Vad bör du tänka på när du ska byta till ett avtalshanteringssystem?

Att investera i ett avtalshanteringssystem är ett viktigt beslut för hela företaget. Det handlar om bättre kontroll, smarta påminnelser, ökad översyn och att rätt personer får rätt information. Lösningen måste vara enkel att använda och framtidssäkrad för att investeringen ska bli lönsam. Kan man få allt det man vill ha i samma system för en enklare hantering? Vad är det viktigaste du behöver tänka på? 

Användarvänlighet är A och O.

Ett enkelt och överskådligt användargränssnitt är kanske det viktigaste av allt. Det spelar ingen roll hur bra systemet är om ingen vill använda det. Det handlar om allt från att lägga in avtal i systemet, olika former av automatiseringar och påminnelser. Man brukar prata om att ett system ska vara intuitivt så att man inte ska behöva lära sig det. One-Click-Away är ett ledord som du bör eftersträva. Och om man behöver lära sig något ska hjälpen finnas nära till hands. Det är också viktigt att systemet inte gömmer funktioner som används ofta bakom andra funktioner. 

Går det att anpassa efter ditt företags speciella behov?

Se till att avtalshanteringssystemet går att anpassa efter dina önskemål. Då handlar det inte bara om den initiala installationen utan även om det är enkelt att lägga till nya typer av avtal. Det bör också gå att komplettera era avtal och bilagor med information som kategorier, bolag, priser, kostnader eller indexering. Du kanske vill lägga till helt egna avtalstermer. Att skapa smarta översiktsvyer eller att förändra viktiga startsidor efter eget önskemål utan att betala för en massa konsulttimmar. Leta efter lösningar med lowcode eller drag-n-drop där du kan göra förändringar utan programmeringskunskaper.

Se till att det finns flera olika behörighetsnivåer.

Med olika behörigheter styr du vilken information som är tillgänglig för olika personer och yrkesroller. Alla kanske inte ska se allt i alla typer av avtal. Det är viktigt att anställningsavtal är konfidentiella och att endast rätt personer har tillgång till dessa. Se till att du skaffar ett avtalshanteringssystem där du själv kan styra behörigheterna efter dina avtalstyper och grupper. Där du bestämmer vad som är viktigt för din personal. Där din ekonomiavdelning väljer sin översiktsvy, din säljkår ser vilka avtal som håller på att löpa ut och inköpsavdelningen kan se vilka avtal som ska omförhandlas.

Statistik och uppföljning ger dig bättre koll på avtalen.

Ett bra avtalshanteringssystem ger dig viktig information med analys- och uppföljningsrapporter. Du behöver kunna skapa rapporter och urval på till exempel bolag, avdelningar, löptider, kostnadsställe och indexeringar. Det ger dig ett verktyg för att använda avtalshanteringssystem som ett smart stöd i vardagen. Det ska självklart gå att exportera dina urval och rapporter till Excel om du hellre vill använda det för att göra beräkningar.

Dina avtal är affärshemligheter.

Datasäkerheten är givetvis av yttersta vikt. Avtal är ofta affärskritiska och innehållet i dem en affärshemlighet som inte ska spridas. Med de flesta molnlösningar skickas data och backuper runt världen och läggs på servrar där det är billigast. Billigast innebär inte alltid bäst. En lösning inom EU:s ramar är absolut att föredra och ännu bättre en helsvensk lösning med svenska servrar och svensk backup.

Support och kundservice på svenska.

Alla pratar svenska. Det låter som en självklarhet men det är det inte. Om man precis börjat med digital avtalshantering är det viktigt att man kan göra sig förstådd utan att behöva lära sig en massa facktermer och uttryck på ett annat språk. Det handlar inte bara om direkt support utan även att förstå branschpraxis och varför det är bra att hantera systemet och dina avtal på ett visst sätt. För översikt, för påminnelser, för databaser, för ISO-standard och så vidare.

Vad säger andra – skaffa oberoende omdömen.

Se till att det finns användardata och användaromdömen. Helst från en oberoende aktör. BusinessWith är en oberoende bedömare av olika affärssystem, till exempel avtalshanteringssystem. De ger omdömen i flera olika kategorier som ”Användarvänlighet”, ”Support & Service” och så vidare. De ger dessutom ett generellt omdöme baserat på vad andra användare säger och har givit för betyg.

Vill du veta mer om avtalshantering eller om QNOVAs lösning? 
Kontakta QNOVA på 013-465 54 70 
eller info @ qnova.se