Vår ärendehantering har blivit snyggare, enklare och effektivare. Vi har gjort stora förbättringar i både gränssnitt och funktion för att kunna möta kraven från olika typer av verksamheter.

Tidigare har vi skrivit om framtidens Avtalshantering och nu har vi även låtit Workflow ta steget in i finrummet. Vi förklarar vidare varför vi är så nöjda med vår nya ärendehantering.

Rapportmallarna utgör fortfarande navet

Systemet hanterar precis som förut ett obegränsat antal rapportflöden. Tillkommer det andra processer efter hand som är i behov av ett systemstöd för ärendehantering så skapar man upp en ny rapportmall för det ändamålet. I rapportmallen anger man antal flödessteg och vilken fältbärande information som  ärendet ska innehålla. Bestäm vem som ansvarar för varje processteg och vem som ska ha rätt att skapa och läsa ärenden av en viss typ.

Bättre översikt

I vår nya ärendehantering har vi arbetat fram en helt ny startsida där du som användare utgår från en ”Dashboard”. Här får du en översikt över de ärenden som du ansvarar för, de som är försenade och de du ska agera på. Diagrammen har klickbara staplar där du snabbt kan hitta vilka ärenden som är av vikt en viss månad. Det gör att du arbetar snabbare men samtidigt också kan planera ditt arbete genom att få en förståelse för vad som ligger i röret. Informationen i ärendehanteringen presenteras olika beroende på vilken enhet som du arbetar med och fungerar i alla typer av webbläsare.

Workflow översikt

Ärendehantering i mobilen har aldrig varit enklare

När du arbetar ute på fältet och upptäcker ett fel på en maskin. Ta upp din mobiltelefon, ta ett kort och skicka in ditt ärende.

Att arbeta med mobilen passar förmodligen inte alla typer av flöden men speciellt intressant är det i samband med rapportering av avvikelser och reklamationer. Det finns så många som är i behov av att enkelt kunna reklamera ett fel eller rapportera avvikelser när man inte är på kontoret.

Att kunna bifoga bilder i ärendet ökar förståelsen för den som ska utreda och lösa problemet. Den gamla klyschan om att en bild säger mer än 1000 ord stämmer väldigt bra när det gäller avvikelser och reklamationer. Den som upptäcker felet ska med enkelhet kunna rapportera in det.  Sen kan utredningen och åtgärderna av ärendet göras via en PC på kontoret. På samma sätt som du rapporterar in ärenden av en viss typ så kan du med enkelhet följa och agera på dina ärenden via telefonen. Det gör att ledtiderna kortas och arbetet effektiviseras.

wf-iphone-multiple-2

Specifik dokumentation för varje flödessteg

För att ärendehanteringen ska upplevas smidig så har vi utvecklat ny funktionalitet för hur man arbetar med bilagor. Dels enkelheten med att bifoga bilder via telefonen som vi nämnt ovan men också att man under ärendets gång kan komplettera och knyta bilagor till varje flödessteg. För att få bättre kontroll så går det också att bestämma vem som har rätt att se en bifogad instruktion eller ritning.

Kostnadseffektiv lösning

Att bygga om system för att de ska passa företagets processer kostar i många fall mycket pengar. För att vara konkurrenskraftig krävs att man kan hantera snabba förändringar både i organisationen och i systemstödet.
Vi ser vår ärendehantering som ett standardsystem men som även är anpassningsbart utan att man behöver ändra i programkoden. Som Administratör kan du lägga till eller ta bort flödessteg, fält och behörigheter under hela tiden som er organisation utvecklas.

Flexibiliteten, tekniken, enkelheten och mognaden i vår ärendehantering gör produkten till en kostnadseffektiv lösning som ligger helt rätt i tiden.