AVTALSHANTERING

QNova Avtalshantering ger stöd åt hela avtalsprocessen, från skapande och bearbetning av avtalet till digital signering och förvaltning. Att hantera alla typer av avtal i ett företag eller en organisation kräver stora administrativa resurser. Att missa en uppsägning kan leda till onödigt höga kostnader.

QNova Avtalshantering hjälper dig att få påminnelser i god tid när det är dags att omförhandla, förlänga eller säga upp ett avtal. QNova Avtalshantering är inte längre bara ett bra system för redan befintliga avtal. Vår avtalshantering har arbetats fram i snart två decennier där styrkan i produkten handlat om förvaltning av befintliga avtal. Men marknadens efterfrågan gör att vi utvecklat avtalshanteringssystemet till att hantera hela avtalsprocessen.

SKAPA

Skapa ditt avtal utifrån en förutbestämd mall. Versionshantera avtalet tills båda parter är överens.

DIGITAL SIGNERING

Snabba ledtider med digital signering. Aldrig tidigare har det varit så smidigt att få ett avtal påskrivet!

FÖRVALTA

Automatiska påminnelser hjälper dig med förvaltningen av avtalet. Full kontroll när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal.

ARKIVERA

Lagra utgångna avtal och få en tydligare överblick. I arkivet har du alltid en möjlighet att se vad som tidigare sagts för framtida förhandlingar.

ANVÄNDNINGSOMRÅDEN

Ekonomi / inköp

Samla alla leverantör- och inköpsavtal i ett system och få i god tid reda på när omförhandling eller uppsägning ska ske. Följ kostnaden på enskilda avtal och få sammanställningar som diagram eller listor. Använd systemet som ett leverantörsregister och tydliggör för organisationen vilken strategi som finns för respektive leverantör.

HR / Personal

Lagra alla företagets anställningsavtal på ett enhetligt sätt. Med behörighet styrs vem som får läsa olika avtal. Det går att begränsa så att ex. personalchef kan se alla bilagor, men övrig personal på HR endast kan se vissa bilagor. Med alarmfunktionen kan ni enkelt bli påminda om när medarbetarsamtal ska hållas.
Andra personalrelaterade dokument som kan lagras i systemet är sekretessavtal, uppsägning, lönebilagor och utförda utbildningar eller de dokument / avtal som er organisation har behov av.

Försäljning

Använd QNova Avtalshantering som ett verktyg i försäljningsprocessen för att ta fram offerter och kundavtal. Ta fram färdiga offerter och kundavtal baserat på era egna Office-mallar som innehåller de värden som ni angivit i systemet. Skicka avtalet eller dokumentet till motpart för förhandling, godkännande och påskrift.

IT / IS

Samla alla olika licensavtal och få automatisk bevakning så att ingen licens förfaller eller går utan er vetskap. Använd samma upplägg för er egen del eller för era kunders SSL certifikat. Bevaka och få påminnelser när det är dags att förnya IT-utrustningen. Få kontroll på era konsultavtal och deras kompetens samt kostnader.

EXEMPEL PÅ AVTALSMALLAR

KUNDAVTAL

HYRESAVTAL

ANSTÄLLNINGSAVTAL

LICENSAVTAL

SERVICEAVTAL

LEVERANTÖRSAVTAL

LEASINGAVTAL

TELEFONIAVTAL

RAMAVTAL

FASTIGHETSAVTAL

TJÄNSTEBILSAVTAL

INKÖPSAVTAL

DETTA ÄR ENDAST ETT URVAL AV DE MALLAR SOM GÅR ATT SKAPA I QNOVA AVTALSHANTERING.
NI SKAPAR ENKELT EGNA MALLAR SOM PASSAR JUST ER VERKSAMHET.

QNOVA AVTALSHANTERING I BILDER

FUNKTIONER

I QNova Avtalshantering arbetar du utifrån olika avtalsmallar. Ni kan själva välja vilka avtal som systemet ska hantera. Det finns ingen begränsning av antalet olika avtalsmallar som systemet kan hantera, det styrs av behovet. Saknar du en avtalsmall kan du enkelt skapa upp en ny. Utöver de grundläggande fälten lägger ni enkel till egna fält så att avtalsmallarna kan skräddarsys efter just ert företags behov. Med påminnelse- och alarmfunktionen har ni full kontroll över omförhandling, uppsägning och förnyelse av avtal. Nedan är några exempel på de funktioner som finns i QNova Avtalshantering.

  • Avtalsperioder

    QNova Avtalshantering uppfyller de allra vanligaste typer av avtalsperioder.
    Tillsvidare – Avtal som har ett givet startdatum där slutdatumet räknas fram baserat på uppsägningstid och uppsägningsdatum. Ex. på ett sådant avtal är anställningsavtal.

    Tidsbegränsat – Avtal som har ett förbestämt start- och slutdatum. Ex. på ett sådant avtal är licensavtal.

    Tidsbegränsat med automatisk förnyelse – Ett avtal som har en förbestämd förstaperiod. Om uppsägningen inte görs inom angiven tid förlängs avtalet med en ny period. Den nya perioden kan ha en annan avtalslängd samt en annan uppsägningstid. Ex. på ett sådant avtal är hyresavtal.

  • Automatiska påminnelser

    När ett avtal är signerat lagras och förvaltas det i systemet. Systemet håller koll på de olika avtalsperioderna för varje avtal. När det är dags att förnya eller omförhandla ett avtal skickar systemet ut en påminnelse i god tid till avtalsansvarig.

  • Behörigheter

    I QNova Avtalshantering styrs vem som har rätt att skapa, läsa och ändra ett avtal. VD:n på ett företag kanske ska komma åt alla avtal medans ekonomichefen endast ska se de avtal som berör ekonomiavdelningen. Separata rättigheter kan även styras på varje bilaga i ett avtal.

  • Bilagor

    Förutom den information som registreras i avtalen går det att bifoga filer som knyts till avtalen. Valfria filformat kan bifogas, t ex inskannade, signerade avtal. Varje bilaga kan ha sina egna behörighetsinställningar som talar om vem som får läsa vad.

  • Arbeta utifrån avtalsmallar

    Välj enkelt vilken avtalsmall som avtalet ska skapas ifrån. Mallen kan innehålla förbestämd information för snabbare registrering.

  • Versionshantering

    När ett avtal skickas kan motpart enkelt läsa avtalet på sin skärm, tablet eller smartphone. Om motparten inte godkänner avtalet returneras avtalet med kommentar. I QNova Avtalshantering visas avtalet upp som returnerat och korrigeringar görs varpå ett nytt förslag skickas ut. Alla versioner av avtalet sparas och man kan enkelt läsa en tidigare version av avtalet.

  • Hämta avtal från Word

    Utgår ni idag från Wordmallar när ni tar fram era avtal? Då kan ni använda dessa för att skapa enhetliga avtal i QNova Avtalshantering. Metadata (information från fält) kopplas till Wordmallen. På så vis får ni en styrning och kontroll för hur era avtal tas fram.

  • Digital signering

    Påskynda underskriften av exempelvis tjänsteavtal, leasingavtal, kundavtal, sekretessavtal, men också offerter och andra typer av dokument som kräver underskrift. Manuella påskrifter innebär idag en administrativ insatts innan avtalet är returnerat och påskrivet. Med QNova Avtalshantering har det aldrig varit så smidigt att få ett avtal påskrivet.

  • Urval och diagram

    När avtalen är inregistrerade så kan du själv ta ut statistik och färdigställa diagram som uppdateras i realtid. Genom sökningar och urval talar du om vilken information som du är intresserad av att få presenterad. Därefter sköter systemet resten åt dig.

  • Export

    Ett ytterligare hjälpmedel är att exportera information från avtalen till Microsoft Excel. Skapa exportmallar för att snabbt ta ut sammanfattande data om avtalen till Excel. Välj vilken information från avtalen som ska exporteras, till exempel avtalsansvarig, datum, kategori med flera.

MER INFORMATION OM AVTALSHANTERING

FRÅGOR OM AVTALSHANTERING

Efter att ha läst om QNova Avtalshantering har ni säkert flera frågor om tillvägagångssätt vid implementering, priser eller kanske frågor om specifika funktioner.

DEMO AV AVTALSHANTERING

Boka en kort demo så guidar vi er genom funktionerna och möjligheterna i QNova Avtalshantering.