Vad krävs för att skriva avtal och vem ansvarar för att hantera det?
Ett avtal, vad är det? I sin enklaste form är det en överenskommelse mellan två parter. I Sverige krävs det enligt lag två saker för ett giltigt avtal, ett erbjudande (jur. anbud) och en accept. Det spelar ingen roll om det är skriftligt eller muntligt. I alla fall inte innan det blir en konflikt om vad som avtalats. I verkligheten är det förstås inte så enkelt. Vi tittar lite på avtal och avtalshantering i olika sammanhang.
Vad krävs för att skriva ett avtal?
Vad som krävs för ett avtal beror till största delen på vad det är för avtal. Vilka och hur många parter som finns och om avtalet är av engångsnatur eller löpande. I sin mest grundläggande form är det ett anbud och en accept. Muntlig eller skriftlig. Det är ju en stor skillnad på både information och villkor i ett anställningsavtal och ett löpande leveransavtal. Att all relevant information finns på plats är ju centralt för att det ska vara någon vits med avtalet.
Hur avtalet är slutet eller formulerat har oftast liten betydelse tills det uppstår någon form av tvist. Självklart kan avtalet också ha ett värde som går det att använda för finansieringslösningar eller vid bolagsförsäljning. Då är det viktigt att alla finansiella åtaganden finns dokumenterade.
Vem får ingå ett avtal?
För att teckna ett avtal behöver man vara myndig. I övrigt får vem som helst ingå ett avtal. Om det gäller ett företag eller en annan juridisk person är det däremot viktigt att den som skriver under avtalet är firmatecknare. Signeras ett avtal av en person som inte är firmatecknare kan hen bli personligt ansvarig att uppfylla avtalet och skadeståndsansvarig om det är till skada för företaget.
Vem ansvarar för att hålla koll på ett avtal?
Nu blir det riktigt stökigt och här är en vanlig källa till både interna och externa dispyter. Det kan från början verka självklart att säljchefen har hand om ett kundavtal. Men, vad händer om den operativa avdelningen inte känner till alla delar? Eller om utvecklarna på ett teknikföretag har en helt annan bild av vad som ingår i ett avtal än vad kunden har? Är det juristavdelningen som ansvarar för fel i produktionen bara för att ärendet hamnar på deras bord om något går fel? Det är viktigt att företag hittar system eller processer för att säkerställa att alla berörda har kännedom om avtalets villkor. Det finns inga juridiska prejudikatutan det är upp till varje företag att lösa sin avtalshantering.
Hur kommer man ur ett avtal?
En av de viktigaste punkterna i ett avtal är hur det kan avslutas. Vilka villkor gäller för att man ska kunna avsluta det? Hur lång är uppsägningstiden? Finns det möjlighet till förlängning? Förändras villkoren vid förlängning? Indexreglering? Ja, antalet potentiella villkor och regler är oöverskådliga. Men de kan vara avgörande för ett företags överlevnad. En bra grundregel är: skriv inte under något du inte förstår hur du kan ta dig ur.
Skaffa ett system för avtalshantering.
Som ni märker finns det många fallgropar i avtal, avtalssignering och avtalshantering. Det finns pengar att tjäna och förlora på dåliga avtal. Slutsatsen är: skaffa ett bra digitalt avtalshanteringssystem. Då får du mallar så att du inte missar något i dina avtal. Du får dessutom en tydlig överblick över företagets avtal, löptider och avslutsregler. Med ett smart behörighetssystem kan du dessutom låta alla viktiga personer komma åt de uppgifter i ett avtal som just de behöver. Utan att göra inverkan på säkerhet eller sekretess.
Vill du veta mer om smart avtalshantering? Kontakta QNOVA på 013-465 54 70 eller
info @ qnova.se.
