Att hålla koll på företagets alla avtal kan vara utmanande, särskilt när det gäller att hantera deadlines, förnyelser och villkor. Om ni inte har en central och tillgänglig plats för era avtal kan viktiga dokument glömmas bort, förnyas automatiskt, eller till och med riskera att brytas. Och det vill ni såklart undvika.
Med en avtalsdatabas blir det enklare, tryggare och mer effektivt att hantera avtal – men vad är egentligen en avtalsdatabas och vilka fördelar medför den för ditt företag? Låt oss ta en titt!
Vad är en avtalsdatabas?
En avtalsdatabas är ett digitalt verktyg som lagrar och organiserar företagets alla avtal på en och samma plats. Det är en säker och tillgänglig plattform där företag kan lagra, hantera och snabbt hitta sina avtal. Genom att samla alla avtal digitalt blir det lättare att både få en överblick över samtliga avtal och säkerställa att ni följer avtalsvillkor och deadlines.
Med andra ord är en avtalsdatabas mycket mer än ett lagringssystem – det är en aktiv del av företagets avtalshantering som bidrar till både ökad kontroll och bättre insyn.
5 fördelar med en avtalsdatabas
En avtalsdatabas kan ge betydande fördelar för både små och stora organisationer. Här är några av de främsta fördelarna:
1. Ökad effektivitet och tidssparande
Genom att ha alla avtal på ett ställe sparar ni tid som annars går åt till att leta efter rätt dokument. Med en avtalsdatabas kan ni söka efter avtal utifrån kriterier som namn, datum, avtalstyp, motpart och övrig metadata. Vilket gör det enklare att snabbt hitta det ni behöver.
2. Minskad risk för missade deadlines och avtalsbrott
Många avtal har kritiska datum som förnyelser eller uppsägningstid. En avtalsdatabas kan ge påminnelser i förväg så att ni aldrig missar en deadline eller riskerar att förnya ett avtal som inte längre är relevant. Detta är särskilt viktigt i branscher där avtalsbrott kan leda till betydande kostnader eller rättsliga problem.
3. Bättre insyn och kontroll
En avtalsdatabas ger företag en tydlig överblick över alla gällande avtal, vilket hjälper till att upptäcka dubbletter, ogiltiga avtal och dokument som behöver uppdateras. På så sätt kan organisationen ha full kontroll över samtliga avtal och enkelt se vem som är ansvarig för olika avtal.
4. Förbättrad säkerhet och regelefterlevnad
En digital avtalsdatabas erbjuder en säker plats för att lagra känsliga dokument, med tillgångskontroll och spårbarhet. Detta är särskilt viktigt för företag som hanterar personuppgifter eller behöver följa branschspecifika regler. Så med en avtalsdatabas kan ni se till att avtalen hanteras enligt lag och säkerhetsstandarder.
5. Enklare samarbete inom teamet
I en större organisation kan flera personer behöva tillgång till avtal – allt från jurister till inköpsavdelningar. Med en avtalsdatabas kan ni tilldela olika behörighetsnivåer, så att rätt personer har tillgång till rätt dokument utan att riskera att känslig information sprids.
Varför välja QNOVA för avtalshantering?
När det gäller att välja en leverantör för avtalshantering är QNOVA ett pålitligt och anpassningsbart alternativ för företag i alla storlekar. Med vår avtalshantering får ni tillgång till en användarvänlig plattform som är designad för att förenkla och förbättra hanteringen av avtal. Här är några av de främsta skälen att välja oss:
Användarvänlighet: QNOVAs gränssnitt är intuitivt och enkelt att använda, vilket gör att era medarbetare snabbt kan börja arbeta effektivt i systemet.
Flexibilitet: Plattformen är skalbar och kan anpassas efter just ert företags behov, oavsett om ni har ett fåtal avtal eller många.
Automatiserade påminnelser: QNOVA erbjuder påminnelser och notifikationer för att hjälpa er hålla koll på viktiga datum, så att ni inte riskerar att missa deadlines.
Säkerhet: Med hög säkerhetsstandard skyddas era avtal mot obehörig åtkomst, vilket är särskilt viktigt när ni hanterar känsliga och affärskritiska dokument.
Dags att investera i en avtalsdatabas?
Att investera i en avtalsdatabas kan vara ett avgörande steg för att effektivisera och säkra företagets avtalshantering. En digital lösning ger ökad kontroll, minskad risk och gör det enklare att säkerställa att ni följer avtalens villkor. Genom att välja QNOVA för avtalshantering får ni en pålitlig partner som erbjuder en trygg och flexibel lösning, oavsett era behov. Så, är ni redo att ta er avtalshantering till nästa nivå?
