”QNOVAs eProcess har varit oerhört värdefullt i samband med Corona-krisen. Vi har på ett professionellt sätt kunnat hantera alla korttidspermitteringar på väldigt kort tid.”
Finanschef
QNova eProcess™
– skapa digitala arbetsflöden som passar ditt företag.
Med QNOVA eProcess digitaliseras arbetsflöden efter ditt företags arbetssätt. Du kan enkelt konfigurera och förändra dina arbetsflöden online i takt med att förändringar sker.
”Jag upplever att våra kunder snabbt inser värdet av att börja digitalisera sina arbetsflöden. Massor av tid i en organisation sparas samtidigt som vår eProcess skapar förutsättningar för att kunna rätta till grundproblemen i ett arbetsflöde likt ’Toyota Way’.”
Martin Hjelte, kundansvarig för QNOVA eProcess
Vad ska jag tänka på när jag väljer lösning för eProcess?
Det finns ett antal väsentliga frågor som är avgörande i valet av lösning för eProcess. Du behöver först tänka igenom hur du dina arbetsflöden fungerar idag och hur du vill att de skall fungera i framtiden. Och vilka funktioner du behöver. Självklart är det också viktigt att tänka nytt och undvika ”cementering” av icke fungerande arbetsflöden. Nedan följer en lista med viktiga frågor.
Vilka arbetsflöden skall prioriteras?
QNOVA eProcess är uppbyggd på så kallad ”low code” vilket innebär att alla flöden konfigureras och att ingen programmering är nödvändig. Det innebär att det går att skapa lösningar för alla typer av arbetsflöden och integrera flöden med exempelvis QNOVA eSignering. Populära lösningar med QNOVA eProcess hittar vi bland annat hos HR avdelningar där onboarding-processen har mycket att vinna genom QNOVA eProcess. Att säkerheten från början har stöd för GDPR och ett väl utvecklat behörighetssystem är naturligtvis en förutsättning.
Finns det stöd för så kallade underflöden?
Det är fullt möjligt att bygga strukturen genom att definiera underflöden som har en egen process och kopplas till huvudflödet. Vid användning av underflöden definieras om underprocessen ska avslutas eller ej innan du kan ta ärendet vidare.
Vill du kunna styra dina avvikelse-rutiner?
Genom att definiera varje flödessteg och bestämma vilka fält som skall vara med, textfält, datumfält, beräknande fält etc och i vilken ordning de skall komma styrs avvikelserutinen på ett effektivt sätt.
Hur vill du att din rapportering skall fungera?
QNOVA eProcess förser dig med statistik i form av diagram och listor i realtid. Du kan med enkelhet anpassa urvalet av information som du vill få presenterad. Du kan även exportera ut all information till Excel med hjälp av export-mallar som går att återanvända för återkommande statistik.
Hur vill du lägga upp dina deadlines och automatiska påminnelser?
Genom att beskriva vilka olika deadlines du har i processen kan du korta ner ledtiderna på ett effektivt sätt. Systemet håller kontroll på dina deadlines och skickar automatiskt ut påminnelser när det är dags att agera. Missar du en deadline så påminner systemet även om detta. Ansvarig ställer in hur lång tid ”Ansvarig” ska ha på sig att agera inom varje flödessteg.
Vill du kunna välja mellan olika autentiserings-lösningar?
Autentisering är hur en person bekräftar den digitala signeringen. Vi har byggt in flera olika möjligheter i QNOVA eProcess till autentisering i QNOVA eSignering. För varje person som ska signera avtalet eller dokumenten finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet.
Behöver IT avdelningen involveras?
Genom att QNOVA eProcess är en säker molntjänst så påverkas inte behovet av ny infrastruktur, brandväggar etc då allt ingår i molntjänsten. Om du vill ha ett login så är det möjligt att integrera QNOVA eProcess med företagets AD. Viktigt att gå igenom med IT-avdelningen alla frågor som berör säkerhet, inloggning mm.
Vill du att hela organisationen skall ha tillgång till dokument hemifrån, eller från mobilen?
Ditt arbetsflöde finns alltid tillgängligt. Registrera ditt ärende via mobilen eller surfplattan. Använd kameran och förtydliga ärendet med bilder. Du har samtidigt en bra översikt över dina tilldelade ärenden.
Behöver du kommunicera en reklamation med extern part?
Med QNOVA eProcess kan du hantera en extern kommunikation med tredje part. Inkommande reklamationer blir då enkelt att hantera och all historik lagras i QNOVA.
Vill du lägga till bilagor i arbetsflödet?
Till varje flödessteg i processen finns det möjlighet att bifoga filer. Vid exempelvis en reklamation så kan en användare bifoga bilder, komplettera med text och därefter registrera ärendet.
Vill du att din lösning ska fungera med andra affärssystem och ekonomiprogram?
QNOVA eProcess går att integrera med andra system. Du kan ta emot eller skicka information direkt in i din fakturering, bokföring, lönehantering eller affärssystem. En effektiv lösning om du vill koppla ihop lönesystemet med en on/off boarding lösning.
Vill du veta hur det går till?
Utifrån en väldefinierad struktur och QNOVAs erbjudande om en kostnadsfri analys konfigureras miljön av QNOVA. Efter genomgång och utbildning kan du börja arbeta i systemet.
Vill du veta kostnaden?
Installation och utbildning offereras som en fast kostnad därefter debiteras du en fast abonnemangskostnad varje månad.
Hur ser bindningstiden ut?
Avtalet tecknas på 12 månader med en uppsägningstid om 3 månader.
Vad kan QNOVA eProcess betyda för dig som arbetar med:
Som säljare/säljchef hjälper eProcess dig med:
– En strukturerad offert-process ger mer tid till analys.
– Säkrare offert-process ger ökad lönsamhet vid affär.
– Uppföljning av reklamationer ger förutsättningar för mer affärer.
Som HR hjälper eProcess dig med:
– Mallar för anställningsavtal och anställningsbevis för snabb hantering.
– En digitaliserad onboarding process effektiv för alla inblandade.
– Stärker varumärket genom att inget faller mellan stolarna vid en anställning.
– Kontroll på att alla avtal är påskrivna.
– Integration till lönesystemet för automatisk uppläggning.
– Uppföljning av personalnöjdhet.
– Enkelt att hantera ledighetsansökningar och permitteringar.
Som IT hjälper eProcess dig med:
– Kontroll på rekvisitioner och beställningar.
– Uppföljning användarnöjdhet.
– Hantering av supportärenden.
Som ekonomiansvarig/controller eller om du sitter i ledningen hjälper eProcess dig med:
– Effektiv uppföljning och kontroll vid månads- och årsbokslut.
– Analys av avvikelser och kostnader som uppstår.
– Bättre och säkrare arbetsflöde för investeringar.
– Hantering av alla typer av rekvisitioner
– Integrerat med ekonomisystem för ytterligare automatiserade rutiner.
– Revisionsarbete.
Som inköpare/inköpschef hjälper eProcess dig med:
– Kontroll på arbetsflödet för inköpsanmodan.
– Uppföljning av leverantörsavtal med stora avvikelser.
– Effektivare beställningsrutin.
Som hållbarhets- och miljöansvarig hjälper eProcess dig med:
– Process för olycksfallsrapportering.
Skyddsronds-arbete och tillbudsrapportering kopplat till arbetsmiljövillkor.
Brandskyddsarbete i enlighet med lagstiftning.
Uppföljning av miljöskyddsarbete och hållbarhetspolicy.
Kombinera eProcess med våra andra tjänster
Läs vad våra kunder tycker om QNOVA eProcess:
”Vill du veta hur vi har hjälpt andra företag med deras processer?” / Martin Hjelte