Instruktioner
Policies
Rutiner
Personalhandböcker
Manualer
Visualisering av processer

Dashboard och översikt

Handböcker och innehåll

Instruktioner & manualer

Skapa dokument

Kvalitet är ett av de starkaste konkurrensmedlen hos alla företag. När olika processer i ett företag ska göras mer effektiva är det viktigt att ledning och medarbetare har möjlighet att arbeta enligt samma kvalitetsnormer. Bra dokumentation är viktigt, att den blir läst är ännu viktigare.


Ordning och reda leder till ökad lönsamhet

QNova Dokumenthantering hanterar samtliga steg i det dokumentflöde som skapas i företaget eller organisationen och ger alla berörda tillgång till rätt version av rätt dokument vid rätt tillfälle. Systemet ger förutsättningar för en optimal kvalitetsstyrning av verksamheten – på alla nivåer. Det ger stöd för alla tänkbara typer av dokumentation – från kvalitets-, miljö-, ekonomi- och personalhandböcker till integrerade ledningssystem. Företagets policys i olika frågor, instruktioner, rutiner och beskrivningar.

Lätt att hitta rätt

I QNova Dokumenthantering finns en integrerad Portal där man med hjälp av bilder, till exempel processkartor, flödesbilder eller andra bilder kan klicka sig fram till ett önskat dokument. Man kan rita egna bilder i portalverktyget eller importera bilder från andra källor. Portalen är ett intuitivt och överskådligt sätt att snabbt hitta rätt i stora informationsmängder!

Med tydlig struktur

Dokumenten skapas, ändras och lagras på ett effektivt sätt. De kan skickas runt i organisationen på remiss och för granskning. Den som är dokumentägare fastställer och ansvarar för den slutgiltiga versionen. Ett fastställt dokument publiceras automatiskt och blir därmed tillgängligt för alla behöriga. Nya utgåvor ersätter automatiskt tidigare – som arkiveras.

Vi hjälper er

Vi har många års erfarenhet av att implementera Dokumenthantering hos våra kunder. Vi arbetar med förstudier, workshops och utbildningar för att skapa en trygg och säker väg fram till driftsättning.

Funktioner

Bygg ditt eget gränssnitt med QNovas Portal. Portalen är ett webbaserat gränssnitt för att göra det enkelt hitta rätt dokument. Gränssnittet består av bilder producerade med hjälp av det integrerade ritverktyget eller skapade med något annat program.
Det kan handla om Processkartor, flödesbilder eller andra bilder.
Bilderna knyts ihop i en valfri struktur med hjälp av länkar. På dessa bilder kan sedan länkar till dokument skapas. Länkar till enskilda dokument eller listor av dokument inom det område länken leder till. Portalen är även integrerad med QNova Workflow och QNova Avtalshantering.

Läs mer om QNova Portal.

QNova Dokumenthantering har ett flexibelt dokumentflöde som kan anpassas efter omständigheterna. Framtagare och minst en Fastställare måste alltid finnas eftersom någon måste skapa dokument och någon måste godkänna dem. Det är det enklaste dokumentflödet.

Om man så önskar kan man dessutom använda sig av Remissförfarande och/eller granskning för att få ytterligare kontroll över dokumenten. Dokumentflödet kan också konfigureras för att hindra att den som skriver dokument kan granska eller fastställa sina egna dokument, ett krav i vissa standards. Dessa inställningar kan givetvis varieras i olika delar av dokumentationen.
QNova Dokumenthantering kommunicerar med användarna genom mail i olika situationer. Exempel på sådana situationer är:

  • Till Framtagaren av ett dokument när det är dags att revidera dokumentet.
  • Till Remisspersoner som får dokument på remiss
  • Till Fastställare när ett dokument skall godkännas
  • Till Granskare när ett dokument skall granskas
  • Till Intressegrupper när nya utgåvor av dokument fastställs

Alla mail innehåller en länk till dokumentet som är föremål för någon åtgärd. Mottagaren kan på så sätt enkelt öppna dokumentet i fråga. Hur och i vilka sammanhang mail skall skickas kan konfigureras av behörig användare. Dessa inställningar kan varieras i olika delar av dokumentationen.

Teknisk plattform

Vi tillhandahåller QNova Dokumenthantering via något av följande alternativ:

Alt 1. Dedikerad server via QNova Live

För er som behöver integration mot t.ex Active Directory för single sign-on eller integration mot befintligt affärssystem.

Alt 2. Egen infrastruktur

 

Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta rätt lösning för just ert företag.

Senaste från bloggen