Hur säker är din avtalshantering?

När man flyttar sin avtalshantering från pärmar på kontoret till filer i molnet uppstår alltid frågor om säkerhet. Vi läser ofta om hur hackare tar sig in överallt och om hur känslig information sprids. Låt oss reda ut begreppen kring datasäkerhet för avtalshantering.

Hur säkert är det med pärmar på kontoret, egentligen …

Det finns förstås även säkerhetsproblem för avtal på papper i pärmar på kontoret. Speciellt i Sverige där vi har ett ganska avslappnat sätt att se på säkerheten på själva kontoret. Besökare har ofta ganska fri access till kontorslokaler, om man jämför med hur det ser ut i andra länder. För att inte tala om hur enkelt anställda, som är på väg bort, kan ta med sig eller kopiera känslig information. Och då har vi inte ens nämnt brand, inbrott, eller annan förstörelse. Kort sagt, papper i pärmar är inte speciellt säkert.

… och hur säker är din avtalshantering i molnet.

Det första du behöver fråga dig är om det finns känslig information i dina avtal och om någon känner till att det finns känslig information. Det finns företag som riskerar stöld av företagshemligheter, kunder och avtal. Det finns företag som riskerar att bli saboterade. Hur ser er riskanalys ut? Hanterar ni känslig information? Är det allmänt känt att ni hanterar känslig information? Om så är fallet är det dags att se över sin datasäkerhet. Det finns också juridiska krav för säkerhetsfrågor för känslig information och IT-upphandlingar.

Hur skapar man säker avtalshantering?

Det finns flera viktiga komponenter för att säkra sin avtalshantering. Säker login med VPN-tunnlar. Säkra lösenord och användar-ID. Säker och frekvent säkerhetskopiering. Sist, men inte minst, uppdateringar och framtidssäkring. Vi har skrivit om data legacy i en annan artikel. Men med ett dedikerat system för avtalshantering är du säker på att inte funktioner eller avtal försvinner i nästa uppdatering. Med smarta behörighetsrättigheter kan du bestämma vem som kan läsa och vem som kan ändra i ett avtal, eller bara en bilaga till ett avtal.

EUs nya krav på överföring av personuppgifter.

EU har fastslagit att Privacy-shield-avtalet mellan EU och USA inte ger ett fullgott skydd för personuppgifter som överförs till USA. Det innebär att du inte längre får ha viktig information som innehåller personuppgifter på servrar som överför information mellan EU och USA. Det påverkar alla stora molnlösningar. I princip har alla stora molnlösningar en backup i USA, för att säkra sin data. Det är inte längre tillåtet. Du behöver helt enkelt flytta din avtalshantering till svenska servrar.

Med QNOVA eAvtal får du en avtalshantering som är säker, snabb och smart. All data och all backup ligger på svenska servrar. Du kan ansluta säkert via VPN, och du har ett snabbt och säkert behörighetssystem. Vilket möjliggör en säker struktur internt kring avtalen. Detta sammantaget ger dig en mycket säker avtalshantering. Betydligt säkrare än papper i en pärm, och betydligt säkrare än de flesta motsvarande system på marknaden.

Vill du veta mer om QNOVA eAvtal eller har du några frågor om avtalshantering?
Kontakta QNOVA på info @ qnova.se.