Smarta digitala eTjänster för hela företagets dokumentation
Med QNOVA eFöretag samlar du alla bolagets dokument löpande i en färdig struktur. Du kan enkelt hitta och visa alla väsentliga dokument vid företagsbesiktning (due diligence) eller revision.
”Om jag hade haft QNOVA eFöretag i samband med de företagsaffärer jag varit med om hade jag kunnat ägna massor mer av tid till förhandling och analys. Och som en imponerad revisor uttryckte det, med eFöretag är ju ’Bruden dressad alla dagar i veckan. Tänk att kunna öka värdet på aktierna i bolaget utan några större ansträngningar’.”
Göran Hjelte, kundansvarig för QNOVA eFöretag
Att kunna kombinera ordning och reda i vardagen och samtidigt vara väl förberedd när det är tid för ägarförändringar och skapa ett större värde på företaget.
Det finns ett antal funktioner som är avgörande när man väljer lösning för eFöretag. Du behöver först tänka igenom hur och vem som skall arbeta i systemet. Självklart är det också viktigt att se till att bolags-dokumenten som skall scannas in i systemet är original-dokument. Nedan följer en lista med viktiga frågor.
Det är extra viktigt när digitaliseringen växer i företag att det finns en struktur för behörigheter och tillgång till att se och förändra dokument och bilagor. QNOVA eFöretag ger dig möjlighet att bestämma på alla nivåer hur och vem som skall ha tillgång till och se dokument eller bilagor. Det betyder att tillgängligheten ökar för informationen i avtalen utan att göra avkall på säkerhet och behörighet.
QNOVA eFöretag gör det möjligt för dig att tänka både centralt och lokalt. Med behörighetsstrukturen konfigureras systemet utifrån din organisationsstruktur. Fler bolag kan finnas i samma system och struktureras efter sättet att arbeta. Det betyder att alla dokument finns samlade och det blir enkelt att snabbt få tillgång till dokumenten. Det gäller särskilt dokument som kräver en löpande uppdatering.
Genom att QNOVA eFöretag konfigureras utan programmering finns det väl utbyggda funktioner för analys. Fundera igenom vilken typ av information som kan behöva analyseras nu och i framtiden och lägg in grundinformationen. Resten sköter systemet. Och behöver du exportera information till excel eller annat system så är det inga problem.
I QNOVA eFöretag väljer du vilka deadlines som skall registreras och vilka som kommer få påminnelser när väsentliga dokument är på väg att löpa ut.
Lägg in aktiviteter som ska ske regelbundet varje år för att låta det digitala tänka åt dig och påminna när tiden är inne för en kontroll, besiktning eller annan aktivitet.
I QNOVA eFöretag finns flera olika möjligheter till digital signering. För varje person som ska signera dokumentet finns det tre val. Det kan ske via BankID (Mobilt BankID), SMS-kod och en digital underskrift. Du väljer alltid utifrån dina behov på säkerhet.
QNOVA eFöretag kan integreras med ditt befintliga AD, så att du använder samma login för flera system. Enkelhet och smidighet ökar affärsnyttan.
Din databas med alla dokument finns tillgängliga när som helst så länge som du har tillgång till internet. Du kan givetvis också underteckna alla avtal vart du än befinner dig. I samband med företagsbesiktning eller s.k Due Diligence så läggs behörigheter upp för de externa som skall göra besiktningen. Det är en stor tidsbesparing samtidigt som databasen kan fungera i de vardagliga rutinerna.
I QNOVA eFöretag kan du skapa eller köpa färdiga mallar som är juridiskt korrekta och anpassade till ditt företags identitet. Du kan också sätta behörighet på mallarna så att endast de personer eller funktioner med rätt behörighet kan se mallarna och skapa nya avtal.
Utifrån en väldefinierad struktur som följer de facto standarden för en företagsbesiktning konfigureras miljön av QNOVA. Efter genomgång och utbildning kan du börja arbeta i systemet.
Installation och utbildning offereras som en fast kostnad därefter debiteras du en fast abonnemangskostnad varje månad.
Avtalet tecknas på 12 månader med en uppsägningstid om 3 månader.
Som säljare av ett företag hjälper eFöretag dig med:
– Högre pris på aktierna.
– Mer koncentration på väsentliga delar i affärens genomförande.
– Snabbare process för att minska störningar i företagets organisation.
– Inget ogjort arbete om affären inte går i lås.
Som köpare av ett företag hjälper eFöretag dig med:
– En färdig struktur som är tillgänglig samma dag som köpeavtalet skrivs på.
– Analys av data i dokument och kontroll på deadlines.
– Samlad kontroll på alla dokument underlättar Due Diligence processen.
– Förhindrar att dokument sparas i inkorgen på e-posten när någon slutar.
Som företagsmäklare/revisor/advokat hjälper eFöretag dig med:
– Underlättar och säkrar Due Diligence processen.
– Hjälp i förhandlingen av transaktionen.
– Kontroll på att alla avtal är påskrivna.
– Högre pris på bolaget.
– Trovärdighet för framtida transaktioner.
– Minskar risken för framtida tvister kring transaktionen.
Som ekonomichef/controller hjälper eFöretag dig med:
– Underlättar arbetet med Due Diligence processen.
– Mer tid för analysarbete.
– Samlad kontroll på både statiska och dokument som har deadlines.
– Kontroll på att alla avtal är underskrivna och juridiskt bindande.
– Tillgängligt när som helst.
Som bolagsjurist hjälper eFöretag dig med:
– Säkerställa att alla avtal är juridiskt bindande.
– Säkrare och effektivare med direkt tillgång online till alla företagets dokument.
– Förberedande arbete underlättas genom att alla dokument finns samlade.
Som VD hjälper eFöretag dig med:
– Kontroll på alla dokument minskar risken för framtida ansvarsfrågor.
– Tillgång till alla dokument när som helst.
– Fördel i förhandlingen vid ett ägarskifte.
Som hållbarhets- och miljöansvarig hjälper eFöretag dig med:
– Samlad kontroll på certifikat och andra väsentliga dokument.
– Påminnelser för dokument som skall revideras och uppdateras.
– Inget behov av att skriva ut dokument.
”Vill du få goda råd och erfarenheter inför en kommande bolagsförsäljning?” / Göran Hjelte
