AVTALSHANTERING

QNova Avtalshantering ger stöd åt hela avtalsprocessen, från skapande och bearbetning av avtalet till digital signering och förvaltning.
Att hantera alla typer av avtal i ett företag eller en organisation kräver stora administrativa resurser.
Med digital signering får ni ett enkelt och snabbt förfarande när det gäller undertecknande av såväl nyanställningar som kundavtal och offerter.I avtalets förvaltningsfas finns funktioner för påminnelser, hantering av aktiviteter, och uppföljning som ger kontroll och minskar möjligheter till fel och misstag.

Detta gör QNova Avtalshantering till en heltäckande lösning när ni ska automatisera och digitalisera er avtalsprocess.

SKAPA

Skapa ditt avtal utifrån en förutbestämd MS Wordmall. Skicka avtalet för påseende och signera avtalet digitalt när alla parter är överens.

DIGITAL SIGNERING

Snabba ledtider med digital signering. Aldrig tidigare har det varit så smidigt att få ett avtal påskrivet!

FÖRVALTA

Automatiska påminnelser hjälper dig med förvaltningen av avtalet. Full kontroll när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal.

ARKIVERA

Lagra utgångna avtal och få en tydligare överblick. I arkivet har du alltid en möjlighet att se vad som tidigare sagts för framtida förhandlingar.

ANVÄNDNINGSOMRÅDEN

EKONOMI OCH INKÖP

Samla alla leverantör- och inköpsavtal i ett system och få i god tid reda på när omförhandling eller uppsägning ska ske. Följ kostnaden på enskilda avtal och få sammanställningar som diagram eller listor. Använd systemet som ett leverantörsregister och tydliggör för organisationen vilken strategi som finns för respektive leverantör.

HR / PERSONAL

Lagra alla företagets anställningsavtal på ett enhetligt sätt. Med behörighet styrs vem som får läsa olika avtal. Det går att begränsa så att ex. personalchef kan se alla bilagor, men övrig personal på HR endast kan se vissa bilagor. Med alarmfunktionen kan ni enkelt bli påminda om när medarbetarsamtal ska hållas.
Andra personalrelaterade dokument som kan lagras i systemet är sekretessavtal, uppsägning, lönebilagor och utförda utbildningar eller de dokument / avtal som er organisation har behov av.

FÖRSÄLJNING

Använd QNova Avtalshantering som ett verktyg i försäljningsprocessen för att ta fram offerter och kundavtal. Ta fram färdiga offerter och kundavtal baserat på era egna Office-mallar som innehåller de värden som ni angivit i systemet. Skicka avtalet eller dokumentet till motpart för förhandling, godkännande och slutligen digital signering.

IT / IS

Samla alla olika licensavtal och få automatisk bevakning så att ingen licens förfaller eller går utan er vetskap. Använd samma upplägg för er egen del eller för era kunders SSL certifikat. Bevaka och få påminnelser när det är dags att förnya IT-utrustningen. Få kontroll på era konsultavtal och deras kompetens samt kostnader.

EXEMPEL PÅ AVTALSMALLAR

KUNDAVTAL

HYRESAVTAL

ANSTÄLLNINGSAVTAL

LICENSAVTAL

SERVICEAVTAL

LEVERANTÖRSAVTAL

LEASINGAVTAL

TELEFONIAVTAL

RAMAVTAL

FASTIGHETSAVTAL

TJÄNSTEBILSAVTAL

INKÖPSAVTAL

DETTA ÄR ENDAST ETT URVAL AV DE MALLAR SOM GÅR ATT SKAPA I QNOVA AVTALSHANTERING.
NI SKAPAR ENKELT EGNA MALLAR SOM PASSAR JUST ER VERKSAMHET.

QNOVA AVTALSHANTERING I BILDER

FUNKTIONER

I QNova Avtalshantering arbetar du utifrån olika avtalsmallar. Ni kan själva välja vilka avtal som systemet ska hantera. Det finns ingen begränsning av antalet olika avtalsmallar som systemet kan hantera, det styrs av behovet. Saknar du en avtalsmall kan du enkelt skapa upp en ny. Utöver de grundläggande fälten lägger ni enkel till egna fält så att avtalsmallarna kan skräddarsys efter just ert företags behov. Med påminnelse- och alarmfunktionen har ni full kontroll över omförhandling, uppsägning och förnyelse av avtal.
Nedan är några exempel på de funktioner som finns i QNova Avtalshantering.

AVTALSTYPER

En avtalstyp är en mall för de avtal som skapas baserat på den avtalstypen. Avtalstypen används också för att särskilja olika avtal åt i systemet eftersom olika typer av avtal har olika förutsättningar. Ett hyresavtal har kanske helt andra förutsättningar en ett inköpsavtal.

AVTALSPERIODER

QNova Avtalshantering stödjer de vanligaste och de mest använda avtalsperioderna. Arbeta med perioderna tidsbegränsade, tidsbegränsade med automatisk förnyelse och tillvidare. De här tre perioderna täcker in merparten av de avtal som ni arbetar med.

BEHÖRIGHETER

I QNova Avtalshantering styrs vem som har rätt att skapa, läsa och ändra ett avtal. VD:n på ett företag kanske ska komma åt alla avtal medans ekonomichefen endast ska se de avtal som berör ekonomiavdelningen. Separata rättigheter kan även styras på varje bilaga i ett avtal.

BILAGOR

Förutom den information som registreras i avtalen går det att bifoga filer som knyts till avtalen. Valfria filformat kan bifogas, t ex inskannade, signerade avtal. Varje bilaga kan ha sina egna behörighetsinställningar som talar om vem som får läsa vad.

AUTOMATISKA PÅMINNELSER

När ett avtal är signerat lagras och förvaltas det i systemet. Systemet håller koll på de olika avtalsperioderna för varje avtal. När det är dags att förnya eller omförhandla ett avtal skickar systemet ut en påminnelse i god tid till avtalsansvarig.

UPPFÖLJNING OCH STATISTIK

När avtalen är inregistrerade så kan ni själva ta ut statistik i form av listor eller diagram som uppdateras i realtid. Gör egna urval för att få den uppföljning ni behöver på specifika avtal eller perioder.

EXPORT

Ett ytterligare hjälpmedel är att exportera information från avtalen till för vidarebearbetning i Microsoft Excel. Skapa exportmallar för att snabbt ta ut sammanfattande data om avtalen till Excel. Välj vilken information som exporten ska innehålla, till exempel avtalsansvarig, datum, kategori med flera.

DIGITAL SIGNERING

Med digital signering påskyndar ni underskriften av era avtal, men också offerter och andra typer av dokument som kräver underskrift. Manuella påskrifter innebär idag en administrativ insatts innan avtalet är returnerat och påskrivet. Med QNova Avtalshantering har det aldrig varit så smidigt att få ett avtal påskrivet.

DIGITAL SIGNERING - FLERA PARTER

Ett avtal behöver ibland signeras av flera olika juridiska parter för att vara giltigt. QNova Avtalshantering stödjer digital signering av flera parter och gör det dessutom i ett kontrollerat signeringsflöde.

INTERNA OCH EXTERNA KOMMENTARER

Med kommentarsfunktionen kan man på varje avtal samla kommentarer som är både extra och interna. Kommentarerna särskiljs tydligt så man ser var kommentaren kommer från.

AKTIVITETER

På varje avtal kan man lägga till olika typer av aktiviteter i syfte att bli påmind när någonting ska utföras. Det kan vara användbart när nya priser ska följas upp, kundbesök m.m. På varje aktivitet ställer man in när man vill bli påmind och med vilket intervall.

MER INFORMATION OM AVTALSHANTERING

FRÅGOR OM AVTALSHANTERING

Efter att ha läst om QNova Avtalshantering har ni säkert flera frågor om tillvägagångssätt vid implementering, priser eller kanske frågor om specifika funktioner.

DEMO AV AVTALSHANTERING

Boka en kort demo så guidar vi er genom funktionerna och möjligheterna i QNova Avtalshantering.

QNova Systems AB