Smarta digitala eTjänster för hela företagets dokumentation
Med QNOVA eStyrelse hanterar du styrelsens material och arbete digitalt. Du får ett effektivt arbetssätt och en tydlig överblick över agendor, styrelsemöten och protokoll.
”Det är otroligt bra att slippa fundera på om underlagen inför ett styrelsemöte har aktuell version. Med QNOVA eStyrelse läggs alla förberedande underlag i molntjänsten och jag har tillgång till dem när jag så vill. Det är extra bra när man har styrelseledamöter utomlands. Att sedan kunna gå tillbaka till tidigare styrelseprotokoll är en trygghet i styrelsearbetet.”
Göran Hjelte, kundansvarig för QNOVA eStyrelse
För att alla ledamöter skall kunna vara väl förberedda inför styrelsemötet så att styrelsearbetet kan koncentreras på de viktiga frågorna. Tillgänglighet till förberedande underlag med rätt version och på ett säkert sätt. Tidsbesparingen för det administrativa med digitala underskrifter och lagring när styrelsemöten genomförs digitalt. Säkerheten för känsliga dokument och protokoll och att ingen information behöver skickas som bilagor via mail.
Det finns ett antal funktioner som är avgörande när man väljer lösning för eStyrelse. Hur fungerar styrelsearbetet idag och vad kan vi göra mer effektivt. Du behöver också tänka igenom hur och vem som får arbeta i systemet. Nedan följer en lista med viktiga frågor.
Det är extra viktigt när digitaliseringen växer i företag att det finns en struktur för behörigheter och tillgång till att se och förändra dokument och bilagor. QNOVA eStyrelse ger dig möjlighet att bestämma på alla nivåer hur och vem som skall ha tillgång till och se dokument eller bilagor. Det betyder att tillgängligheten ökar för informationen utan att göra avkall på säkerhet och behörighet.
Det kan tyckas vara en självklarhet, men tyvärr erbjuder inte alla lösningar full säkerhet och sekretess. QNOVA eStyrelse installeras alltid i enskilda miljöer med en krypterad databas. Vår säkerhetslösning förhindrar också att dokument biläggs i e-post utan skickas alltid på länk.
QNOVA eStyrelse gör det möjligt att ha en koncernstruktur med dotterbolags-styrelser. Med behörighets-strukturen konfigureras systemet utifrån din organisationsstruktur. Fler bolag finns i samma system och struktureras efter sättet att arbeta. Det betyder att alla dokument finns samlade och det blir enkelt att snabbt få tillgång till dokumenten.
Beroende på organisation och interna processer kan det skilja mellan vem som är ansvarig för de olika delarna på styrelse agendan. I QNOVA eStyrelse finns möjligheten att varje part lägger upp sina dokument. Det gör det enkelt för styrelsens medlemmar att ta del av materialet i tid och att ansvariga personer lägger upp dokumentationen i tid.
I QNOVA eStyrelse väljer du vilka deadlines som skall registreras och vilka som kommer få påminnelser när väsentliga uppgifter skall vara klara inför styrelsemötet.
I QNOVA eStyrelse finns flera olika möjligheter till digital signering. För varje person som ska signera dokumentet finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet och i vilken ordning signeringen skall ske.
Med QNOVA eStyrelse kan årsredovisningen skrivas under digitalt enligt en förutbestämd signerings-ordning med BankId eller SMS-kod.
Din databas med alla dokument finns tillgängliga när som helst så länge som du har tillgång till internet. Du kan givetvis också underteckna alla dokument vart du än befinner dig.
I QNOVA eStyrelse har du en komplett översikt vem som har tagit emot, öppnat och signerat dokumentet. Det finns också möjlighet att skicka påminnelser till personer som inte har signerat eller öppnat dokumentet. Ett värdefullt sätt för att effektivisera styrelsearbetet.
Utifrån en väldefinierad struktur och QNOVAs erbjudande om kostnadsfri analys konfigureras miljön av QNOVA. Efter genomgång och utbildning kan du börja arbeta i systemet.
Installation och utbildning offereras som en fast kostnad därefter debiteras du en fast abonnemangskostnad varje månad.
Avtalet tecknas på 12 månader med en uppsägningstid om 3 månader.
Som styrelseordförande hjälper eStyrelse dig med:
– Bättre förberedelser i god tid med uppdaterat material.
– Mer koncentration på prioriterade frågor och beslut.
– Mindre risk för att sekretessbelagd information kommer i fel händer.
– Tillgång till aktuellt och historiskt material när jag vill.
– Mindre administration i samband med planering och uppföljning av styrelsearbetet.
– Lättare att rekrytera nya styrelseledamöter.
– Beslutade deadlines i färdig struktur som ledningen har att följa varje år.
– Minskad personlig risk genom god insyn och inbyggd säkerhet.
Som styrelseledamot hjälper eStyrelse dig med:
– Bättre förberedelser i god tid med uppdaterat material.
– Mer koncentration på prioriterade frågor och beslut.
– Mindre risk för att sekretessbelagd information kommer i fel händer.
– Tillgång till aktuellt och historiskt material när jag vill.
– Minskad personlig risk genom god insyn och inbyggd säkerhet.
Som företagsmäklare/revisor/advokat hjälper eStyrelse dig med:
– Underlättar och säkrar Due Diligence processen.
– Kontroll på att alla dokument och protokoll är påskrivna och juridiskt bindande.
– Minskar risken för framtida tvister.
Som ekonomichef/controller hjälper eStyrelse dig med:
– Underlättar det förberedande arbetet inför styrelsemöte.
– Samlad kontroll på deadlines inför styrelsemöte.
– Kontroll på att alla dokument och protokoll är underskrivna och juridiskt bindande.
– Tillgängligt när som helst.
Som VD hjälper eStyrelse dig med:
– Underlättar det förberedande arbetet inför styrelsemöte.
– Samlad kontroll på deadlines inför styrelsemöte.
– Kontroll på att alla dokument och protokoll är underskrivna och juridiskt bindande.
– Tillgängligt när som helst.
– Minskad personlig risk genom god insyn och inbyggd säkerhet.
