur mycket pengar ni lägger på att kontrollera att fakturorna är rätt?
Personberoende kan bli en farlig fälla.
Många, speciellt lite mindre företag, är beroende av att samma person hanterar faktureringen varje månad. Alla rutiner har skapats för, och av, en person. Man kommer undan med slarviga underlag och missade deadlines för att en person på ekonomin alltid räddar situationen. Vad händer när den personen blir sjuk eller, ännu värre, slutar? Vem tar över ansvaret? Vilka behöver en påminnelse om att det är dags att fakturera?
Det är bättre att redovisa rätt från början.
Företag ska periodisera alla sina väsentliga intäkter. Det är enkelt att man missar det när man är glad över att affären gått i lås och skickar sin första faktura. Den konteras fel och måste justeras i efterhand. Ibland hittar ekonomiavdelningen felet och löser det internt i efterhand och ibland är det revisorn som uppmärksammar det och börjar ställa frågor. Det här påverkar inte bara hur mycket tid som går åt att verifiera redovisningen utan kan även skapa periodiseringsfel hos Skattemyndigheten. Vem kontrollerar att periodisering av intäkter blir utförd och korrekt hos er?
Vinst, likviditet, intjäning – i slutändan handlar det om reda pengar.
De flesta företag fakturerar bara några gånger i månaden. Man samlar ihop faktureringen och skickar alla fakturor samtidigt. Med automatiserad fakturering skickas fakturas så snart det är dags. Det påverkar självklart likviditeten. Ju tidigare fakturan skickas desto snabbare kommer pengarna in. Vilket skapar en bättre likviditet och kassaflöde. En annan sak som påverkar likviditeten och vinsten är indexuppräkning av kundavtalen. Många företag arbetar i dag med indexklausuler för att kunna höja priserna med jämna intervall utan att omförhandla avtalen. Utan automatiska processer behöver någon sätta sig och räkna ut mervärdet på varje faktura. Vi har redan pratat om den mänskliga faktorn. Hur mycket skulle ni kunna tjäna på att fakturera rätt belopp varje dag?
Vad behövs för att starta med automatisk fakturering?
Med hjälp av QNOVA avtalshantering och automatisk avtalshantering får du förutsättningar för återkommande automatisk fakturering. Den inbyggda integrationen med FortNox gör att du är uppe och rullar på nolltid. Du får total kontroll på samtliga kundavtal, påminnelser om viktiga datum och färdiga funktioner för indexuppräkning och indexklausuler. Det skapar mervärde för dig och dina kunder.
Hör gärna av dig till info @ qnova.se om du vill veta mer.
