Missa inte detta när du skriver avtal (del 3)

Avtal är inte bara en överenskommelse om en affär. Det är också till för att skydda alla parterna som ingår i affären. Betalning, rättigheter, sekretess, försäkringar och ansvarsbegränsningar är viktiga delar. Och till slut, det som nästan alla glömmer bort. Vem ska hantera avtalet och hur ska det ske? Skriv in avtalshanteringen i avtalet.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor handlar om så mycket mer än pris och betalningstider. Beroende på avtalets omfattning och inköpsställe kan det handla om hur man hanterar moms, transporter, exportregler och tullavgifter. Sedan kommer betalningsperioder och faktureringsrutiner vid längre projekt. Dessutom finns det frågor om oförutsedda kostnadsökningar, indexreglering av pris och hur en förlängning av avtalstiden påverkar priset.

Med en smart avtalshantering kan man automatisera delar av faktureringen om man har skrivit in allt i avtalet. Det går dessutom att få kontroll på indexreglering av priser och prishöjning vid förlängning via automatiska påminnelser. Eller en enkel överblick på samtliga avtal med index-klausul. Inga missade intäkter och en trygg affär för båda parter.

Immateriella rättigheter

Vem tillfaller de immateriella rättigheterna såsom eventuella patent och upphovsrätt? De kan ju ofta betinga ett högt värde långt efter att avtalet har uppfyllts. Om en part äger rättigheterna ska den andra ha rätt till en licens för att använda och förändra avtalsföremålet? Ska det gå att licensiera dem, i sin helhet eller delar, till tredje part eller underleverantörer? Vad händer med rättigheterna när avtalet avslutats?

Se till att ha koll på vad du äger och eventuella licenser i dina avtal. De kan ha ett högt värde för en köpare av ditt företag eller vid en kreditprövning.

Ansvarsbegränsningar och försäkringar

Det här är en punkt där det ofta uppstår långa förhandlingar. Säljaren vill gärna begränsa ansvaret beloppsmässigt och köparen vill inte ha någon ansvarsbegränsning. Om ni bestämmer er för att inkludera en ansvarsbegränsning så är det viktigt att definiera vad som kan begränsas och hur. Det är väl värt att notera att grov vårdslöshet inte kan avtals bort enligt svensk lag. Samma sak gäller bedrägerier eller om man medvetet angivit felaktiga uppgifter. Slutligen behöver man diskutera krav på försäkringar. Även det är en punkt där köpare och säljare kan stå långt från varandra.

Här kan det skilja mycket mellan olika avtal. Med smart avtalshantering går det att snabbt få en överblick över vad som gäller i ett specifikt avtal.

Tillämplig lag

I Sverige gäller svensk lag och tvister avgörs i allmän domstol eller skiljedomstol. Om det är ett internationellt avtal är det viktigt att skriva en tydlig skiljeklausul där det framgår var skiljeförfarandet ska äga rum, vilka regler som gäller, hur många domare, vilket lands lag det är som gäller och på vilket språk förhandlingar ska ske.

I svenska avtal är det ganska enkelt att gå vidare i tvister. Det är redan reglerat enligt svensk lag. Om ni arbetar med internationella avtal är det viktigt att ni kan få en överblick om vad som behövs för att gå vidare med en tvist.

Avtalshantering

Det finns inga regler som reglerar avtalshanteringen. Den sker allt som oftast på eget ansvar. Tyvärr händer det ganska ofta att avtal är på villovägar, glömda i någons mailbox, eller i en pärm som ingen riktigt vet var den är. För att undvika missade leveranser, glömd fakturering eller index-uppskrivning. Eller helt enkelt ha koll på sitt kassaflöde är det både ekonomiskt och administrativt viktigt att ha en smart avtalshantering. Då är det också lätt att tillgodose att alla berörda avdelningar på ett företag känner till alla viktiga villkor. 

Se till att skriva in krav på avtalshantering i avtalet. Det mår alla parter bra av. Det är lika tråkigt om en partner missuppfattat ett avtal och inte hittar det som om du själv inte gör det. Med smart avtalshantering blir det färre missar, bättre likviditet, trevligare arbetsplatser och bättre samarbeten med partners, leverantörer och kunder.

Läs mer om avtal och avtalshantering

Den här tredje artikeln avslutade artikelserien om vad du behöver tänka på vid avtalsförhandling och avtalsskrivande.

Del ett av artikelserien handlade om vad som händer innan man skriver avtal, hur man hanterar inledande förhandlingar och hur man ska beskriva avtalsföremålet.

Del två av artikelserien handlade om garantier, fel, ansvar, avtalstid, leveranser, dröjsmål, hävning och Force Majeure.

Vill du veta mer om avtal och smart avtalshantering? 
Kontakta QNOVA på 013-465 54 70 eller 
info @ qnova.se.