DOKUMENTHANTERING


Kvalitet är ett av de starkaste konkurrensmedlen hos alla företag. Bra dokumentation är viktigt, att den blir läst är ännu viktigare. QNova Dokumenthantering stödjer samtliga steg när dokument och information ska skapas och ger alla berörda tillgång till rätt version av rätt dokument vid rätt tillfälle. Systemet underlättar och ger stöd för en optimal kvalitetsstyrning av verksamheten – på alla nivåer. Systemet hanterar alla tänkbara typer av dokumentation – från kvalitets-, miljö-, ekonomi- och personaldokument till policys, instruktioner, rutiner och beskrivningar.
QNova Dokumenthantering ger er det systemstöd som krävs för att genomgå och / eller upprätthålla någon av certifieringarna inom ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000, ISO 14001 eller någon av de andra standarderna.
Dokumenthantering tillsammans med QNova Workflow ger er ett komplett ledningssystem.

Hitta rätt i stora informationsmängder

Med ett strukturerat sätt att lagra dokument blir det lätt att hitta den information man letar efter.

Synliggör rutiner och processer

Alla anställda ska enkelt kunna hitta det som berör just deras tjänst eller anvarsområde. Alla anställda ska enkelt kunna ta del av verksamhetens olika rutiner och processer.

Kontroll på framtagningen

Genom att hela verksamheten kan vara delaktig i framtagningen av informationen så skapas kvalitativ dokumentation

Alla dokument på ett ställe

Genom att ha en gemensam lagringsplats för all dokumentation kommer ni alltid att veta vilken information som gäller.

ANVÄNDNINGSOMRÅDEN

  • Miljöhandbok enligt ISO 14001

    Miljöledningssystemet hjälper er att stärka personalens kompetens och miljömedvetenhet kring olika miljöaspekter. Systemet hjälper dig att förbättra och underhålla dina processer som till exempel att veta vilka risker som kan finnas, att följa de miljöregler som finns och att arbeta långsiktigt mot de uppsatta miljömålen.

  • Kvalitetshandbok enligt ISO 9001

    Kvalitetsmanualen ligger till grund för företagets kvalitetsarbete för att uppfylla ISO 9001:2015 och ska ge direktiv och vägledning för hur de anställda ska sköta och utföra sina arbetsuppgifter.

  • Personalhandbok

    Att upprätta en personalhandbok är en en viktig del av arbetet med att dokumentera verksamheten. Personalhandbokens innehåll kan vara aktuella policys och riktlinjer. Den ska ge svar på de vanligaste frågorna som personalen har. Gör personalhandboken lätttillgänglig så behöver inte samma frågor besvaras gång på gång.

  • Instruktioner och manualer

    Att dokumentera hur man ska gå tillväga i olika arbetsmoment, minskar risker och höjer både säkeheten och kvaliten. En självklarthet är att instruktioner, manualer, tabeller är lätt att hitta och att den rutin man utgår från alltid är den senaste utgåvan.

QNOVA DOKUMENTHANTERING I BILDER

FULL KONTROLL ÖVER DOKUMENTATIONEN

För att uppnå kvalitativ dokumentation och för att leva upp till ISO kraven krävs att dokumentationen är lättläst, lätt att hitta och att verksamheten har kännedom om dess existens. Genom att hela verksamheten kan vara delaktig i framtagningen av informationen så skapas kvalitativ dokumentation och företagets mål och krav kan tydliggöras och synliggöras.

  • Alltid senaste utgåvan tillgänglig

    Ett fastställt dokument publiceras automatiskt och blir därmed tillgängligt för verksamheten. Endast den utgåvan som är den gällande finns tillgänglig att läsa. Den tidigare utgåvan arkiveras. Inga oklarheter vilket dokument som gäller.

  • Enkla dokumentstrukturer

    Gör det enkelt för läsarna att hitta rätt dokument genom att skapa dokumentstrukturer som är sökbara, lätta att förstå och lätta att hitta i.

  • Användare och rättigheter

    Ni bestämmer själva vem som får skapa och läsa dokument. Man kan man enkelt begränsa och / eller lägga till egna behörigheter.

  • Tydliggör med text, bilder och film

    Använd text, bilder och film för att tydligöra instruktioner, rutiner och processer.
    Med lättförståerliga instruktioner och rutiner kan arbetet bli mer effektivt och utföras med högre kvalitet.

  • Strukturerad framtagning

    Med funktioner för remiss, granskning och fastställande blir framtagningen av dokument både kontrollerad och publicerad med kvalitativt innehåll.

  • Alltid senaste utgåvan tillgänglig

    Genom att dokumentera på ett strukturerat sätt vet man alltid att det dokument man läser är den senaste utgåvan.

  • Enkel dokumentredigering

    QNova Dokumenthantering har flera olika möjligheter att redigera dokument. Det går att redigera dokument direkt i MS Office, en miljö som de allra flesta är bekanta med.

FULL KONTROLL ÖVER FRAMTAGNINGEN

QNova Dokumenthantering har ett flexibelt dokumentflöde som kan anpassas efter verksamhetens behov.
För att få ytterligare kontroll över dokumenten kan man använda sig av remissförfarande och granskning.
Vilka personer som svarar på remisser, granskar och slutligen godkänner dokumenten bestäms per handbok.

null

BEARBETNING

Här finns alla dina dokument som du arbetar med.

null

REMISS

Skicka på dokument på remiss för att inhämta kommentarer och synpunkter från remissgruppen.

null

GRANSKNING

Få en bra överblick för vilka dokument som ligger under granskning.

null

ATT FASTSTÄLLA

Dokumentet fastställs innan det blir tillgängligt för alla i verksamheten.

null

FASTSTÄLLDA DOKUMENT

Alla godkända / fastställda dokument är tillgängliga för verksamheten.

null

ARKIV

När en ny utgåva fastställs hamnar den tidigare utgåvan i arkivet.

FÖR MUSPEKAREN ÖVER BOXARNA FÖR ATT LÄSA MER

SYNLIGGÖR ERA PROCESSER

Navigering via grafiska bilder är ett intuitivt sätt att hitta rätt bland stora informationsmängder. Det ger användarna ett enkelt gränssnitt för att hitta de dokument som behövs det dagliga arbetet.
Med Portalen finns möjlighet att navigera och hitta/söka dokument via exempelvis processer, organisationsscheman eller andra strukturer.

Med det integrerade ritverktyget finns möjlighet att visualisera företagets processer och knyta dokument till exempelvis huvud- eller underprocesser. Skapa t.ex. säljprocessesen eller inköpsprocessen och koppla de dokument som är relevanta för just den processen.

Bilder kan skapas med ritverktyget, men man kan också använda tredjepartsprogram för att rita bilder och sedan importera dessa in i ritverktyget. Bilderna kan enkelt anpassas efter företagets grafiska profil.
Man kan man enkelt skapa länkar till dokument, externa sidor, bilder eller till underprocesser.

Koppla dokument till processer i verksamheten

FILMER

Dashboard och översikt

Handböcker och innehåll

Instruktioner och manualer

Skapa dokument med mallar

MER INFORMATION OM DOKUMENTHANTERING

FRÅGOR OM DOKUMENTHANTERING

Efter att ha läst om QNova Dokumenthantering har ni säkert flera frågor om tillvägagångssätt vid implementering, priser eller kanske frågor om specifika funktioner.

DEMO AV DOKUMENTHANTERING

Boka en kort demo så guidar vi er genom funktionerna och möjligheterna i QNova Dokumenthantering.