Har ni missat att säga upp avtalet?

Att säga upp avtalet kan låta enkelt och idag föreställer man sig att de flesta större verksamheter har IT-system till sin hjälp för att bedriva verksamheten. Så är också ofta fallet men faktum är att vi mer än en gång stött på företag som fortfarande använder papper och pärm för att dokumentera viktig information.
Just papper och penna är väldigt vanligt när vi kommer till hantering av Avtal i olika verksamheter. Stora verksamheter har ofta många olika leverantörer. Det kan vara avtal i form av IT-avtal, hyresavtal, anställningsavtal, telefoniavtal mm, men även avtal som handlar om städning, flyttfirmor som hjälper till vid omorganisationer, kaffemaskiner och olika typer av serviceavtal.
Är du chef eller vd på ett företag så kanske du tycker att du har kontroll över dina avtal som finns i dina pärmar för det är en del av ditt dagliga arbete. Men vad händer om du blir sjuk, byter jobb eller av någon annan anledning inte finns tillgänglig när det är dags att omförhandla eller lämna över ett avtal till någon annan som ska ansvara för det? Då finns det många fördelar med att spara sina avtal i ett avtalshanteringssystem.

Spara avtalet digitalt ger många fördelar

I vårt avtalshanteringssystem så finns det en viktig funktion som hjälper dig att spara tid och pengar. Systemet håller koll på samtliga avtalstider och skickar dig en påminnelse när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal. Vi har hört historien förut om kunder som glömt att säga upp att visst avtal och på så viss tvingats betala stora summor pengar för att avtalet förlängts ytterligare ett år. Vissa avtal behöver sägas upp ett antal månader innan det automatiskt förlängs och vad är då bättre än att få en påminnelse om detta via e-post. Påminnelsehanteringen är därför den viktigaste funktionen i systemet och utgör en av huvudargumenten till att lagra avtalet digitalt istället för i pappersform.
Har du väldigt många avtal så hjälper systemet dig att hålla reda på och sortera ut de avtal som närmar sig omförhandling. Du får en helt annan översikt på dina avtal om du väljer att spara dem i ett datasystem. Dessutom skulle jag vilja påstå att det är en större säkerhetsrisk att ha dem i en pärm en digitalt. I vårt Avtalshanteringssystem så kan du ställa behörigheter på vem som har rätt att läsa, ändra och skapa avtal.