Checklista vid nyanställning

QNOVA eProcess hjälper till med checklista vid nyanställning. Normalt sett är det en hel del rutiner som behöver följas vid en nyanställning. Det kan handla om materiella saker men även information som behöver förankras för att den nyanställde ska komma igång med sitt arbete.

Saker att tänka på före anställningen

Givetvis så handlar det om olika saker eller rutiner beroende på vilket företag det gäller. Här kommer vi ge ett exempel på hur det skulle kunna se ut.
Fundera på vad som behöver vara klart innan den nyanställda personen börjar sin anställning. Vad behöver personen ha för saker på plats första arbetsdagen för att komma igång så snabbt som möjligt? Det är lätt att man tex missar att göra en beställning eller bokning vilket gör att den anställde blir sysslolös under en period. Därför är det viktigt att tänka igenom de steg som ska vara klart innan anställningen påbörjas och göra en checklista för dessa. Om vi tar ett kontorsjobb så kan vi tänka oss att följande saker behöver vara på sin plats.

  • Arbetsplats (Skrivbord, Kontorsstol)
  • Hårdvara (PC, Tangentbord, Skärm, Mus, Musmatta)
  • Mjukvara (Program, Användarnamn, Lösenord)
  • Telefon (Telefon och abonnemang)
  • Nycklar
  • Passerkort
  • Datorväska
  • Löneadministration

Det här är bara några saker som vi direkt kommer att tänka på. Utöver dessa praktiska saker så tillkommer förmodligen interna utbildningar och informationsmöten vid påbörjad anställning.

Saker att tänka på vid påbörjad anställning

När den nyanställde påbörjar sin anställning så behöver den säkerligen få information om rutiner och utbildning inom interna system. Då kan det på förhand vara bra att ha en plan klar för sig så att den nyanställde kommer igång så snabbt som möjligt. Gör därför en checklista interna och eventuellt externa utbildningar som behöver tillgodoses. Det kan bli en rätt lång lista och för att få en bra återkoppling så är det så klart smidigt att ha det i digital form. Man skulle kunna göra en checklista i excel och bocka av saker efterhand vartefter den nyanställde genomfört sina moment. Oavsett om man är ett stort eller litet företag så blir det inte så kontrollerat om man har det i en lokal excelfil på sin egen dator. Vårt ärendehanteringssystem är därför väldigt smidigt där man själv kan välja hur man vill att sina rutiner ska se ut vid en nyanställning. Bland annat kan man:

  • Skapa sina egna checklistor
  • Sätta slutdatum för när något ska vara klart
  • Ange vem som ansvarar för varje punkt på checklistan
  • Få återkoppling via mail när man har en åtgärd att utföra
  • Få återkoppling via mail om att en punkt på checklistan blivit utförd

Hela tiden håller systemet automatiskt reda på slutdatum och skickar ut påminnelser ifall något inte är genomfört eller återkopplat inom en viss tid. På det här viset får man en väldigt bra kontroll på sina rutiner vid nyanställning.

Vad händer om en person slutar?

Samma sak här. Förmodligen är det fler steg som behöver gås igenom. Saker behöver lämnas tillbaka (Nycklar, Passerkort) och överlämning av arbetsuppgifter behöver kanske ske.