Är du den person som ansvarar för avtalen på ditt företag? I så fall vet du att avtalen mot olika hyresvärdar, leverantörer, personal eller kunder kan se väldigt olika ut.

QNovas avtalshantering bygger på färdiga mallar

I vårt system sätter du upp ett antal olika avtalsmallar som täcker behovet av de avtalsvarianter som förekommer i ditt företag. Det finns ingen begränsning i systemet utan man kan ha hur många avtalsmallar som helst. Kommer du på nya avtalstyper så lägger man till en ny mall och skapar sina avtal utifrån den. Mallarna kan tex vara indelade i Kundavtal, Hyresavtal, Anställningsavtal, Leverantörsavtal, Leasingavtal eller Telefoniavtal.

För varje avtal som man tecknar så sträcker de sig över en viss period. Vår erfarenhet och nära samarbete med våra befintliga kunder har hjälpt oss att ta fram tre stycken olika varianter av avtalsperioder som är vanligt förekommande. När man tecknar ett nytt avtal så ser vi att avtalet kommer att kunna gälla någon av avtalsperioderna tidsbegränsat, tillsvidare eller tidsbegränsat med automatisk förnyelse.

Tidsbegränsat – Den här avtalsperioden har ett fast startdatum och slutdatum. Man har möjlighet att sätta en uppsägningstid för hur länge avtalet ska vara giltigt om det sägs upp i förtid.

Tillsvidare – Den här avtalsperioden har inget slutdatum från början. Det förutsätts gälla löpande tills det sägs upp. Det finns emellertid en uppsägningstid om avtalet sägs upp och då kommer det att gälla uppsägningstiden ut från uppsägningsdatum. Exempel på den här typen av avtal kan vara Anställningsavtal.

Tidsbegränsat med automatisk förnyelse (Avtalen som kan bli dyra)

Denna avtalsperiod innebär att avtalet har en ursprunglig period. Den kan sedan förlängas med en ny period och så vidare. Denna förnyelseperiod kan ha annan längd och uppsägningstid än den första avtalsperioden. Uppsägningstid avser här hur lång tid innan giltighetsperioden är slut och när man senast kan säga upp avtalet. Om man inte säger upp avtalet innan denna tidpunkt, förlängs avtalet automatiskt med ytterligare en period.

Det här är den absolut svåraste avtalsperioden att få kontroll på i ett företag. Om du t.ex har dina avtal i pärmar är det viktigt att du själv har god kännedom om hur ditt företags avtal ser ut och fortlöper. Många avtalsansvariga menar att de har väldigt god kännedom om de avtal de ansvarar för men vad händer om de av någon anledning slutar på företaget? Visst kan det ske en överlämning av alla avtal muntligt men tänk vad det skulle underlätta att bara behöva lämna över ansvaret via ett system som sköter kontrollen åt dig! Ett system som skickar påminnelser till dig när det är dags att omförhandla ett avtal.

Det är just avtalet med avtalsperioden tidsbegränsat med automatisk förnyelse som kan hjälpa dig att spara pengar. I organisationer som hanterar 1000-tals avtal så är det förmodligen en hel del avtal som bara löper på och förlängs automatiskt utan att någon har nytta av dem. Dessa avtal kan bli väldigt kostsamma för företaget. Tänk om företaget expanderar och behöver byta kontorslokaler för att man har vuxit ur de gamla. I det fallet är det inte roligt att sitta på ett hyreskontrakt som sträcker sig ytterligare 3 år för att man missat att säga upp avtalet.

Avtal som kostar

I vårt avtalshanteringssystem kan du enkelt ange vilken uppsägningstid och förlängningstid avtalet ska ha. Därefter ställer du in vilken typ av påminnelse du vill få för just det här avtalet. Görs ingen inställning för påminnelser så utgår systemet från den inställning som är gjord i mallen.

Såhär kan en tidsaxel för ett avtal som har avtalsperioden ”Tidsbegränsat med automatisk förnyelse” se ut.

Tidsbegränsat med automatisk förnyelse översikt

”Påminnelse skickas” är den dag då ansvarig får ett meddelande om att det är dags att agera.

Med vårt system får du dessutom en väldigt bra överblick av samtliga avtal som du ansvarar för och när dessa löper ut. På så vis kan du på ett smidigt sätt planera in de avtal som det är dags att omförhandla i god tid.

Relaterade artiklar

QNova Systems AB